PrioritÀten setzen?

Wissen, was wirklich wichtig ist?

Das zu entscheiden ist fĂŒr viele Menschen heute echt eine harte Nuss geworden.

Besonders Kreative Chaoten tun sich hÀufig schwer, hier eine klare Entscheidung zu treffen. Nicht weil sie es nicht können. Nein. Sondern weil so viele Themen einfach immer super-spannend sind.

Folgende bekannte Methoden können Dir helfen, PrioritÀten zu setzen und damit eine Schneise in Deinen Aufgaben-Dschungel zu schlagen.

  • 25.000-Dollar-Methode (von Ivy Lee)
  • ABC-Analyse (von H. Ford Dickie)
  • Eisenhower-Prinzip (vielleicht vom Ex-US-PrĂ€sidenten, vielleicht auch nicht)
  • Die Vier-Fragen-Technik (von Cordula Nussbaum)

Lies Dir diese Methoden durch.

Und wandele sie dann bitte so ab, wie es fĂŒr Dich am besten taugt.

Denn: viele dieser Priorisierungs-Methoden fussen darauf, dass wir in einem sehr gut planbaren Umfeld arbeiten. Heute ist aber unsere Gesellschaft und Arbeitswelt so schnell, agil, dynamisch und komplex geworden, dass sich PrioritĂ€ten stĂ€ndig Ă€ndern. Wer nun in einer VUCA-World die Methoden jedes Mal 1:1 anwendet, der wird sehr schnell feststellen, dass er vor lauter Planen und Priorisieren ĂŒberhaupt nicht mehr zum Tun kommt.

Merke: Je einfacher eine Methode, desto höher die Wahrscheinlichkeit, dass sie sich auch in der Hektik des Arbeitsalltags bewĂ€hrt 🙂

Am Ende des Artikels erfĂ€hrst Du zudem, wie Du in To-Do-Listen-Apps Deine PrioritĂ€ten optisch darstellen kannst. Denn: Eine Reisende-To-Do-Sammlung (Aufgabenspeicher) macht bei Kreativen Chaoten – und bei Menschen, die in einem sehr kreativ-chaotischen „agilen“ Umfeld arbeiten – den Kopf frei. Doch wie erkennen wir auf einen Blick, was in unserer Sammlung tatsĂ€chlich wichtig ist????? Und was wir dann auch wirklich tun sollten?

Viel Spaß beim Lesen & beim Umsetzen – und hinterlasse doch gerne einen Kommentar, wie DU Deine PrioritĂ€ten setzen und umsetzen kannst.

Idee #1: PrioritÀten setzen mit der 25.000-Dollar-Methode

Diese Methode basiert auf einer echten Begebenheit und soll sich so Anfang 1900 ereignet haben. Charles Schwab, PrĂ€sident der United States Steel Corporation, eines der damals grĂ¶ĂŸten Konzerne der Welt,Â ĂŒbernahm die Bethlehem Steel und fĂŒhrte sie im Dezember 1904 an die Börse. Bethlehem Steels Produkte eröffneten das Wolkenkratzer-Zeitalter und das Unternehmen wurde spĂ€ter zum zweitgrĂ¶ĂŸten Stahlkonzern der Welt. Eines Tages engagierte Charles Schwab den Unternehmensberater Ivy Lee als persönlichen Coach, um eine Idee zu erhalten, wie er seine Zeit besser nutzen könne.

Die Honorar-Vereinbarung: sollte Schwab mit seiner Beraterleistung nicht zufrieden sein, schuldete er Lee kein Honorar. War er hingegen zufrieden, sollte er Lee einen angemessenen Betrag bezahlen – die Höhe wurde nicht vereinbart.

Nach drei Monaten erhielt Lee einen 25.000-Dollar-Scheck von Schwab zugeschickt – zur damaligen Zeit ein kleines Vermögen! So machte sich die von Lee gegebene Anweisung als die 25.000-Dollar-Methode einen Namen.

Und das hatte Lee vorgeschlagen, um PrioritÀten zu setzen

Ivy Lee gab Schwab ein leeres Blatt Papier  und einen Stift.

Danach sagte er ihm:

  • „Schreiben Sie einfach mal alles auf, was Sie morgen zu tun haben.
  • Wenn Sie alle Aufgaben aufgelistet haben, vergleichen Sie sie nach ihrer PrioritĂ€t: Falls Morgen plötzlich unerwartet einige Maschinen defekt sind,  dadurch die ganze Produktion still steht, Sie sich umgehend darum kĂŒmmern mĂŒssen und so nur noch fĂŒr eine einzige Aufgabe von der eben erstellten Liste Zeit wĂ€re, welche wĂŒrden Sie auswĂ€hlen?  FĂŒr welche Aufgabe wĂŒrden  Sie sich entscheiden, wenn Sie nur eine einzige von der ganze Liste erledigen könnten? Schreiben Sie vor  diese die Nummer „1“.
  • Welche noch verbleibende Aufgabe wĂŒrden Sie wĂ€hlen, wenn sie nur noch eine einzige davon  unterbringen könnten? Dieser geben Sie die Nummer zwei.
  • Und so weiter, bis sie eine Rangfolge fĂŒr die gesamte Liste gebildet haben.
  • Fangen Sie dann morgens zuerst mit der  Nummer eins an, gleich als erstes.
  • Tun Sie nichts anderes, bis Sie diese Aufgabe erledigt haben!
  • ÜberprĂŒfen sie danach ihre Liste noch einmal: hat sich inzwischen etwas verĂ€ndert, so dass die dortige Nummer zwei nach unten rutscht?
  • Ist irgendetwas passiert, das so wichtig ist, dass Sie sich gleich noch einmal darum kĂŒmmern sollten und es somit zur neuen Nummer zwei wird?
  • Passen Sie gegebenenfalls Ihre Liste an und machen Sie mit der Nummer zwei weiter.
  • Tun Sie nichts anderes, bis Sie diese Aufgabe erledigt haben.
  • Dann legen Sie eine kurze Erholungspause ein und setzen sich danach an die Nummer drei usw.
  • Auch wenn Sie am Ende des Tages nicht alles erledigt haben, ist das nicht so tragisch. So ist das Leben. Aber mit dieser Methode haben Sie wenigstens die allerwichtigsten Dinge geschafft, statt sie dauernd liegen zu lassen – das ist es, was wirklich zĂ€hlt.
  • Versuchen Sie es, solange Sie wollen. Wenn Sie von der Wirksamkeit dieses Systems ĂŒberzeugt sind, schicken Sie mir einen Scheck und entscheiden Sie selbst, wieviel Ihnen dieser Tipp wert ist.“
PrioritÀten Setzen mit der 25.000-Dollar-Methode (Ivy Lee-Methode)

Charles Schwab sagte spĂ€ter, dass diese Art PrioritĂ€ten zu setzen die gewinnbringendste Lektion gewesen sei,  die er in seiner gesamten Managementkarriere gelernt habe. (Nach R. A. Mackenzie „Die Zeitfalle „, Heidelberg 1974, Seite 41 f.)

Was macht die 25.000-Dollar-Methode so erfolgreich?

Die 25.000-Dollar-Methode ist wirklich simpel von der Idee her. Wir brauchen keine komplizierten Gewichtungen – sondern fokussieren uns auf das Wichtigste und/oder Dringendste. Schwierigkeiten könnten auftauchen, weil wir uns selbst sabotieren, indem wir die eigentlich wichtigen Dinge aufschieben. Oder unsere geniale 1 bis 6-Priorisierung wird durch Ă€ußere Störfaktoren torpediert:

Scheitert bei Dir auch immer wieder das Umsetzen der PrioritÀten an Dingen wie:

  • Multitasking: Du machst zu viele Dinge gleichzeitig.
  • Fokuslosigkeit: Du springst willkĂŒrlich von einer Aufgabe zu nĂ€chsten.
  • Störungen: Du schaffst es nicht, Dich gegen Unterbrechungen abzuschotten.
  • Erschöpfung: Du arbeitest immer wieder ĂŒber Deine Kraft hinaus.
  • Mach-Manie: Du erledigst zu viele Aufgaben (noch) selbst, die Du besser delegieren könntest.

Dann tauche tiefer in die Tipps dazu hier im BLOG ein, oder hole Dir UnterstĂŒtzung beispielsweise in den Online-Trainings zu diesen Themen.

TIPP: Wie gesagt, bitte gehe jetzt nicht hin und bewerte alle 1000 EintrĂ€ge Deiner Reisenden-to-Sammlung (My Could-do-Collection) nach der 25.000-Dollar-Methode! Aber ich finde alleine mit der ersten Frage („Wenn morgen alles brennt – was wĂ€re super-wichtig zu tun?“) können wir uns schon ein StĂŒck weit sortieren 🙂

Idee #2: PrioritÀten setzen mit der ABC-Analyse

Viele Menschen und Unternehmen haben erkannt, dass nicht alles, was wir tun, sinnvoll eingesetzte Zeit ist, und versuchen der Übermacht der „Sand-Aufgaben“ (völlig unwichtiges Zeugs) Herr zu werden. Gerne greifen sie dabei auf die sogenannte ABC-Analyse zurĂŒck, um die Zeit-Aufgaben-PrioritĂ€ten-Verteilung sichtbar zu machen.

Der „Erfinder“ der ABC-Analyse, der Manager H. Ford Dickie, schrieb 1951 in einem Artikel, dass die ABC-Analyse helfen könne, sich auf das Wesentliche zu fokussieren (Quellenangabe siehe: Lass Mal Andere Arbeiten, S. 15ff) . Im Zuge von Kosteneffizienz-Denken waren in den Folgejahrzehnten weltweit BerufstĂ€tige angehalten, ihre Aufgaben in einer To-do-Liste zu notieren und anschließend nach A-, B- und C-Aufgaben zu clustern. Mit dem Ergebnis, dass sie eine Menge Zeit damit verschwendeten, alle ihre Aufgaben minutiös zu verzeichnen, um dann ausgiebig ĂŒber die korrekte Kategorie nachzudenken.

Mal abgesehen davon, dass es per se schon völlig sinnlos ist, C-Aufgaben (unwichtig) ĂŒberhaupt in einer To-do-Liste zu notieren – ein solches Vorgehen zeigt uns stĂ€ndig nur, was wir heute mal wieder alles nicht geschafft haben, weil die Listen in der Regel schneller wachsen, als wir sie abarbeiten können. Und das bedeutet neben einem immensen Zeitaufwand fĂŒr die Verwaltung unserer Aufgaben, dass unser Frust beim Blick auf das Unerledigte stetig steigt.

Bitte versuch jetzt also nicht, jede Deiner Aufgaben und Verpflichtungen nach der ABC-Analyse in eine Kategorie zu stecken. Das wĂŒrde Dich deutlich mehr Zeit kosten, als es Dir Entlastung bringt. Noch dazu, wenn Du in einem dynamischen Alltag unterwegs bist, in dem sich PrioritĂ€ten stĂ€ndig Ă€ndern. Oder wenn Du von Deinen PrĂ€ferenzen her eher ein Kreativer Chaot bist, bei dem in der Regel all das PrioritĂ€t hat, was neu ist, was Abwechslung verspricht.

Bewerte nicht jede aufpoppende Aufgabe nach A (wichtig), B (weniger wichtig) oder C (unwichtig), aber verschaff Dir immer mal wieder einen GesamtĂŒberblick ĂŒber Dein derzeitiges Pensum. Beispielsweise mit einem „Adlerflug“, bei dem Du Dich aus dem Alltag ausklinkst und mal sĂ€mtliche AktivitĂ€ten notierst, die Du derzeit in all Deinen Lebensbereichen ausĂŒbst.

Und so geht die ABC-Analyse:

Bei der ABC-Analyse (3er-PrioritÀtenklassifizierung) geben wir unseren Aufgaben ein Label mit der PrioritÀt hoch, mittel oder niedrig in Hinblick auf die folgenden Fragestellungen.

  • Was muss getan werden? A-Aufgaben
  • Was soll getan werden? B-Aufgaben
  • Was kann getan werden? C-Aufgaben

Und das, was getan werden muss, dann tun wir dann 🙂

PrioritÀten Setzen mit der ABC-Analyse

Bonus-Tipp: Du kannst dieses Clustern auch in anderen Bereichen Deines Lebens oder als SelbstĂ€ndiger anwenden. Denn: mit einer ABC-Analyse sehen wir beispielsweise deutlich, dass einige Kunden uns viel bringen, an Gewinn, RenommĂ©e, Weiterentwicklungsmöglichkeiten (A-Kunden) und andere nur wenig bis nix (C-Kunden). Und so wie wir uns idealerweise am besten um A-Kunden kĂŒmmern, dĂŒrfen wir uns auch vorrangig um A-Aufgaben kĂŒmmern, statt uns in C-Aufgaben zu verzetteln. Hierbei spielt die Dringlichkeit keine Rolle, sondern schlichtweg nur die Frage: was ist wie wichtig fĂŒr mich, fĂŒr uns?

Idee #3: PrioritÀten setzen mit dem Eisenhower-Prinzip

Eisenhower-Prinzip?

Schon mal gehört?

Im klassischen Zeitmanagement ist das Eisenhower-Prinzip (auch genannt Eisenhower-Methode, Eisenhower-Matrix) ein gÀngiges System, um unsere Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit einzuteilen. Und dann stoisch entsprechend abzuarbeiten. Hilft Dir nicht? Kein Wunder!

PrioritĂ€ten setzen nach dem guten alten Eisenhower-Modell klingt so einfach und entlastend. Aber die Anwendung hat ihre TĂŒcken.

Doch der Reihe nach!

So funktioniert das Eisenhower-Prinzip:

  1. Notiere alle Deine offenen Aufgaben.
  2. Markiere, wie wichtig und wie dringend die jeweilige Aufgabe ist.
    • Wichtige Aufgaben sind diejenigen, die unmittelbar mit Deinen Zielen zu tun haben.
    • Dringende Aufgaben sind diejenigen, die sofort erledigt werden mĂŒssen.

Entsprechend ergibt sich eine Matrix:

  • A-Aufgaben: wichtig + dringend
  • B-Aufgaben: wichtig, nicht so dringend
  • C-Aufgaben: dringend + nicht so wichtig
  • P-Aufgaben: weder dringend noch wichtig

3. Hast Du Dir klar gemacht, ob „wichtig“ oder „wurscht“ solltest Du jetzt wie folgt handeln:

  • A-Aufgaben: sofort und selbst erledigen
  • B-Aufgaben: einen Termin geben
  • C-Aufgaben: delegieren (Alternativ: Effizienz erhöhen)
  • P-Aufgaben: ab in den Papierkorb (Muss keiner machen! Und sind definitiv eine gute Gelegenheit fĂŒr Dich, um NEIN sagen zu lernen!)
PrioritÀten Setzen Eisenhower-Prinzip
Zeitmanagement - das Online-Training. Jetzt einsteigen.

Ganz einfach, oder? FĂŒr viele Menschen geht jetzt der Spaß aber erst richtig los.
In der Theorie klingt es nĂ€mlich ganz einfach: „Konzentrieren Sie sich auf das, was wichtig ist. Tun Sie jeden Tag das Wichtige zuerst, dann erleben Sie langfristig Zufriedenheit.“

FĂŒr die logisch-analytischen PrĂ€ferenz-Typen, die in einem gut planbaren und strukturierbaren Umfeld arbeiten, ist diese Aufgabe leicht zu erfĂŒllen. Ihre To-do-Liste ist kurz, hier stehen nur Dinge, die sie wirklich tun mĂŒssen, und es fĂ€llt ihnen leicht, diese nach Kategorien und PrioritĂ€ten zu sortieren. Und dann wird der Reihe nach abgearbeitet.

FĂŒr den kreativen Chaoten oder Menschen in einem agilen, dynamischen Umfeld ist dieser Tipp im ersten Moment jedoch aus folgenden GrĂŒnden völlig unbrauchbar.

  1. HĂ€ufig arbeiten kreative Chaoten in einem kreativ-chaotischen Umfeld. StĂ€ndig Ă€ndern sich hier die PrioritĂ€ten, kommen neue Aufgaben dazu, kommen Menschen oder Störungen, die einen möglichen Tagesplan – und sollte er noch so fein mit A und B markiert sein – einfach ĂŒber den Haufen werfen.
  2. Seine To-do-Liste ist eher ein mehrseitiges Brainstorming, was er alles tun könnte, was er gerne tun möchte oder was er anderen Menschen mal versprochen hat.
  3. Er hat keine feste Messlatte (und will auch keine), anhand derer er entscheiden kann, was A-, B-, oder C-Aufgaben sind.
  4. Er könnte Stunden ĂŒber eine Einteilung nachdenken, weil die Dinge auf seiner umfangreichen To-do-Sammlung sowieso alle irgendwie gleich wichtig sind, es fĂŒr ihn viele Schattierungen gibt und die PrioritĂ€ten sich je nach Blickwinkel Ă€ndern. Dann fragt er sich: Ist die Bezahlung der Rechnungen jetzt AAA – weil die anderen ja auf das Geld warten und ich nicht will, dass die denken, ich lasse sie hĂ€ngen? Oder ist es AA und statt dessen ist das neue Konzept fĂŒr den Chef AAA, oder vielleicht AAA++? Und vor lauter Einteilungsversuchen tut er – gar nichts.
  5. Er sprudelt ĂŒber vor Ideen, die natĂŒrlich sofort von großer Wichtigkeit sind und die er sofort anpacken will. Somit Ă€ndern sich PrioritĂ€ten auf seiner Agenda stĂ€ndig – ein unĂŒbersichtlicher To-do-Zettel zeugt davon. Alles, was neu auf den Schreibtisch kommt, ist immer super wichtig und damit AAAAA++++++.
  6. Er arbeitet gerne an mehreren Dingen parallel, die auch unterschiedliche PrioritÀten haben können.
  7. WĂ€hrend er eine weniger dringende und wichtige Aufgabe erledigt, gewinnt er Energie. Und oft – wenn er keine Lust auf eine sehr wichtige Aufgabe hat – tĂŒftelt er an einer letztlich unnötigen Aufgabe, und dabei kommt ihm dann eine geniale Idee, die sofort zur extrem wichtigen Aufgabe mutiert.
  8. FĂŒr den UnterstĂŒtzer im kreativen Chaoten sind immer Menschen am wichtigsten. Deshalb lĂ€sst er sich gerne bei der Arbeit unterbrechen, um sich lieber den Sorgen anderer Menschen zu widmen.
  9. Er fĂŒhlt sich durch die Vorgabe, streng nach PrioritĂ€ten vorgehen zu mĂŒssen, eingeengt und gestresst. Wird er dazu gezwungen (eventuell durch Vorgesetzte oder Kollegen) verliert er seine Leistungskraft und seine Kooperationsbereitschaft.

Aus diesen GrĂŒnden zu schließen, dass bei den kreativen Chaoten Hopfen und Malz verloren sei, wenn es darum geht, das Wichtige vom Unwichtigen zu trennen, ist hingegen falsch. Kreative Chaoten wissen sehr genau, was ihnen wichtig ist. Es erscheint oft nur im Vergleich mit systematischen Faktenmenschen als „nicht richtig“.

Deshalb kann besonders fĂŒr Kreative Chaoten und fĂŒr Menschen in einem dynamischen Alltag die Vier-Fragen-Technik (siehe unten) sehr viel besser geeignet sein, um PrioritĂ€ten zu setzen.

Ansonsten passe die Kernidee des Eisenhower-Prinzips wie folgt fĂŒr Dich an:

Kreative Chaoten brauchen keine penible Einteilung in Kategorien. Sie können entspannter arbeiten, wenn sie sich lediglich aufschreiben,

  • welche Aufgaben sie unbedingt erledigen wollen und
  • welche sie erledigen könnten.

Von den Unbedingt-Aufgaben suche Dir dann die heraus, die Dir am meisten auf den NĂ€geln brennen – entweder weil ein Abgabetermin nĂ€her rĂŒckt oder Du fĂŒr einen Termin in ferner Zukunft in Ruhe ein paar Ideen sammeln oder BĂŒcher bestellen möchtest.

Fange in der FrĂŒh mit einer Unbedingt-Aufgabe an, eventuell nachdem Du Dich 30 Minuten mit dem Beantworten von E-Mails und einer kleinen, aber spannenden Könnte-Aufgabe warm gearbeitet hast.

Auf diese Weise schaffst Du im Lauf des Tages mit Sicherheit – je nach Dringlichkeit – drei bis fĂŒnf der Unbedingt-Aufgaben und erledigst nebenbei noch einige energiebringende Könnte-Aufgaben. Der nicht so eilige Rest wandert mit Deiner Reisenden To-do-Sammlung die kommenden Tage mit.

Unbedingt-Aufgaben (A-Aufgaben) sind beispielsweise aktuell laufende Projekte, die vorwĂ€rtsgehen mĂŒssen, und alle TĂ€tigkeiten, die Dich in Deinen Lebenszielen weiterbringen. Und natĂŒrlich alles, was Dein Unternehmen oder Deinen Arbeitgeber weiterbringt und was in Deiner Arbeitsplatzbeschreibung steht, also das, wofĂŒr Du verantwortlich bist.

Ein guter Satz, der mir immer wieder hilft, zwischen „wirklich wichtig“ und dem großen Rest zu unterscheiden lautet: „Frage Dich, bei dem was Du gerade tust: bringt es mich (mein Unternehmen, mein Team, meine Familie) wirklich weiter – oder halte ich mich lediglich beschĂ€ftigt?“

Oft habe ich nĂ€mlich festgestellt, dass ich zwar superbeschĂ€ftigt bin – aber langfristig sinnvoll war diese TĂ€tigkeit gerade nicht.

Idee #4: PrioritÀten setzen mit der Vier-Fragen-Technik

Nach dem Motto „Keep it simple and stupid!“ kannst Du auch mit der Vier-Fragen-Technik entscheiden, was Du am besten gleich anpackst. Diese Technik ist vor allem geeignet,

  • wenn alle anstehenden Aufgaben gleich (un)wichtig sind
  • oder sich die PrioritĂ€ten so schnell Ă€ndern, dass eine wirklich gute Gewichtung nach PrioritĂ€t nicht mehr sinnvoll möglich ist.

In meinen (Online)-Seminaren erlĂ€utere ich in diesem Zusammenhang auch drei weitere Methoden – hier fĂŒr Dich die 4. im Bunde der „agilen“ Entscheidungs-Methoden.

Und so funktioniert die Vier-Fragen-Technik:

  • Schreibe am besten immer alle offenen Aufgaben auf (-> Reisende-To-Do-Sammlung)
  • Wirf immer mal wieder einen Blick auf Deine Sammlung (Aufgabenspeicher) und frage Dich:
    1. Wo brennt etwas an, wenn ich es nicht tue? (Wo gibt es Ärger? Wo erleiden wir einen Verlust?….)
    2. Wo kann jemand weiterarbeiten, wenn ich diese Aufgabe jetzt erledige? (Gut besonders, wenn Du der „Flaschenhals“ im einem Arbeitsablauf bist und andre Menschen auf Deine Zuarbeit oder Dein „Go!“ warten mĂŒssen – beispielsweise als FĂŒhrungskraft)
    3. Worauf habe ich gerade am meisten Lust?
    4. Worauf habe ich gerade am wenigsten Lust? („Eat the frog in the morning!“)

Stelle Dir immer wieder diese vier Fragen, und Du wirst erleben, wie gut Du ins Tun kommst.

PrioritÀten Setzen Vier-Fragen-Technik

Bonus-Tipps: PrioritÀten setzen und das optisch erkennbar machen

Wer seine Reisende To-Do-Sammlung handschriftlich auf Papier (oder mit Textbearbeitungs-Programmen wie Word) macht, der kann sehr einfach mit kleinen optischen Kniffen das Wichtige hervorheben:

  • unterschiedliche Farben machen unterschiedliche PrioritĂ€ten klar
  • Kringel, Linien, Ausrufezeichen helfen beim sofortigen Erkennen
  • Notizen in GROSSSCHREIBUNG zeigen, was mir bereits beim Aufschreiben als Wichtig klar war.

Wie aber ist das bei den digitalen Helferlein?

FĂŒr Reisende-to-Do-Sammlungen gibt es ja eine Menge guter Programme, mit denen wir Aufgaben sammeln können. Und wie kann man hier PrioritĂ€ten optisch sichtbar machen? Dazu unser gesammelter Erfahrungsaustausch aus den Kommentaren meiner LeserInnen:

Zeitmanagement - das Online-Training. Jetzt einsteigen.
Teile gerne diesen Artikel in Deinen sozialen Medien