Deep Work statt ständiger Erreichbarkeit

25. September 2018

Störungen, Unterbrechungen, Ablenkungen. In unserem beruflichen Alltag haben wir gerade mal drei Minuten, bevor Telefon, E-Mail oder Kollegen „in persona“ uns aus der Arbeit holen. Und wenn wir nicht von außen gestört werden, stören wir uns eben selbst: 63 mal pro Tag schauen einige von uns auf Handy. Alle 18 Minuten werfen wir einen Blick in die Postings der Sozialen Medien. Dummerweise benötigen wir rund 64 Sekunden, um nach dem Lesen einer Mail wieder zurück zur Arbeit zu finden. Rund vier bis acht Minuten brauchen wir, um nach einer (themenfremden) Störung den roten Faden wieder haben (1). Produktivität? Fehlanzeige!

Ja, wir glauben häufig, dass wir ach so produktiv und erfolgreich sind, wenn wir jederzeit auf das anspringen, was gerade kommt. Wenn wir uns wie die Feuerwehr auf die akuten Brände stürzen. Doch wir lügen uns in die eigene Tasche. Denn vor lauter Ad-hoc-Aktionen verlieren wir aus den Augen, was uns wirklich wichtig ist. Was uns wirklich voranbringt. Was uns wirklich am Herzen liegt.

Smartphone & Co. – ein Plädoyer für „Lerne-Wie“

Es ist an der Zeit, dass wir unseren Umgang mit den „neuen“ Kommunikations-Kanälen lernen. Wir haben mit Internet, Smartphone & Co. ganz wunderbare Hilfsmittel für einen engen Austausch rund um den Globus erhalten. Nur leider haben wir nie gelernt, damit umzugehen. Ich plädiere dafür, dass Fächer wie „Deep Work: störungsfreies Arbeiten“ oder „Digital Detox“ in den Stundenplan der Schulen aufgenommen wird. Braucht es dazu Gesetze, wie derzeit andiskutiert? Nun, wenn die Schulen eigeninitiativ ihre Schülerinnen und Schüler zu einem gesunden und verantwortungsbewussten Umgang erziehen kann, dann nein. Wenn allerdings Eltern ein Smartphone-Verbot während der Unterrichtszeit boykottieren, weil ihr Kind einfach immer erreichbar sein müsse, dann kann ein Gesetz durchaus eine Marschrichtung vorgeben.

Was Unternehmen tun, um Ablenkung zu vermeiden

Viele Unternehmen haben bereits erkannt, wie krank und unproduktiv uns die ständige Erreichbarkeit macht und steuern dagegen. Sie richten Email-freie Freitage ein, akzeptieren die Closed-Door-Policy, schaffen Ruhe-Zonen in den Büros und fördern teamweite „Zeitinseln für konzentriertes Arbeiten“. Und auch in puncto „Erreichbarkeit in der Freizeit“ werden Firmen aktiv. Zum Schutz der Mitarbeiter erlassen sie Erreichbarkeits-Regeln. Sie fördern „Digital Detox“ und begrenzen die Zustellung von Mails nach Feierabend gleich komplett, indem sie radikal nachts oder an den Wochenenden den Firmen-Email-Server abschalten (2).

Hier ein paar Praxis-Beispiele gegen ständige Erreichbarkeit:

  • Die Telekom verabschiedete bereits 2010 eine Policy, die den Führungskräften empfiehlt, E-Mails am Feierabend zu vermeiden.
  • Volkswagen verhängte 2011 eine strikte E-Mail-Sperre nach Feierabend für Tarifbeschäftigten mit einem Dienst-Smartphone. Die Geräte von VW-Mitarbeitern können seitdem von 18.15 Uhr bis 7 Uhr morgens keine Mails mehr empfangen.
  • BMW führte ein, dass die Zeiten der mobilen Erreichbarkeit explizit mit den Vorgesetzten vereinbart werden.
  • Continental etablierte einen Leitfaden, der freistellte wann wer wie erreichbar sein möchte und Tipps gab, abzuschalten‘, beispielsweise indem Filter für Telefonanrufe und E-Mails erklärt wurden oder die Mitarbeiter ermuntert wurden Kommunikationspausen zu definieren und diese transparent Kollegen und Vorgesetzten gegenüber zu kommunizieren.
  • Mitarbeiter des Autobauers Daimler können seit 2013 E-Mails während ihrer Abwesenheit automatisch löschen lassen. Der Betriebsrat hat die Regelung zusammen mit der Unternehmensleitung verabschiedet. Über die Löschung informiert der Abwesenheits-Assistent („Vielen Dank für Ihre Mail, die mich in meiner Urlaubszeit erreicht. Bitte beachten Sie, dass Ihre Mail deshalb gelöscht wird. Sollte es etwas wichtiges sein, dann mailen Sie mir bitte nach dem 23. März 2017 Ihr Schreiben erneut.“)
  • Auch Porsche-Betriebsratschef Uwe Hück will Mails, die außerhalb der Arbeitszeiten kommen, automatisch löschen lassen.
  • Das IT-Unternehmen Smartmove möchte die Produktivität seiner Mitarbeiter erhöhen, den Krankenstand senken und die Zufriedenheit steigern. Um diese Ziele zu erreichen, schaltet das Unternehmen den E-Mailverkehr zwischen 20:00 Uhr und 7:30 Uhr ab.
  • Email-Freier-Freitag: Wer bei CP Corporate Planning an einem Freitag mit einem Kollegen sprechen möchte, nutzt dafür keine Emails. Denn freitags läuft in dem Unternehmen alles unter dem Motto: Persönliches Gespräch statt unpersönlicher E-Mail.
  • Einmal die Woche herrscht bei allen Mitarbeitern der Leipold Group Funkstille. Dann sind die Anrufe umgeleitet, der Email-Account auf offline gestellt und die Türe zu den Büros verschlossen. „Stille Stunde“ heißt das in der Firmenzentrale in Wolfach.
  • Unsere französischen Nachbarn haben ab Januar 2017 ein Gesetz verabschiedet, dass die ständige Erreichbarkeit unterbinden soll. Die Reglung des Artikels 55 zur „Wahrung von Ruhezeiten, Urlaub und dem beruflichen wie familiären Leben“ betrifft in erster Linie Unternehmen mit über 50 Angestellten. Ab 1. Januar 2017 muss deren Firmenleitung alljährlich über diese Ansprüche mit der Belegschaft oder Gewerkschaftsvertretern beraten. Kommt dabei keine Einigung zustande, bestimmt die Firmenleitung unilateral über eine Art „Benimm-Charta“, um die digitale Beschäftigung der Arbeitnehmer zu regeln. Damit bleibt es letztlich den Unternehmen überlassen, wie sie das Recht auf Abschalten formal und inhaltlich organisieren. Oder ob sie überhaupt die gesetzlichen Auflagen anwenden.

Und was bringt es, wenn Unternehmen Ablenkungen vermeiden helfen?

Lasse Rheingans, Chef einer Digitalagentur in Bielefeld, hat klare Vorgaben gemacht. Jegliche Ablenkungen durch Social-Media oder Nachrichtenportale, ja sogar Small-Talk, sind in seiner Agentur verboten. Der Effekt: die Arbeitszeit der Mitarbeiter konnte von einer 40-Stunden auf eine 25-Stunden-Woche reduziert werden – bei gleichem Gehalt. Trotzdem stemmt das Team die gleiche Arbeit wie vor dem Verbot. Rheingans´ Credo: „Wenn man wirklich operativ fünf Stunden fokussiert arbeitet, hat man netto mindestens das  Gleiche geschafft wie an einem Acht-Stunden-Tag,“ so der Agenturchef in einem Artikel des Kreativen-Magazins PAGE (Heft 10.18, S. 43). Dennoch kommt das Zwischenmenschliche nicht zu kurz – denn wenn alle um 13 Uhr Feierabend machen, dann gehen die Mitarbeiter zusammen essen oder zum Sport.

Klare Vorgaben helfen

Wie erreichbar „müssen“ Sie sein? Häufig glauben wir, dass unsere Arbeitgeber, Kollegen oder Bekannten erwarten, dass wir permanent erreichbar sind. Wir wissen es aber nicht. 38 Prozent der Teilnehmer einer Studie der Uni Freiburg wussten beispielsweise nicht, ob ihr Chef außerhalb der Arbeitszeiten eine Reaktion auf arbeitsbezogene Anrufe, Mails oder Kurznachrichten erwarte. Resultat: sie waren immer „on“, um nichts zu verpassen. Der Ausweg: Besprechen Sie ganz klar, wer wann für was erreichbar sein muss. Und dann entspannen Sie sich.

Sie glauben berufliche Rückfragen in Ihrer Freizeit stressen Sie nicht? Die Freiburger Studie zeigte, dass selbst kurze Fragen an einem Sonntag-Nachmittag die Zufriedenheit mit dem Wochenende spürbar senkte. Bei mir kommt noch erschwerend hinzu, dass ich nach negativen Mails oder Messages mit einem To-Do für mich gedanklich nicht mehr abschalten kann. Die Erholung ist gelaufen!

Seit Jahren bin ich deshalb in meiner Freizeit nicht erreichbar. Der Anfang war leicht, weil ich entweder mein Handy daheim vergessen hatte, oder der Akku leer war. So lernten meine Familie und meine Freunde „Cordula kannst Du eh nie erreichen!“ Und auch heute passiert es, dass ich WhatsApp-Nachrichten erst zwei Tage später sehe, wenn ich mein Smartphone zur Hand nehme.

Technische Tricks & Apps nutzen, um Digital-Detox ernsthaft zu betreiben

Machen Sie sich nicht zum Sklaven Ihrer technischen Geräte. Machen Sie Ihrem Umfeld klar, dass Sie ab sofort „Digital-Detox“ betreiben und Phasen der Nicht-Erreichbarkeit zelebrieren. Holen Sie sich Unterstützung durch technische Hilfsmittel oder Apps wie „Forest“ oder „Freedom“. Bei Freedom können wir eingeben, wie lange wir nicht erreichbar sein wollen oder welche Apps und Seiten wir nicht besuchen wollen. Das Smartphone geht dann genau in dieser Zeitspanne nicht mehr. Egal, was wir versuchen – es ist gesperrt. Krasse Hammer-Methode, aber durchaus hilfreich 🙂

Sie glauben, so schlimm ist es doch gar nicht mit Ihrer Smartphone-Nutzung? Dann verschaffen Sie sich einen Überblick mit Tracking-Apps, die genau mitschreiben wann Sie was am Handy machen. Einen guten Überblick über passende Apps gibt es hier. Und seit der Aktualisierung der iPhone-Software vergangene Woche ist so ein Tracker sogar gleich fest mit drin, im System :-).

Ja, selbst die Hersteller erkennen, dass wir endlich lernen müssen (dürfen?), mit den schönen neuen Möglichkeiten umzugehen.Bleiben wir dran, und gehen wir off!

Wie ist das Ihnen? Wie gehen Sie mit der ständigen Erreichbarkeit um? Was unterstützt Sie dabei, Digital-Detox zu betreiben? Ich freue mich auf Ihre Ideen und Erfahrungen 🙂

(1) Vgl. Organisieren Sie noch oder leben Sie schon? Campus 2017, 3. Auflage, S. 275f.

P.S. Dieser Beitrag baut auf, auf dem „Mini-Plädoyer #10 Schotte Dich ab!“ im Buch LMAA – 66 Mini-Plädoyers für mehr Mut, Leichtigkeit und Gelassenheit. Hier gibt es mehr zum und aus dem Buch.

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Dimitra

Liebe Cordula, vielen Dank für diese Zeilen. Oft habe ich mich selbst erwischt – beim surfen, beim Festkleben am Bildschirm, beim Zeit verrinnen lassen. Da hilft: das eigene Nutzungsverhalten erkennen und analysieren, einen besseren Umgang versuchen, dran bleiben! Manchmal genügt es, sich vorzustellen, wie man bei den eigenen Kindern da steht: „Weg vom Gerät“ predigen, und selbst „das Gerät“ nicht aus den Augen lassen… das geht nicht lange gut 😉 Ich versuche, mich nicht vereinnahmen zu lassen, es gibt Zeiten dafür und deep work Phasen. Als eher kreative Chaotin gehe ich oft den sehr schmalen Grat: ich brauche den schnellen… mehr »

Cordula Nussbaum

……..und ist ganz im Sinne von Sir Angus Grossart, einem schottischen Unternehmer, der sagte: „Lieber sterbe ich an Erschöpfung, als an Langeweile!“ 🙂

Dimitra

… ja, dieser Spruch hätte auch von mir stammen können 🙂