Wirtschaftswoche: Zeitfresser Meetings – die besten Tipps dagegen

24. Oktober 2019
so bekommen die den zeitfresser meetings in den griff. effektiv. produktiv. effiziente meetings

Nach Studien führender Unternehmensberatungen ist rund 40 Prozent der Zeit, die wir in Meetings verbringen, sinnlos verbrachte Zeit. Besonders für Führungskräfte ist das dramatisch, denn sie sitzen rund 30 Prozent (mittlerer Führungskreis) bis 50 Prozent (Top-Manager) ihrer Arbeitszeit in Besprechungen. Dabei braucht es nur ein paar Spielregeln um Besprechungen effizient zu gestalten. In der Wirtschaftswoche habe ich jüngst Tipps gegeben – zusammen mit dem Unternehmer Lasse Rheingans, der in seinem Unternehmen super-geniale FOKUS-Zeiten eingeführt hat.

Hier können Sie den Wirtschaftswoche-Artikel online komplett lesen.

Und beachten Sie doch einfach ab sofort unsere 21 Spielregeln gegen den „Zeitfresser Meetings“

Stellen Sie im Team ein paar Spielregeln auf, und beherzigen sie diese. Klare Regeln helfen. Wenn alle am Ausarbeiten der Regeln beteiligt waren, dann werden sie sich auch eher daran halten, als wenn solche Regeln „per order de mufti“ verhängt werden. Sorgen Sie dafür, dass das Thema „Effektive Besprechungen – unsere Regeln“ auf die Tagesordnung Ihres nächsten Meetings kommt. Sie haben keine Tagesordnung? Dann sind wir ja schon mitten im Thema 🙂

So holen Sie aus Ihren Meetings das Beste heraus

  1. Kein Meeting ohne konkretes Ziel
  2. Kein Meeting ohne (kurze!) Tages-Ordnung
  3. Tagesordnung spätestens am Vortag verteilen
  4. Kein Meeting ohne die dazu notwendigen Entscheider
  5. Exakten Anfangs- und Endtermin setzen
  6. Reine Info-Meetings auf 45 Minuten, Entscheidungs-Meetings auf drei Stunden beschränken.
  7. Konferenzraum mit alle benötigten Utensilien ausstatten
  8. Zu Beginn alle Handys ausschalten lassen, oder gleich an einer Handy-Tankstelle vor dem Raum sammeln. (Wie ich das meine, das habe ich in meinem Buch „Lass Mal Alles Aus“ erklärt 🙂
  9. „Moderator“ benennen, der auf Gesprächsführung und zielorientierten Ablauf der Sitzung achtet.
  10. Pünktlich anfangen.
  11. Zu-Spät-Kommer nicht über das bereits gesagte informieren, z.B. im Team „Strafen“ ausdenken
  12. Zu Beginn Agenda vorstellen, pro Punkt die dafür aufzubringende Zeit + Ziel notieren (Pinnwand)
  13. Keine weiteren Tagesordnungspunkte zulassen.
  14. Veranschlagte Zeiten pro Agenda-Punkt einhalten, Profil-Neurotiker freundlich abwürgen.
  15. Auch gut: prinzipielle Redezeit pro Person festlegen und z.B. mit Count-Down-Zähler akustisch abklingeln.
  16. Vereinbarung, dass unvorbereitete Agenda-Punkte und Mitarbeiter nicht toleriert werden
  17. Meeting-Regeln (Wertschätzung, Ausreden lassen, kurze Statements etc.) sichtbar aufhängen
  18. Beschlüsse und damit verbundene Maßnahmen schriftlich festhalten: wer hat welche Aufgaben mit wem wie bis wann zu erledigen?
  19. Check der Ergebnisse beim nächsten Meeting.
  20. Am Ende der Sitzung die Themen und den Termin für die nächste Sitzung festlegen.
  21. Früher fertig mit dem Meeting als geplant? Glückwunsch. Ziehen Sie Ihr Meeting nicht künstlich in die Länge, sondern trennen Sie sich früher. Alle werden sich über die „geschenkte“ Zeit freuen!

Peppen Sie Ihre Meetings auf, mit Nudges – wie ich es in diesem Buch-Tipp veröffentlicht habe.

Was tun Sie, um Meetings konzentriert und effektiv durchzuführen? Ich freue mich auf Ihre Anregungen

Dieser Artikel ist super - den will ich meinen Freunden zeigen!

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