Würdest Du auch gerne mal mehr Arbeit an andere Menschen delegieren?

Endlich mal Aufgaben abgeben, um damit mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge zu haben?

Willkommen im Club! Die meisten Menschen haben mehr Aufgaben auf der To-do-Liste, als sie realistisch betrachtet bewältigen können. Wie naheliegend wäre es da, Aufgaben mal abzugeben? Mal andere arbeiten zu lassen? To-Do´s und Verpflichtungen zu delegieren?

Doch vielen Menschen fällt es schwer, andere Menschen mit ihren Themen zu betrauen. Selbst Führungskräfte, die ja rein hierarchisch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben, an die sie delegieren könnten, machen immer noch viel zu viel selbst. Studien zufolge verbringen sie rund 50% ihrer Arbeitszeit mit Verwaltungskram oder operativem Geschäft. Nur in 13% ihrer Arbeitszeit gehen sie ihrer Führungsrolle nach (Quelle: Lass Mal Andere Arbeiten, S. 15).

Warum wir nicht oft genug delegieren

Warum aber geben wir nicht öfters mal ab? Häufig, weil wir einfach noch nicht bereit sind!

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Aus diesen vier Gründen klappt Delegieren meistens nicht

  • Innere Haltung: Manche Menschen möchten im tiefsten Inneren ihres Herzens gar keine Aufgaben abgeben – kein Wunder, dass Delegieren dann auch nicht klappt! Sie haben Angst, an Einfluss zu verlieren, nicht mehr wichtig zu sein oder sind ganz einfach immer neugierig auf alle anstehenden Aufgaben. Sie wollen nett sein, und anderen nicht zur Last fallen oder übeschätzen das eigenen Zeitbudget erheblich. Was immer es auch ist, was Dich am Delegieren hindert: finde es heraus. Denn in den meisten Fällen gilt bei uns erwachsenen Menschen: Gefahr erkannt, Gefahr gebannt.

  • Fehlendes Faktenwissen: Immer wieder erlebe ich in meiner Arbeit als Coach oder Trainerin, dass Menschen im beruflichen aber auch im privaten Alltag zu wenig Aufgaben an Dritte abgeben, weil ihnen nötiges Faktenwissen fehlt.

    • Hast Du Dir beispielsweise schon mal Gedanken gemacht, welchen Wert – rein rechnerisch – eine Lebensstunde von Dir hat? Und welchen – fiktiven – Betrag Du verschleuderst, wenn Du Dich um unwichtigen Kram selbst kümmerst? Oder welchen Wert Du vergeudest, wenn Du Menschen in Deinem Umfeld hättest, die Deine Aufgabe sehr viel besser und schneller machen könnten als Du? Aber Du lässt sie nicht ran?
    • Wusstest Du, das es gerade im agilen Alltag wichtig ist, richtig zu Delegieren? Sagen Dir die Begriffe „Servant Leadership“, „OKR“ oder „Planning Poker“ etwas?
    • Oder gibst Du Aufgaben nicht wirklich gut ab, weil Du die 7 Stufen der Delegation nicht kennst?

Die sieben Stufen der Delegation

7 Stufen der Delegation

Mach Dir klar, in welchem Umfang Du Aufgaben und Verantwortung abgeben willst. Und sorge dafür, dass auch der Aufgaben-Annehmende sich darüber im Klaren ist, auf welcher Stufe der Delegation Ihr Euch befindet.

  • Erteilst Du lediglich eine Anweisung? Und du behältst den Hut für diese Aufgabe auf Deinem Kopf? (Stufe 1)
  • Oder seid Ihr auf der 7. Stufe der Delegation, auf der der Andere umfassende Befugnisse und Kompetenzen hat?

Erfahrungsgemäß klappt Delegieren nicht oder nur mäßig, weil die Beteiligten von völlig unterschiedlichen Stufen ausgehen.

  • Keine klaren Prioritäten: Weißt Du, welche Aufgaben, Verpflichtungen und Aktivitäten in Deinem Alltag so wichtig, sind, dass sie nur von Dir höchstpersönlich erledigt werden sollten? Häufig fehlt uns in unserer beruflichen Tätigkeit oder auch im privaten Alltag hier der klare Blick. Wir meinen, irgendwie immer für alles selbst zuständig zu sein. Und kommen deshalb gar nicht auf die Idee zu Delegieren.

  • Fehlendes „Handwerkszeug“: Die letzte Hürde, die zu nehmen ist, wenn wir erfolgreich Delegieren wollen ist das „Wie?“ Denn selbst wenn Du wirklch abgeben willst, manchmal steckt der Teufel im Detail und da ist es gut, die „Fünf Goldenen Prinzipien für erfolgreiches „Tu Du!“ zu kennen.

    • Prinzip #1: Die richtige Aufgabe auswählen – welche Aufgaben sind überhaupt geeignet, um sie zu Delegieren?
    • Prinzip #2: Die richtige Person auswählen – wer ist überhaupt geeignet, um diese Aufgabe zu übernehmen?
    • Prinzip #3: Richtig briefen – beispielsweise mit den 7 W-Fragen
    • Prinzip #4: Feedback geben – aber richtig!
    • Prinzip #5: Verantwortung abgeben- aber richtig!

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In diesem 3. Band meiner erfolgreichen LMAA!-Reihe bekommst Du die besten Strategien aus der Praxis für die Praxis. Lerne die Fallstricke der Zusammenarbeit zu entlarven und lebe endlich ein befreiendes „Tu Du!“

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Wer ist die Autorin von Lass Mal Andere Arbeiten?

Cordula Nussbaum, Coach & Autorin

Cordula Nussbaum coacht und trainiert seit vielen Jahren Berufstätige dabei, produktiv und gelassen zu arbeiten. Ihrer Erfahrung nach sind erfolgreiche Menschen vor allem eines: erfolgreiche „Tu Du!“-Sager. Die lebhafte Münchnerin begeistert Millionen Menschen mit ihren Büchern, dem BLOG GlüXX-Factory und Vorträgen zum Thema persönlicher Erfolg. Ihren Podcast „Kreatives Zeitmanagement“ haben bis dato 2 Millionen Menschen weltweit heruntergeladen. Der SPIEGEL Wissen bezeichnet sie als „Deutschlands führende Expertin im Thema Zeitmanagement“.  Sie ist Autorin von derzeit 21 Büchern. Eines davon wurde von Stiftung Warentest ausgewählt, geprüft und für empfehlenswert unter den aktuellen Zeitmanagement-Ratgebern ausgezeichnet. Cordula lebt mit ihrem Mann und ihren beiden Kindern südlich von München und liebt es in der Hängematte zu liegen und zu lesen.

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