Prioritäten setzen: Diese Methoden helfen 👏

Prioritäten setzen: Was ist DIR wichtig?

Wissen, was wirklich wichtig ist? Die Prioritäten richtig setzen?

Das zu entscheiden ist für viele Menschen heute echt eine harte Nuss geworden.

Besonders Kreative Chaoten tun sich häufig schwer, hier eine klare Entscheidung zu treffen. Nicht weil sie es nicht können. Nein. Sondern weil so viele Themen einfach immer super-spannend sind. Prioritäten setzen ist da gar nicht so einfach.

Folgende bekannte Methoden können Dir helfen, Prioritäten zu setzen:

• 25.000-Dollar-Methode (von Ivy Lee)
• ABC-Analyse (von H. Ford Dickie)
• Eisenhower-Prinzip (vielleicht vom Ex-US-Präsidenten, vielleicht auch nicht)
• Die Vier-Fragen-Technik (von Cordula Nussbaum)

Lies Dir diese Methoden durch.

Und wandele sie dann bitte so ab, wie es für Dich am besten taugt.

Denn: viele dieser Priorisierungs-Methoden fussen darauf, dass wir in einem sehr gut planbaren Umfeld arbeiten. Heute ist aber unsere Gesellschaft und Arbeitswelt so schnell, agil, dynamisch und komplex geworden, dass sich Prioritäten ständig ändern. Wer nun in einer VUCA-World die Methoden jedes Mal 1:1 anwendet, der wird sehr schnell feststellen, dass er vor lauter Planen und Priorisieren überhaupt nicht mehr zum Tun kommt.

Merke: Je einfacher eine Methode, desto höher die Wahrscheinlichkeit, dass sie sich auch in der Hektik des Arbeitsalltags bewährt und umso besser planst Du Deine Prioritäten 🙂

Am Ende des Artikels erfährst Du zudem, wie Du in To-Do-Listen-Apps Deine Prioritäten optisch darstellen kannst. Denn: Eine Reisende-To-Do-Sammlung (Aufgabenspeicher) macht bei Kreativen Chaoten – und bei Menschen, die in einem sehr kreativ-chaotischen „agilen“ Umfeld arbeiten – den Kopf frei. Doch wie erkennen wir auf einen Blick, was in unserer Sammlung tatsächlich wichtig ist????? Und was wir dann auch wirklich tun sollten?

Viel Spaß beim Lesen & beim Umsetzen – und hinterlasse doch gerne einen Kommentar, wie DU Deine Prioritäten setzen und umsetzen kannst.

Idee #1: Prioritäten setzen mit der 25.000-Dollar-Methode

Die Ivy Lee Methode basiert auf einer echten Begebenheit und soll sich so Anfang 1900 ereignet haben. Charles Schwab, Präsident der United States Steel Corporation, eines der damals größten Konzerne der Welt, übernahm die Bethlehem Steel und führte sie im Dezember 1904 an die Börse. Bethlehem Steels Produkte eröffneten das Wolkenkratzer-Zeitalter und das Unternehmen wurde später zum zweitgrößten Stahlkonzern der Welt. Eines Tages engagierte Charles Schwab den Unternehmensberater Ivy Lee als persönlichen Coach, um eine Idee zu erhalten, wie er seine Zeit effektiver nutzen und Prioritäten besser setzen könne.

Die Honorar-Vereinbarung: sollte Schwab mit seiner Beraterleistung nicht zufrieden sein, schuldete er Ivy Lee kein Honorar. War er hingegen zufrieden, sollte er Lee einen angemessenen Betrag bezahlen – die Höhe wurde nicht vereinbart.

Nach drei Monaten erhielt Ivy Lee einen 25.000-Dollar-Scheck von Schwab zugeschickt – zur damaligen Zeit ein kleines Vermögen! So machte sich die von Lee gegebene Anweisung als die 25.000-Dollar-Methode einen Namen.

Und das hatte Lee vorgeschlagen, um Prioritäten zu setzen

Ivy Lee gab Schwab ein leeres Blatt Papier  und einen Stift.

Danach sagte er ihm:

• „Schreiben Sie einfach mal alles auf, was Sie morgen zu tun haben.
• Wenn Sie alle Aufgaben aufgelistet haben, vergleichen Sie sie nach ihrer Priorität: Falls Morgen plötzlich unerwartet einige Maschinen defekt sind,  dadurch die ganze Produktion still steht, Sie sich umgehend darum kümmern müssen und so nur noch für eine einzige Aufgabe von der eben erstellten Liste Zeit wäre, welche würden Sie auswählen?  Für welche Aufgabe würden  Sie sich entscheiden, wenn Sie nur eine einzige von der ganze Liste erledigen könnten? Schreiben Sie vor diese die Nummer „1“.
• Welche noch verbleibende Aufgabe würden Sie wählen, wenn Sie nur noch eine einzige davon  unterbringen könnten? Dieser geben Sie die Nummer zwei.
• Und so weiter, bis Sie eine Rangfolge für die gesamte Liste gebildet haben.
• Fangen Sie dann morgens zuerst mit der  Nummer eins an, gleich als erstes.
• Tun Sie nichts anderes, bis Sie diese Aufgabe erledigt haben!
• Überprüfen Sie danach Ihre Liste noch einmal: hat sich inzwischen etwas verändert, so dass die dortige Nummer zwei nach unten rutscht?
• Ist irgendetwas passiert, das so wichtig ist, dass Sie sich gleich noch einmal darum kümmern sollten und es somit zur neuen Nummer zwei wird?
• Passen Sie gegebenenfalls Ihre Liste an und machen Sie mit der Nummer zwei weiter.
• Tun Sie nichts anderes, bis Sie diese Aufgabe erledigt haben.
• Dann legen Sie eine kurze Erholungspause ein und setzen sich danach an die Nummer drei usw.
• Auch wenn Sie am Ende des Tages nicht alles erledigt haben, ist das nicht so tragisch. So ist das Leben. Aber mit dieser Methode haben Sie wenigstens die allerwichtigsten Dinge geschafft, statt sie dauernd liegen zu lassen – das ist es, was wirklich zählt.
• Versuchen Sie es, solange Sie wollen. Wenn Sie von der Wirksamkeit dieses Systems überzeugt sind, schicken Sie mir einen Scheck und entscheiden Sie selbst, wieviel Ihnen dieser Tipp wert ist.“

Charles Schwab sagte später, dass diese Art Prioritäten zu setzen die gewinnbringendste Lektion gewesen sei,  die er in seiner gesamten Managementkarriere gelernt habe. (Nach R. A. Mackenzie „Die Zeitfalle „, Heidelberg 1974, Seite 41 f.)

Was macht die 25.000-Dollar-Methode so erfolgreich?

Die Ivy Lee Methode ist wirklich simpel von der Idee her. Wir brauchen keine komplizierten Gewichtungen – sondern fokussieren uns auf das Wichtigste und/oder Dringendste. Schwierigkeiten könnten auftauchen, weil wir uns selbst sabotieren, indem wir die eigentlich wichtigen Dinge aufschieben. Oder unsere geniale 1 bis 6-Priorisierung wird durch äußere Störfaktoren torpediert:

Scheitert bei Dir auch immer wieder das Umsetzen der Prioritäten an Dingen wie:

• Multitasking: Du machst zu viele Dinge gleichzeitig.
• Fokuslosigkeit: Du springst willkürlich von einer Aufgabe zu nächsten.
• Störungen: Du schaffst es nicht, Dich gegen Unterbrechungen abzuschotten.
• Erschöpfung: Du arbeitest immer wieder über Deine Kraft hinaus.
• Mach-Manie: Du erledigst zu viele Aufgaben (noch) selbst, die Du besser delegieren könntest.

Dann tauche tiefer in die Tipps dazu hier im BLOG ein, oder hole Dir Unterstützung beispielsweise in den Online-Trainings zu diesen Themen.

TIPP: Wie gesagt, bitte gehe jetzt nicht hin und bewerte alle 1000 Einträge Deiner Reisenden-to-Sammlung (My Could-do-Collection) nach der 25.000-Dollar-Methode! Aber ich finde alleine mit der ersten Frage („Wenn morgen alles brennt – was wäre super-wichtig zu tun?“) können wir uns schon ein Stück weit sortieren 🙂

Idee #2: Prioritäten setzen mit der ABC-Analyse

Viele Menschen und Unternehmen haben erkannt, dass nicht alles, was wir tun, sinnvoll eingesetzte Zeit ist, und versuchen der Übermacht der „Sand-Aufgaben“ (völlig unwichtiges Zeugs) Herr zu werden. Gerne greifen sie dabei auf die sogenannte ABC-Analyse zurück, um die Zeit-Aufgaben-Prioritäten-Verteilung sichtbar zu machen.

Der „Erfinder“ der ABC-Analyse, der Manager H. Ford Dickie, schrieb 1951 in einem Artikel, dass die ABC-Analyse helfen könne, sich auf das Wesentliche zu fokussieren (Quellenangabe siehe: Lass Mal Andere Arbeiten, S. 15ff) . Im Zuge von Kosteneffizienz-Denken waren in den Folgejahrzehnten weltweit Berufstätige angehalten, ihre Aufgaben in einer To-do-Liste zu notieren und anschließend nach A-, B- und C-Aufgaben zu clustern. Mit dem Ergebnis, dass sie eine Menge Zeit damit verschwendeten, alle ihre Aufgaben minutiös zu verzeichnen, um dann ausgiebig über die korrekte Kategorie nachzudenken.

Mal abgesehen davon, dass es per se schon völlig sinnlos ist, C-Aufgaben (unwichtig) überhaupt in einer To-do-Liste zu notieren – ein solches Vorgehen zeigt uns ständig nur, was wir heute mal wieder alles nicht geschafft haben, weil die Listen in der Regel schneller wachsen, als wir sie abarbeiten können. Und das bedeutet neben einem immensen Zeitaufwand für die Verwaltung unserer Aufgaben, dass unser Frust beim Blick auf das Unerledigte stetig steigt.

Bitte versuch jetzt also nicht, jede Deiner Aufgaben und Prioritäten nach der ABC-Analyse in eine Kategorie zu stecken. Das würde Dich deutlich mehr Zeit kosten, als es Dir Entlastung bringt. Noch dazu, wenn Du in einem dynamischen Alltag unterwegs bist, in dem sich Prioritäten ständig ändern. Oder wenn Du von Deinen Präferenzen her eher ein Kreativer Chaot bist, bei dem in der Regel all das Priorität hat, was neu ist, was Abwechslung verspricht.

Bewerte nicht jede aufpoppende Aufgabe nach A (wichtig), B (weniger wichtig) oder C (unwichtig), aber verschaff Dir immer mal wieder einen Gesamtüberblick über Dein derzeitiges Pensum. Beispielsweise mit einem „Adlerflug“, bei dem Du Dich aus dem Alltag ausklinkst und mal sämtliche Aktivitäten notierst, die Du derzeit in all Deinen Lebensbereichen ausübst. Prioritäten setzen bedeutet ja schließlich auch, das Wichtige vom Unwichtigen zu trennen – wieso also irgendwelche kleinen oder gar unbedeutenden Aufgaben in der ABC-Analyse verwursteln?

Und so geht die ABC-Analyse:

Bei der ABC-Analyse (3er-Prioritätenklassifizierung) geben wir unseren Aufgaben ein Label mit der Priorität hoch, mittel oder niedrig in Hinblick auf die folgenden Fragestellungen.

• Was muss getan werden? A-Aufgaben
• Was soll getan werden? B-Aufgaben
• Was kann getan werden? C-Aufgaben

Und das, was getan werden muss, dann tun wir dann 🙂

Bonus-Tipp: Du kannst dieses Clustern auch in anderen Bereichen Deines Lebens oder als Selbständiger anwenden. Denn: mit einer ABC-Analyse sehen wir beispielsweise deutlich, dass einige Kunden uns viel bringen, an Gewinn, Renommée, Weiterentwicklungsmöglichkeiten (A-Kunden) und andere nur wenig bis nix (C-Kunden). Und so wie wir uns idealerweise am besten um A-Kunden kümmern, dürfen wir uns auch vorrangig um A-Aufgaben kümmern, statt uns in C-Aufgaben zu verzetteln. Hierbei spielt die Dringlichkeit keine Rolle, sondern schlichtweg nur die Frage: was ist wie wichtig für mich, für uns?

Idee #3: Prioritäten setzen mit dem Eisenhower-Prinzip

Eisenhower-Prinzip?

Schon mal gehört?

Im klassischen Zeitmanagement ist das Eisenhower-Prinzip (auch genannt Eisenhower-Methode, Eisenhower-Matrix) ein gängiges System, um unsere Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit einzuteilen. Und dann stoisch entsprechend abzuarbeiten. Hilft Dir nicht? Kein Wunder, denn zum Prioritäten setzen taugt dieses simple System einfach nichts!

Prioritäten setzen nach dem guten alten Eisenhower-Modell klingt so einfach und entlastend. Aber die Anwendung hat ihre Tücken.

Doch der Reihe nach!

So funktioniert das Eisenhower-Prinzip:

1. Notiere alle Deine offenen Aufgaben.
2. Markiere, wie wichtig und wie dringend die jeweilige Aufgabe ist.
   • Wichtige Aufgaben sind diejenigen, die unmittelbar mit Deinen Zielen zu tun haben.
   • Dringende Aufgaben sind diejenigen, die sofort erledigt werden müssen.

Entsprechend ergibt sich eine Matrix aus der Eisenhower-Methode:

• A-Aufgaben: wichtig + dringend
• B-Aufgaben: wichtig, nicht so dringend
• C-Aufgaben: dringend + nicht so wichtig
• P-Aufgaben: weder dringend noch wichtig

3. Hast Du Dir klar gemacht, ob „wichtig“ oder „wurscht“ solltest Du jetzt wie folgt handeln:

• A-Aufgaben: sofort und selbst erledigen
• B-Aufgaben: einen Termin geben
• C-Aufgaben: delegieren (Alternativ: Effizienz erhöhen)
• P-Aufgaben: ab in den Papierkorb (Muss keiner machen! Und sind definitiv eine gute Gelegenheit für Dich, um NEIN sagen zu lernen!)

Für den kreativen Chaoten oder Menschen in einem agilen, dynamischen Umfeld ist dieser Tipp im ersten Moment jedoch aus folgenden Gründen völlig unbrauchbar.

1. Häufig arbeiten kreative Chaoten in einem kreativ-chaotischen Umfeld. Ständig ändern sich hier die Aufgaben nach Dringlichkeit, kommen neue Tasks dazu, kommen Menschen oder Störungen, die einen möglichen Tagesplan – und sollte er noch so fein mit A und B markiert sein – einfach über den Haufen werfen. Prioritäten setzen unmöglich!
2. Seine To-do-Liste ist eher ein mehrseitiges Brainstorming, was er alles tun könnte, was er gerne tun möchte oder was er anderen Menschen mal versprochen hat.
3. Er hat keine feste Messlatte (und will auch keine), anhand derer er entscheiden kann, was A-, B-, oder C-Aufgaben sind.
4. Er könnte Stunden über eine Einteilung nachdenken, weil die Dinge auf seiner umfangreichen To-do-Sammlung sowieso alle irgendwie gleich wichtig sind, es für ihn viele Schattierungen gibt und die Prioritäten sich je nach Blickwinkel ändern. Dann fragt er sich: Ist die Bezahlung der Rechnungen jetzt AAA – weil die anderen ja auf das Geld warten und ich nicht will, dass die denken, ich lasse sie hängen? Oder ist es AA und statt dessen ist das neue Konzept für den Chef AAA, oder vielleicht AAA++? Und vor lauter Einteilungsversuchen tut er – gar nichts.
5. Er sprudelt über vor Ideen, die natürlich sofort von großer Wichtigkeit sind und die er sofort anpacken will. Somit ändern sich Prioritäten auf seiner Agenda ständig – ein unübersichtlicher To-do-Zettel zeugt davon. Alles, was neu auf den Schreibtisch kommt, ist immer super wichtig und damit AAAAA++++++.
6. Er arbeitet gerne an mehreren Dingen parallel, die auch unterschiedliche Prioritäten haben können.
7. Während er eine weniger dringende und wichtige Aufgabe erledigt, gewinnt er Energie. Und oft – wenn er keine Lust auf eine sehr wichtige Aufgabe hat – tüftelt er an einer letztlich unnötigen Aufgabe, und dabei kommt ihm dann eine geniale Idee, die sofort zur extrem wichtigen Aufgabe mutiert.
8. Für den Unterstützer im kreativen Chaoten sind immer Menschen am wichtigsten. Deshalb lässt er sich gerne bei der Arbeit unterbrechen, um sich lieber den Sorgen anderer Menschen zu widmen.
9. Er fühlt sich durch die Vorgabe, streng Prioritäten zu setzen und danach vorgehen zu müssen, eingeengt und gestresst. Wird er dazu gezwungen (eventuell durch Vorgesetzte oder Kollegen) verliert er seine Leistungskraft und seine Kooperationsbereitschaft.

Aus diesen Gründen zu schließen, dass bei den kreativen Chaoten Hopfen und Malz verloren sei, wenn es darum geht, das Wichtige vom Unwichtigen zu trennen, ist hingegen falsch. Kreative Chaoten wissen sehr genau, was ihnen wichtig ist. Es erscheint oft nur im Vergleich mit systematischen Faktenmenschen als „nicht richtig“.

Deshalb kann besonders für Kreative Chaoten und für Menschen in einem dynamischen Alltag die Vier-Fragen-Technik (siehe unten) sehr viel besser geeignet sein, um Prioritäten zu setzen.

Ansonsten passe die Kernidee des Eisenhower-Prinzips wie folgt für Dich an:

Kreative Chaoten brauchen keine penible Einteilung in Kategorien. Sie können entspannter arbeiten, wenn sie sich lediglich aufschreiben,

• welche Aufgaben sie unbedingt erledigen wollen und
• welche sie erledigen könnten.

Von den Unbedingt-Aufgaben suche Dir dann die heraus, die Dir am meisten auf den Nägeln brennen – entweder weil ein Abgabetermin näher rückt oder Du für einen Termin in ferner Zukunft in Ruhe ein paar Ideen sammeln oder Bücher bestellen möchtest.

Fange in der Früh mit einer Unbedingt-Aufgabe an, eventuell nachdem Du Dich 30 Minuten mit dem Beantworten von E-Mails und einer kleinen, aber spannenden Könnte-Aufgabe warm gearbeitet hast.

Auf diese Weise schaffst Du im Lauf des Tages mit Sicherheit – je nach Dringlichkeit – drei bis fünf der Unbedingt-Aufgaben und erledigst nebenbei noch einige energiebringende Könnte-Aufgaben. Der nicht so eilige Rest wandert mit Deiner Reisenden To-do-Sammlung die kommenden Tage mit.

Unbedingt-Aufgaben (A-Aufgaben) sind beispielsweise aktuell laufende Projekte, die vorwärtsgehen müssen, und alle Tätigkeiten, die Dich in Deinen Lebenszielen weiterbringen. Und natürlich alles, was Dein Unternehmen oder Deinen Arbeitgeber weiterbringt und was in Deiner Arbeitsplatzbeschreibung steht, also das, wofür Du verantwortlich bist.

Ein guter Satz, der mir immer wieder hilft, zwischen „wirklich wichtig“ und dem großen Rest zu unterscheiden lautet: „Frage Dich, bei dem was Du gerade tust: bringt es mich (mein Unternehmen, mein Team, meine Familie) wirklich weiter – oder halte ich mich lediglich beschäftigt?“

Oft habe ich nämlich festgestellt, dass ich zwar superbeschäftigt bin – aber langfristig sinnvoll war diese Tätigkeit gerade nicht.

Denk daran: Sortiere nicht nur Deine Aufgaben – Prioritäten setzen bedeutet auch zu erkennen, was sinnvoll ist und was auf den „Sinnlos“-Stapel kommt.

Idee #4: Prioritäten setzen mit der Vier-Fragen-Technik

Nach dem Motto „Keep it simple and stupid!“ kannst Du auch mit der Vier-Fragen-Technik entscheiden, was Du am besten gleich anpackst. Diese Technik ist vor allem geeignet,

• wenn alle anstehenden Aufgaben gleich (un)wichtig sind
• oder sich die Prioritäten so schnell ändern, dass eine wirklich gute Gewichtung nach Priorität nicht mehr sinnvoll möglich ist.

In meinen (Online)-Seminaren erläutere ich in diesem Zusammenhang auch drei weitere Methoden – hier für Dich die 4. im Bunde der „agilen“ Entscheidungs-Methoden.

Und so funktioniert die Vier-Fragen-Technik:

• Schreibe am besten immer alle offenen Aufgaben auf (-> Reisende-To-Do-Sammlung)
• Wirf immer mal wieder einen Blick auf Deine Sammlung (Aufgabenspeicher) und frage Dich:
  1. Wo brennt etwas an, wenn ich es nicht tue? (Wo gibt es Ärger? Wo erleiden wir einen Verlust?….)
  2. Wo kann jemand weiterarbeiten, wenn ich diese Aufgabe jetzt erledige? (Gut besonders, wenn Du der „Flaschenhals“ im einem Arbeitsablauf bist und andre Menschen auf Deine Zuarbeit oder Dein „Go!“ warten müssen – beispielsweise als Führungskraft)
  3. Worauf habe ich gerade am meisten Lust?
  4. Worauf habe ich gerade am wenigsten Lust? („Eat the frog in the morning!“)

Stelle Dir immer wieder diese vier Fragen, und Du wirst erleben, wie gut Du ins Tun kommst.

P.S. Zur 4-Fragen-Technik habe ich Euch auch einen Podcast aufgenommen. >> Hier kannst Du ihn direkt anhören.