Geht es Dir auch so, dass Du viele To-Do´s als Mail erhältst?

Sehr systematische Menschen legen nun zu jeder Mail eine passende Aufgabe mit Termin zur Erledigung an. Beispielsweise mit der Aufgaben-Funktion in Outlook oder ihrem speziellen Aufgaben-Planungs-Tool. Oder sie legen Unterorder an, in die sie zu jedem Projekt die offenen To-Do´s speichern.

Klappt das bei Dir?

Dann weiter so!

Je höher allerdings Dein kreativ-chaotischer Anteil ist, desto schneller läuft diese systemtische Prozedur aus dem Ruder. Denn Kreativen Chaoten ist das zu aufwändig! Vor allem, weil die To-Do-Bereiche dann schnell überquellen, sie beim Notieren noch gar nicht wissen, wann sie diese Dinge erledigen wollen und sich somit schnell im (digitalen) Aufgaben-Dschungel verlieren. Oder sie verschieben zwar offene Tasks in Unterordner – und sie vergessen sie damit. Der Grund: Kreative Chaoten sind sehr häufig sehr visuelle Typen, und dann gilt: aus den Augen, aus dem Sinn!

Posteingang als To-Do-Sammlung nutzen – dank Flaggen setzen

Mache es einfach und pragmatisch! Nach dem KISS-Prinzip: Keep it simple and stupid :-).

Verwende einfach Deinen Posteingang als zentrale Sammelstelle für Deine offenen To-Do´s. Bilde also die Idee der Reisenden-To-Do-Sammlung ganz simple in Deinem eMail-Posteingang ab.

Und so geht das:

1. Überfliege z.B. am Morgen  oder nach einem Meeting alle neu eingegangenen eMails.
2. Sollte in einer eMail ein To-Do für Dich stecken, so vergib an diese eMail eine Flagge.
3. Stelle in Deinem Mail-Programm (Outlook) ein, dass geflaggte eMails in Deinem Posteingang nach oben rutschen (über die neuen, ungelesenen)
4. Unterscheide nicht, mit welchen Zeitpunkt die eMail gekennzeichnet werden soll – vergib einfach immer die gleiche Flagge für alle.
5. Entscheide nun, wann Du die geflaggten eMails abarbeiten willst.
   • Willst Du Dir für „eMail bearbeiten“ eine Zeitinsel nehmen?
   • Oder nach Lust und Laune immer mal wieder eine Mail-Aufgabe rauspicken?
   • Oder willst Du für umfangreichere Antworten gleich eine extra Zeitinsel für genau diese Aufgabe im Kalender reservieren?
6. Belasse die eingegangenen Aufgaben-Mails im Maileingang stehen. Mache Dir klar, es handelt sich hier um eine Aufgaben-SAMMLUNG – da steckt noch kein „Bombe“ drin.
7. Hast Du das To-Do in der eMail erledigt, dann klicke auf die Flagge – und sie wird zum grünen Häkchen.
8. Alles, was Du bislang nicht erledigt hast bleibt in Deiner Sammlung und reist von Tag zu Tag mit Dir mit. Du sparst Dir also wertvolle Lebenszeit, um unerledigte Aufgaben immer wieder übertragen zu müssen. Cool, oder?

Bonus-Tipp: Am Folge-Tag nach dem Flaggen erscheinen unerledigte eMails in roter Farbe. Falls Dich der Blick auf 30 (40, 50…..) ROTE Mails frustriert, dann stelle bei Outlook in den Einstellungen um, dass überfällige Mails grün werden (pink, blau…..). So hältst Du Dir auch optisch gut vor Augen, dass es eine SAMMLUNG ist.

Kleine Warnung: Bitte nutze zur Sammlung Deiner Aufgaben NICHT die Möglichkeit, Aufgaben-Mails wieder auf „ungelesen“ zu setzen. Aus eigener Erfahrung weiß ich, dass man schnell mal aus Versehen mit der Mouse über diese Mails fährt – und dann sind diese im Nirwana der Mails verschwunden. Nutze lieber die Funktion „Flagge setzen“.