Aufgaben flexibel organisieren: Mit diesen To-Do-Liste-Vorlagen ein Kinderspiel

Wusstest Du, dass ich seit jeher der klassischen „To-Do-Liste“ abgeschworen habe?

Und viel lieber auf die Reisende-To-Do-Sammlung setze?

Um die wichtigste Kern-Idee daraus umzusetzen („Entkopple Deine To-Do´s vom Kalender – suche Dir ein eigenständiges Tool!“) bekommst Du in diesem Beitrag einen Überblick über die derzeit besten analogen und digitalen Tools, ein paar feine „To-Do-Liste“-Vorlagen (also Vorlagen für perfekte „Sammlungen“ 🙂 ) sowie Lösungen, mit denen Teams auch personen-übergreifend die gemeinsamen Aufgaben im Blick behalten können.

Bitte betrachte die folgende Sammlung an „To-Do-Liste-Vorlagen“ als „atmenden Organismus“.

Steuere gerne unten als Kommentar Deine persönlichen Tool-Ideen bei. Wir werden diese Sammlung immer wieder aktualisieren.

Drei grundsätzliche To-Do-Listen-Vorlage-Prinzipien

Wenn wir unserer To-Do´s sammeln, dann können wir auf drei unterschiedliche Grundprinzipien zurückgreifen:

Das Prinzip der To-Do-Liste-Vorlagen im Einzelnen

Einfach „runterschreiben“

Am wenigsten Zeit investierst Du beim Notieren Deiner offenen Aufgaben und Verpflichtungen, wenn Du sie einfach eine unter die andere schreibst. Egal ob du das handschriftlich machst (Beispiele siehe unten) oder digital – ohne viel Nachdenken setzt Du das Prinzip der Schriftlichkeit perfekt um.

Allerdings kann es Dir dann – wie oben geschildert – passieren, dass Du Stunde über Stunden durch Deine Notizen pflügst, um genau DAS To-Do zu finden, das jetzt erledigen willst (oder musst).

Nutze gerne „Runterschreiben“ – und lege Deinen Notizen zumindest eine mini-kleine Struktur zugrunde:

Mini-Struktur beim „Runterschreiben“:

1. Wenn Du mit einem Büchlein oder einer Kladde Deine To-do´s sammeln willst, dann unterteile es beispielsweise mit plastinierten Post-it-Streifen am Rande grob in
   • To-Do´s, die ich unbedingt zeitnah erledigen will/muss.
   • To-Do´s, die ich irgendwann machten könnte (Projekt-Ideen…..)
   • To-Do´s, die zu Projekt X gehören…zu Projekt Y….zu Projekt Z.
2. Oder nutze Dein Büchlein
   • von vorne für all Deine Job-Themen, drehe es um und
   • nutze es von hinten für Deine privaten Aufgaben.
3. Verwende beim Aufschreiben (handschriftlich oder digital) verschiedene Farben
   • je nach Projekt eine Farbe oder
   • dringende To-Do´s, die Du schnell erledigt haben willst in roter Farben
4. Wichtige To´Do´s schreibst Du IN GROSSBUCHSTABEN auf.
5. Kringel, Linien, Ausrufezeichen helfen beim sofortigen Erkennen zu was das To-Do gehört.

Die „Queen of Runterschreiben“: Das Bullet-Journal (BuJo)

Vor einigen Jahren setzte sich die Idee des New Yorker Designers  Ryder Carroll eines „Bullet-Journals“ (kurz BuJo)  durch. Hier gestalten manche Zeitgenossen fast schon kleine Kunstwerke, um ihre Aufgaben übersichtlich und motivierend zu notieren.

Die Kernidee: Du kaufst ein Notizbuch mit punktierten Linien (Fachjargon „dotted“) wie das von Leuchtturm1917 oder ein normales Notizbuch im Ein-Euro-Shop und passt es dann flexibel Deinen eigenen Bedürfnisse an. Als roter Faden ziehen sich dann „Bullets“ (=Stichpunkte)  durch Dein Journal (daher der Name) mit speziellen Zeichen:

• Stichpunkte zeigen Aufgaben
• Spiegelstriche Notizen
• Kreise Meetings und Termine.

Hast du ein To-Do erledigt, markierst Du den Stichpunkt mit einem „X“.

Nicht erledigte Aufgaben werden mit „>“ auf den nächsten Tag verschoben und dort erneut notiert. (Das finde ich persönlich zu aufwändig – denn damit ist es ja keine Reisende-To-Do-Sammlung mehr, sondern verstärkt den Listencharakter, der ja so viele Menschen nervt: alles was Du heute nicht aus Deiner Liste streichen kannst, musst Du übertragen! Ein Zeitfresser und Frustfaktor!

Abgesehen von den Bullet-Regeln kann aber natürlich jeder aus seinem machen, was er/sie will und was am besten für Dich funktioniert. Mehr Infos auch zum Grundgerüst eines Bullet-Journals findest Du in diesem >>Beitrag.

Das Kanban-Board

Eine feine Art, seine To-Dos zu sammeln und jederzeit optisch übersichtlich zur Hand zu haben, ist ein Kanban-Board.

Kanban kommt aus dem japanischen (kan = Signal, ban = Karte) und wurde in den 1940ger Jahren in den Werken bei Toyota erstmals so richtig umfassend eingesetzt, um einen Workflow besser planen, überwachen und steuern zu können.

Heute wird das Kanban-Prinzip in vielen Unternehmen, Teams, Projekten genutzt – und läutete zu meiner Freude einen Ritterschlag für die Post-its ein :-). Ein Kanban-Board kannst Du super für Dich alleine nutzen, aber auch in Teams ist es perfekt, weil jeder sofort einen Überblick über den Status Quo der Aufgaben hat. Ziel des Kanban Boards ist es, die verschiedenen Projektstufen und Workflows für die kommenden Wochen und Monate  übersichtlich zu zeigen. Dank der optischen Aufbereitung können frühzeitig eventuelle Engpässe erkannt und damit behoben werden. Dank der Zettel ist es unglaublich flexibel in der Handhabung und Ihr könnt schnell und unkompliziert auf Prioritäten-Änderungen reagieren.

Besonders für Kreative Chaoten und für Menschen in einem agilen Setting ist das Kanban-Board deshalb ein schnelles und leicht handhabbares Tool, um mit der Fülle der Aufgaben umzugehen.

Einige meiner Kunden haben dafür ein zentrales Board im Büro aufgehängt, an dem analog bunte Zettelchen geklebt werden. Andere nutzen virtuelle Lösungen wie Trello (siehe Beispiele unten).

Und so funktioniert das Kanban-Board:

1. Kaufe Dir eine Weißwand-Tafel oder nutze eine Glasscheibe oder eine Tür, auf die Du oder Ihr schreiben könnt.
2. Legt eine Grundstruktur an, mit der Sie Eure offenen Aufgaben im Blick behalten wollen. In der ursprünglichen Fassung zeigte ein Kanban-Board drei Spalten, in die jeweils Haftnotizen oder Karteikarten mit der jeweiligen Task geklebt werden. Meist waren diese Spalten:

• • To Do: Hier werden alle offenen Aufgaben erfasst (Aufgaben-Speicher = Reisende To-Do-Sammlung)
  • Doing: Hier werden alles Zettel hingehängt, die gerade in Bearbeitung sind. Nutzt Ihr hier unterschiedliche Zettelchen-Farben je Mitarbeiter, seht Ihr auch sofort die Zuständigkeiten.
  • Done: Hier landen alle erledigten Tasks. Aus Zeitmanagement-Sicht macht das zwar keinen Sinn, aber zur Übersicht für andere Menschen („Ah, das ist also fertig!“) und vor allem zur eigenen Motivation („Yeah – all das habe ich bereits erledigt!!!!“) ist diese Spalte super.

Warum ist das Kanban-Board so wirksam? Weil es eine super Struktur einer To-Do-Liste-Vorlage bietet!

Wir können komplexe Aufgaben und Workflows auf einen Blick erfassen. Das macht es übersichtlich und damit greifbar. Verschiedene Farben machen es noch leichter – denn unser Gehirn kann Bilder und Farben wesentlich schneller verarbeiten als Text oder ellenlange Listen.

Verinnerliche die grundsätzliche Idee des Kanban – und passe die Methode dann nach Deinen/Euren Bedürfnissen an. Mache Dir Deine eigenen Spalten, nutze Deine Farbwelten, spiele mit der Flexibilität der Kanban-Idee.

Mindmap – der Porsche unter den To-do-Liste-Vorlagen

Für alle, die es gerne ein wenig „chaotisch“ lieben, kann auch eine Mindmap eine super Sammlung werden und eine prima optisch andere Variante einer To-Do-Liste.

Um den Ideenfluss und unsere Aufgabenfülle flüssig und dennoch übersichtlich niederschreiben zu können, sind Mindmaps Gold wert. Denn: sicher hast Du schon einmal eine To-Do-Liste fein säuberlich aufgestellt und hast dann die restlichen Punkte, die Dir zwischendrin oder im Nachhinein noch eingefallen sind, irgendwo dazugequetscht. Die ganze schöne Übersicht war natürlich im Eimer.

Da ist die Mindmap der To-Do-Liste Lichtjahre voraus.

Quelle: Cordula Nussbaum „Organisiseren Sie noch oder leben Sie schon? Zeitmanagement für Kreative Chaoten“. Campus Verlag.