Wie oft hast Du Dir schon Sätze wie diese gesagt?

„Ich habe keine Zeit für Sport!“?

„Ich habe keine Zeit, einfach faul auf der Couch zu liegen!“?

„Urlaub machen? Keine Zeit!“

Wie wäre es, wenn Sätze wie diese in Deinem Leben künftig der Vergangenheit angehören?

Ich diesem Artikel zeige ich Dir, wie Du mit 11 ganz einfachen Hacks Dir die Zeit dafür schaffen kannst.
PLUS: einen Kniff, wie Du in Outlook Deine Zeitinseln optisch perfekt motivierend gestalten kannst  (ganz unten am Ende des Beitrags).

Es sind Hacks, die auch mir das Leben unglaublich erleichert und verschönert haben.

Habe ich das schon immer so gemacht? Nein! Denn lange Zeit funktionierte ich nach dem Modus „Wenn ich diese und jene Aufgabe erledigt habe, und dann noch Zeit habe, dann gehe ich laufen (in die Sauna, ein Buch lesen, Freunde treffen…..)“. Aber bis ich mit allen To-Do´s fertig war, war der Tag vorbei und all die schönen Aktivitäten fielen zuverlässig unter den Tisch. Bis ich das Ganze umdrehte.

Zeit haben oder Zeit nehmen?

Eigentlich wissen es doch alle, wie es geht: wir werden nie die Zeit für die schönen Dinge des Lebens haben, wenn wir uns die Zeit dazu nicht nehmen. Im Kern ist das banal – aber in der Alltags-Hektik vergessen wir es oft. Aber wie schön, dass wir lernen und uns verändern können. Aus diesem Grund bin selbst ich als Kreative Chaotin dazu übergegangen, mir frühzeitig Zeitinseln zu verschaffen. Damit ich endlich das tun kann, worauf ich schon so lange Lust habe – aber irgendwie bisher nie die Zeit gefunden habe. Zeitinseln sind wunderschöne Momente im hektischen Terminchaos – und bescheren uns Entspannung und „Kraftschöpfpausen“. So wie die Insel oben im Bild wunderschön im türkisen Meer liegt, und wir sie mit einem Boot aktiv ansteuern müssen, so dürfen wir auch unsere Zeitinseln aktiv steuern.

Timeboxing: Das Geheimnis von Elon Musk und Bill Gates

Auch Tesla-Chef Elon Musk und Bill Gates tun es! Die beiden betreiben Timeboxing sogar in 5-Minuten-Häppchen. Das bedeutet: die beiden erfolgreichen Tech-Giganten zerlegen ihre Tage in Fünf-Minuten-Einheiten und planen damit akkurat ihre Tage durch. Der Gewinn: eine hohe Produktivität, eine hohe Zeit- und Pünktlichkeitstreue, und Zeit für Erholung sowie Freunde und Familie finden in diesem minutiösen Planungsmeisterwerk auch ihren Platz. Zumindest, wenn man dem „Business Insider“ Glauben schenken darf.

Es klingt für Dich eher nach einem Horror-Szenario, Deine Tage derart zu zerstückeln und Dich derart eng zu takten? Ja, für kreative Chaoten grenzt eine solche Tagesplanung an Selbst-Kasteiung. Doch die Kern-Idee dahinter kann auch den Out-of-the-Box-Denkern unter uns helfen, entspannter und produktiver zu sein. Denn die Kern-Idee lautet: „Lege fest, BEVOR Du eine Aufgabe anpackst, wieviel Zeit Du dafür investieren willst. Und trage Dir dieses Zeitfenster fix in Deinem Kalender ein.“

Ist das eine neue Methode? Nein – beileibe nicht. Im klassischen Zeitmanagement nannte man es früher „Zeiten blocken“, und zwar nach der ALPEN-Methode abgeschätzte Zeiträume. Im Wording der Kreativen Chaoten nannten wir es dann „Zeitinseln“ belegen – mit viel unverplanten Raum dazwischen für spontane Höhenflüge oder überraschend aufpoppende Aufgaben. Und heute – mit New Work und einem agilen Mindset – haben Experten einen „Work-Hack“ daraus gemacht, nämlich das „Timeboxing“. Suche Dir gerne den Namen aus, der Dir am besten gefällt – und nimm Dir aus der 5-Minuten-Fragmentierung von Musk&Gates zunächst lediglich den ersten wichtigen Tipp mit aus meiner Liste der „11 einfachen Hacks, um mit Timeboxing mehr Zeit zu haben“.

Timeboxing-Hack #1: Zeit begrenzen: Das „Gas-Gesetz“

In meinen Seminaren fragen mich häufig die Teilnehmer, wie sie denn abschätzen können, wie lange sie für wichtige Aufgaben in ihrem Kalender Zeit als Zeitinseln reservieren sollen. Ein Weg wäre es, sich zu beobachten, wie lange wir in der Regel für bestimmte (wichtige!) Aufgaben brauchen, und diesen Erfahrungswert als Grundlage zu nehmen. Eine gute Grundlage dafür liefert uns ein Adlerflug – eine Mitschrift über ein paar Tage, die uns schwarz auf weiß zeigt, was wir wann getan und welche Störungen oder Zeitdiebe uns das Leben schwer gemacht haben.

Ein zweiter – charmanterer – Weg ist es, uns selbst eine Vorgabe zu machen, wie lange wir für eine bestimmte Aufgabe brauchen WOLLEN. Warum macht das Sinn? Gemäß dem „Gas-Gesetz (auch bekannt als „Parkinsonsches Gesetz“) braucht eine Aufgabe häufig auch solange Zeit, wie wir ihr geben. Du hast den ganzen Tag Zeit, um eine Präsentation zu erstellen? Du wirst den kompletten Tag brauchen! Du hast 50 Minuten bis zum nächsten Meeting, um Dich vorzubereiten? Du wirst in 50 Minuten startklar sein!

Also: blicke heute mal auf die anstehenden Aufgaben dieser Woche und lege fest, wie lange Du zur Erledigung brauchen WILLST. Reserviere für wirklich wichtige (!) Aufgaben dann gleich auch ein schönes Zeitinselchen im Kalender und halte Dich daran. Knappe Zeitinseln / Zeitfenster / Timeboxen sind besonders hilfreich für die Perfektionisten unter uns, weil Aufgaben auf diese Weise ein fixes Ende haben.

Nutze die Kraft und Produktivität von klar begrenzten Zeiten – aber übertreibe es nicht. Elon Musk ist nämlich auch bekannt dafür, dass er sein Mittagessen in fünf Minuten „wie ein Wolf hinunterschlingt“, berichtet der Business Insider in einem weiteren Artikel. Außerdem soll der bekennende Workaholic in seinen Fünf-Minuten-Slots auch noch Multitasking betreiben: während er mit seinen fünf Kindern zusammen ist, bearbeitet er parallel Mails.

Timeboxing-Hack #2: Größere Zeitinseln für Deine persönlichen Prioritäten

Nimm Dir in den kommenden Tagen Deinen Jahreskalender zur Hand und blocke Dir Tage schon lange im voraus, die Du dann ganz für Dich nutzen kannst. Für Deine wichtigsten Prioritäten im Leben: Geburtstage der Kinder, ein Wellness-Wochenende in Deinem Lieblingshotel oder eine gute Weiterbildung. So kannst Du andere Termine drum herum ansetzen und hast Spaß- und Erholungsmomente in Sicht, auf die Dich Dich freuen kannst.

Timeboxing-Hack #3: Kleine Zeitinseln für das Daily Business

Du merkst, dass etwas andauernd zu kurz kommt? Ein bisschen Sport zwischendurch, ein schönes Abendessen…… Reserviere Dir in den nächsten paar Tagen Zeitinseln, in denen Du genau das machen kannst, was schon so lange auf der Strecke bleibt. Trage Dir diese als „Termin mit mir selbst“ tatsächlich in Deinen Terminkalender ein. Das hilft, andere Anfragen für diese Zeit abzublocken. Nimm diese Zeitinseln auch ernst und behüte sie wie einen wertvollen Termin.

Timeboxing-Hack #4: Spontane Zeitinseln

Gönne Dir selbst immer wieder spontane Zeitinseln, für die Du Dir nichts vornimmst – wirklich nichts! Und freue Dich darauf, einfach mal Zeit für Dich selbst zu haben. Oder eben spontan dies oder jenes unternehmen zu können.

Timeboxing-Hack #5: Timeboxing im Büro

Nutze Zeitinseln auch bei offenen Terminkalendern im Büro. Blocke Dir gezielt Termine, an denen Du Deine eigenen Aufgaben erledigen willst. Und zwar die Aufgaben, die wirklich wichtig sind! Lass Dich nicht von den Dringlichkeiten der anderen hetzen, oder Dich von anderen Menschen ständig verplanen. Auf Nachfragen Deiner Kollegen antworte am besten einfach mit „Da bin ich beschäftigt.“ Wenn Du genug Nachdruck in Deine Stimme legst, wird auch keiner mehr nachfragen.

Timeboxing, Zeitinseln oder Blocker können Dir allerdings nur dann helfen, wenn Du sie auch wirklich ernst nehmen. Wenn Du sie verteidigst, und nicht gleich bei der ersten Anfrage wieder „einknickst“ und Deine wirklich wichtigen Prioritäten hintenanstellst. Ja, ich weiß, besonders für die Hanni Herzlichs unter uns ist das eine Challenge – aber stärke Dir den Rücken, es zu tun! Gib Deine Zeitinseln – besonders Deine „Me-Time“, Dein „Date-mit-mir-selbst“ nur in äußersten Notfällen auf, denn sie sind die Momente, die Dir gut tun und Dir neue Kraft geben.

Timeboxing-Hack #6: Mit Konzepten mehr Produktivität, Ruhe und Gelassenheit erleben

Nutze diese Impulse auch gleich mal, um generell Deine Tagesgestaltung zu hinterfragen. In meinen Büchern und Seminaren spreche ich ja nicht von „Planung“ (das ist ein Wort und eine Herangehensweise für die Systematiker  unter uns), sondern von „Konzepten“. Der Grund: ein „Konzept ist ein grober Entwurf, eine erste Skizze, was wir tun wollen – und jederzeit ist die Einladung eingebaut, hier die Dinge zu verändern. Gut für Kreative Chaoten und für Menschen in einem agilen Umfeld. Gute Konzepte können Wunder wirken, damit wir Kreative Chaoten nicht nur in den Tag hineinleben, sondern am Ende auch noch Zeit für uns haben.

Timeboxing-Hack #7: Setze Deine Zeit bewusst ein

Überlege Dir, wann Du in der Regel fit bist – und was das für Deine Tagesgestaltung bedeutet. Wann eignet sich welche Uhrzeit am besten für welche Aufgabe? Die meisten Menschen haben Mittags ihr Tief. Warum dann nicht die unwichtigeren Emails beantworten? Oder ein längst fälliges Gespräch mit den Kollegen führen? Langweilige Excel-Tabellen ausfüllen? Wenn Du auf Deinen Biorhythmus und die Prinzipien der Chronobiologie achtest, gehen die Aufgaben viel leichter von der Hand.

Timeboxing-Hack #8: „Fluggs“ vor allem anderen

Erledige die nötigen Dinge zuerst. Dazu gehören vor allem „noch kurz in die Dusche springen“, „ganz schnell mein Zeug packen“ und „fluggs noch ein paar Emails schreiben“. So „fluggs“ funktioniert das nämlich meist doch nicht und dann kommen wir ins Rudern. Schiebe Aufgaben, die sowieso getan werden müssen, nicht bis zum letzten Drücker auf. Erledige sie zwischendurch, wenn kein Zeitdruck besteht.

Timeboxing-Hack #9: Nutze Puffer

Irgendwas kommt immer dazwischen: der Zug hat Verspätung, der Sohn hat sich mal wieder das Knie aufgeschlagen oder die Aufgabe entpuppt sich als Riesen-Monster. Gehe deshalb großzügig mit Puffern um und schaffe Dir Luft. Packe auf jede Tätigkeit nochmals die gleiche Zeit an Puffer drauf – für wirkliches Arbeiten, unvorhergesehene Störungen und Trödeln (Kreativzeit/Rüstzeit). Plötzlich hast Du auch Zeit für nicht ganz so wichtige Aufgaben, die Du ganz leicht zwischenrein schieben kannst. Aber gehe nicht der Versuchung auf den Leim, die Puffer mit einzuberechnen: „Eine Stunde Arbeit, eine Stunde Puffer: Da hab ich also zwei Stunden Zeit.“

Hüte Dich bei zu großzügigen Puffern vor dem „Gas-Effekt“ (siehe oben). Viele Kreative Chaoten verwechseln aber auch gerne die Zeit, in der sie etwas schaffen wollen mit der Zeit, in der sie etwas schaffen können („Das schaff ich heut locker noch!“). Falls Du zu diesen Kandidaten gehörst, gib immer noch einmal die Hälfte der Zeit drauf, die Du eigentlich dafür ansetzen würdest. Dann bist Du auf der sicheren Seite, und musst nicht am nächsten Tag die Aufgabe erneut anpacken, um sie fertig zu machen.

Timeboxing-Hack #10: Entwickle Rituale oder Routinen

Routine ist eigentlich ein absolutes „Bäh-Wort“ für Kreative Chaoten – nenne es lieber Rituale . Routinen und Rituale haben den großen Vorteil, dass sie uns das Nachdenken ersparen. Und denken kostet Zeit. Kleine Routinen erleichtern unseren Alltag ungemein: jeden Samstag Wäsche waschen, Montag abends Schwimmen gehen, jeden Morgen fünf Minuten Turbo-Aufräumen… Und wenn das mal nicht in unsere spontanen Pläne passt, dann wird es halt verschoben. Ausnahmen gehören schließlich zur Routine 🙂

Timeboxing-Hack #11: Time-Boxing nur für die wirklich wichtigen Aufgaben

Viele Menschen nutzen Tagesplanung, Time-Boxing, Zeitblocker oder wie immer sie es nennen, um alle Aufgaben penibel zu planen. Du auch? Hältst Du Dich dann auch an Deine Pläne, und hast Du Freude dabei? Dann bitte weiter so! Wirft das wahre Leben aber immer wieder die sauberen Pläne über den Haufen, und/oder es kostet Dich viel Energie, diese akkuraten Kalendereinträge zu machen, dann lasse bitte viiiiiiiiieeeeeel Luft in Deinen Kalendereinträgen. Schreibe nur die Aufgaben und Aktivitäten rein, die Du unbedingt, unbedingt zum vorgesehenen Zeitraum machen willst – alles andere lasse bitte in Deiner  „Reisenden-To-Do-Sammlung“. Das erspart Dir viel Frust und wertvolle Lebenszeit, weil Du Unterledigtes nicht immer und immer wieder anpacken musst.

Viel Spaß damit, sich ab sofort mehr Zeit zu nehmen 🙂

Beitrag frisch aufbereitet im Oktober 2020.

P.S. Mehr Impulse, wie Du mit Konzepten Deine Aufgaben und Tage gestalten kannst,
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Bonus: Kalendereinträge in Outlook farbig markieren

Wer im Outlook-Kalender für alle seine wichtigen Aufgaben und Termine – realistische – Zeitinseln einträgt, für den wird das grau-in-grau schnell unübersichtlich. Aufgaben, Termine, Geburstage, Urlaub, Ferienzeiten oder auch Feiertage stehen gleichberechtigt nebeneinander. Da ist es schwer auf einen Blick zu erkennen, was ansteht.

Gute Nachricht: Outlook hat uns ein paar feine Funktionen mitgeliefert, mit denen wir unserer Zeitinseln je nach Funktion in einer anderen Farbe darstellen können. Das macht unsere Kalendereinträge nicht nur übersichtlicher, sondern hat auch einen weiteren Vorteil: mit Farben können wir uns wesentlich schneller und energieschonender im Kalender bewegen. Und wir sehen auch auf einen Blick, wenn uns beispielsweise noch schöne Zeiten für Spaß oder Erholung fehlen.

Du kannst zwei Varianten nutzen, um die Zeitinseln (Timeboxes) in Deinem Outlook-Kalender farbig zu gestalten.

Die eine geht über die Funktion „Kategorien“. Die andere Variante über die Funktion „bedingte Formatierung“. In beiden Fällen lassen sich damit Regeln erstellen, nach denen bestimmte Objekte in Outlook automatisch anders dargestellt werden.

Variante 1: Kategorien festlegen

  1. Gehe in die Kalender-Ansicht von Outlook.
  2. Trage einen Termin/eine Zeitinsel auf die gewünschte Zeit ein.
  3. Klicke mit der rechten Mousetaste in die Zeitinsel rein – es öffnet ein Fenster.
  4. Gehe auf „Kategorisieren“ und dann in dem Fenster, das sich zusätzlich öffnet nach ganz unten auf „Alle Kategorien“
  5. Im neuen Fenster siest Du rechts oben „neu“. Klick!
  6. Neues Fenster geht auf.
  7. Wähle einen Namen für Deine Kategorie (z.B. „Me-Time“) und suche Dir eine Farbe aus (z.B. gelb).
  8. auf „ok“ und nochmals auf „ok“
  9. FERTIG.

Für künftige Zuweisungen einer Farbe reicht dann Schritt 1 bis 3 und Du siehst sofort Deine häufigsten Kategorien und kannst auswählen.

outlook-kalendereinträge farbig kategorien (zeitinseln)

Variante 2: Bedingte Formatierung

Nich bequemer kannst Du die Kalendereinträge farblich gestalten lassen mit der Outlook-Funktion „Bedingte Formatierung“.

Und das geht so:

  1. Gehe in die Kalenderansicht.
  2. Klicke auf „Ansichtseinstellungen“ (Zahnrad, ziemlich weit links in der oberen Menuleiste)
  3. Wähle in den Ansichtseinstellungen die „Bedingte Formatierung“.
  4. Klicke „Hinzufügen“
  5. Lege einen Namen fest für eine neue Regel (z.B. Reisezeiten, Coaching, Netzwerktreffen, Me-Time…..)
  6. Wähle eine Farbe, die Dir zu diesem Thema gefällt (bei mir: Coaching=lila).
  7. Klicke auf „Bedingung“.
  8. Gib bei „Suchen nach“ Deinen Begriff ein, aufgrund dessen eine Zeitinsel eine bestimmte Farbe erhalten soll (z.B. „Coaching“)
  9. Wähle bei „In“ „Nur im Feld Betreff“.
  10. Dann mit „ok“ bestätigen.
  11. Fertig!
Outlook Kalendeeinträge farbig markieren bedingte formatierung

Beitrag für Euch frisch aufbereitet im April 2021.

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