Leser-Fragen: Wie organisiere ich langfristige Aufgaben in der Reisenden To-Do-Sammlung?

10. Februar 2010

Immer wieder erhalte ich Leser-Zuschriften mit ganz konkreten Fragen. Danke dafür! Damit alle Querdenkern und Kreativen Chaoten davon profitieren können, stelle ich – mit Erlaubnis der Schreiber – die Ideen hier vor. Sie wollen auch Ideen bekommen oder Ihre Ideen weitergeben? E-mail schreiben genügt oder hier posten!

Guten Abend Frau Nussbaum,

gestern habe ich in einem Rutsch Ihr Buch „Organisieren Sie noch oder leben Sie schon“ durchgelesen. Es hat mir ausgesprochen gut gefallen. Ich beschäftige mich seit fast 17 Jahren mit dem Thema Selbstorganisation…Die meiste Zeit habe ich mit dem Time/system gearbeitet und hänge vielfach immer noch daran. Doch es ist eine Art Hassliebe, die mich (auch aus Kostengründen für die Kalendarien und Formblätter) immer mal wieder „abtrünning“ werden lässt. Dabei habe ich schon viel ausprobiert, von David Allens GTD bis his zu D*I*Y-Planner, vom Filofax bis zur einfachen To Do Liste in Word, von der Organisation mit ToDoList bis zu Ansätzen mit Outlook, ACT! oder auch mit Mindmaps.

Die Probleme, die Sie in Ihrem Buch mit diesen Systemen schildern, waren und sind oft auch die meinen (PDA geht gar nicht, habe ich nach sechs Wochen Palm Pilot gemerkt – extra aus den USA bestellt, weil es die hier noch nicht gab … ).

Mein Leben besteht aus einer selbstständigen Beratungstätigkeit mit vielen Kundenprojekten, dem Schreiben von Sachbüchern, der Akquise für eine Wirtschaftszeitung und meinem Privatleben mit den Hobbies Malen/Zeichnen und Schreiben. Regelmäßige Besuche in Fitness-Studios versuche ich da ebenso noch reinzuquetschen wie meinen Lebenspartner und natürlich Kontakte zur Familie und zu Freunden.

Soviel also zur Vorgeschichte. Oops, so lang sollte das gar nicht werden.

Ich war sofort begeistert von der Idee der „Reisenden To-Do-Sammlung„, die mich davon entbindet, ständig die nicht erledigten ToDos auf einen der Folgetage übertragen zu müssen. Jetzt könnte ich einfach damit anfangen und Ihnen nicht die Zeit stehlen, wenn ich Sie mit meiner Anfrage nerve, antworten Sie einfach nicht. Ich stehe aber vor dem Problem, dass ich neben der Fülle von Aufgaben auch sehr verschiedene davon habe:

  • einige dauern länger als vier Minuten, müssen aber kurzfristig erledigt werden – das sind die einfachen;
  • bei anderen wäre es besser, ich fange sofort damit an, aber sie brauchen länger (beispielsweise Texte, die erst noch 24 Stunden „ruhen“ müssen) und die ich schnell erledigt haben möchte, die aber final erst zu einem Termin Ende März gebraucht werden (und von daher zur Prokrastination geradezu einladen)
  • wieder andere kann ich jetzt noch nicht erledigen, weil mir Informationen dazu fehlen, ich weiß aber, dass sie zu einem bestimmten Zeitpunkt fertig sein müssen
  • und zu guter letzt gibt es solche, die ich zwar „irgendwann“ erledigen will, bei denen es aber auf zwei Monate nicht darauf ankommt.

Wie Sie es geschildert haben, bin auch ich ein sehr visueller Mensch. Mein Problem besteht nun darin, wie organisiere ich die Reisende To Do Liste, dass ich nicht ständig zurückblättern muss oder mir schon vor einiger Zeit eingetragene Aufgaben aus dem Blickfeld geraten? Und wie organisiere ich Aufgaben, die eine bestimmte Deadline haben, die ich aber in freien Momenten schon mal anfangen oder sogar erledigen könnte?

Sprich: Ich stehe vor dem üblichen Entscheidungsdilemma und Perfektionismus-Anspruch eines kreativen Chaoten. Hilfreich wären mir Screenshots oder Fotos von „Reisenden To Do Listen“ anderer Menschen. Ich habe danach gegoogelt, konnte aber nichts finden. Nun ist meine Hoffnung, Sie haben vielleicht so etwas in Ihrem Fundus.

Mit bestem Dank und freundlichen Grüßen

Birgit Schultz

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Hallo Frau Schultz,

herzlichen Dank für Ihre nette Mail, ja das Dilemma kenn ich.

Screenshots oder so habe ich leider nicht, was aber hilft, ist z.B. mit einem Büchlein zu arbeiten und mit einem farbigen Post-It einen Bereich optisch zu trennen, auf dem ich langfristige Aufgaben notiere. D.h. alle ca. 10 Seiten kommt so eine „Langfrist-Seite“ (oder auch mehrere).

Diese Dinge übertrage ich dann auch nicht, denn ich kann ja jederzeit zur farbigen Seite zurückgehen, bis da alles gestrichen ist, oder sich von selbst erledigt hat.

Wenn es mir zu viel „Zurückgeblättere“ ist, dann übertrage ich die offenen Punkte auf ein aktuelles Langfristblatt (kommt selten vor, und hilft beim Gedanken-Sortieren) oder geben diesen Aufgaben einen Termin (=Zeitinsel) im Kalender.

Mhh, habe ich das jetzt verständlich ausgedrückt??????

Viele Grüße

Cordula Nussbaum

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Hallo Frau Nussbaum,

Ihre Antwort war absolut verständlich und ja – das wird die Lösung sein. Herzlichen Dank!

Viele Grüße

Birgit Schultz

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