Würdest Du auch gerne mal mehr Arbeit an andere Menschen delegieren?

Endlich mal Aufgaben abgeben, um damit mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge zu haben?

Willkommen im Club! Die meisten Menschen haben mehr Aufgaben auf der To-do-Liste, als sie realistisch betrachtet bewältigen können. Wie naheliegend wäre es da, Aufgaben mal zu abzugeben? Mal andere arbeiten zu lassen? To-Do´s und Verpflichtungen zu delegieren?

Doch vielen Menschen fällt es schwer, andere Menschen mit ihren Themen zu betrauen. Selbst Führungskräfte, die ja rein hierarchisch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben, an die sie delegieren könnten, machen immer noch viel zu viel selbst. Studien zufolge verbringen sie rund 50% ihrer Arbeitszeit mit Verwaltungskram oder operativem Geschäft. Nur in 13% ihrer Arbeitszeit gehen sie ihrer Führungsrolle nach (Quelle: Lass Mal Andere Arbeiten, S. 15).

Warum wir nicht oft genug delegieren

Warum aber geben wir nicht öfters mal ab? Häufig, weil wir einfach noch nicht bereit sind!

Wie ist das bei Dir? Finde mit unserem Gratis-Check heraus, wie gut Du bereits im Delegieren bist. Und was Du brauchst, um wirklich wirkungsvoll und erfolgreich „Management by delegation“ zu betreiben.

Aus diesen vier Gründen klappt Delegieren meistens nicht

  • Innere Haltung: Manche Menschen möchten im tiefsten Inneren ihres Herzens gar keine Aufgaben abgeben – kein Wunder, dass Delegieren dann auch nicht klappt! Sie haben Angst, an Einfluss zu verlieren, nicht mehr wichtig zu sein oder sind ganz einfach immer neugierig auf alle anstehenden Aufgaben. Sie wollen nett sein, und anderen nicht zur Last fallen oder übeschätzen das eigenen Zeitbudget erheblich. Was immer es auch ist, was Dich am Delegieren hindert: finde es heraus. Denn in den meisten Fällen gilt bei uns erwachsenen Menschen: Gefahr erkannt, Gefahr gebannt.

  • Fehlendes Faktenwissen: Immer wieder erlebe ich in meiner Arbeit als Coach oder Trainerin, dass Menschen im beruflichen aber auch im privaten Alltag zu wenig Aufgaben an Dritte abgeben, weil ihnen nötiges Faktenwissen fehlt.

    • Hast Du Dir beispielsweise schon mal Gedanken gemacht, welchen Wert – rein rechnerisch – eine Lebensstunde von Dir hat? Und welchen – fiktiven – Betrag Du verschleuderst, wenn Du Dich um unwichtigen Kram selbst kümmerst? Oder welchen Wert Du vergeudest, wenn Du Menschen in Deinem Umfeld hättest, die Deine Aufgabe sehr viel besser und schneller machen könnten als Du? Aber Du lässt sie nicht ran?
    • Wusstest Du, das es gerade im agilen Alltag wichtig ist, richtig zu Delegieren? Sagen Dir die Begriffe „Servant Leadership“, „OKR“ oder „Planning Poker“ etwas?
    • Oder gibst Du Aufgaben nicht wirklich gut ab, weil Du die 7 Stufen der Delegation nicht kennst?

Die sieben Stufen der Delegation

7 Stufen der Delegation

Mach Dir klar, in welchem Umfang Du Aufgaben und Verantwortung abgeben willst. Und sorge dafür, dass auch der Aufgaben-Annehmende sich darüber im Klaren ist, auf welcher Stufe der Delegation Ihr Euch befindet.

  • Erteilst Du lediglich eine Anweisung? Und du behältst den Hut für diese Aufgabe auf Deinem Kopf? (Stufe 1)
  • Oder seid Ihr auf der 7. Stufe der Delegation, auf der der Andere umfassende Befugnisse und Kompetenzen hat?

Erfahrungsgemäß klappt Delegieren nicht oder nur mäßig, weil die Beteiligten von völlig unterschiedlichen Stufen ausgehen.

  • Keine klaren Prioritäten: Weißt Du, welche Aufgaben, Verpflichtungen und Aktivitäten in Deinem Alltag so wichtig, sind, dass sie nur von Dir höchstpersönlich erledigt werden sollten? Häufig fehlt uns in unserer beruflichen Tätigkeit oder auch im privaten Alltag hier der klare Blick. Wir meinen, irgendwie immer für alles selbst zuständig zu sein. Und kommen deshalb gar nicht auf die Idee zu Delegieren.

  • Fehlendes „Handwerkszeug“: Die letzte Hürde, die zu nehmen ist, wenn wir erfolgreich Delegieren wollen ist das „Wie?“ Denn selbst wenn Du wirklch abgeben willst, manchmal steckt der Teufel im Detail und da ist es gut, die „Fünf Goldenen Prinzipien für erfolgreiches „Tu Du!“ zu kennen.

    • Prinzip #1: Die richtige Aufgabe auswählen – welche Aufgaben sind überhaupt geeignet, um sie zu Delegieren?
    • Prinzip #2: Die richtige Person auswählen – wer ist überhaupt geeignet, um diese Aufgabe zu übernehmen?
    • Prinzip #3: Richtig briefen – beispielsweise mit den 7 W-Fragen
    • Prinzip #4: Feedback geben – aber richtig!
    • Prinzip #5: Verantwortung abgeben- aber richtig!

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Hole Dir jetzt die besten Strategien, damit Delegieren und Aufgaben abgeben richtig gut klappt. Mache es wie zahlreiche andere Menschen, und besorge Dir mein Buch „Lass Mal Andere Arbeiten! Wie Du Aufgaben gekonnt abgibst“, das gleich in der Woche des Erscheinens auf Platz 1 der Amazon-Bestseller-Liste in der Rubrik „Management“ war.

In diesem 3. Band meiner erfolgreichen LMAA!-Reihe bekommst Du die besten Strategien aus der Praxis für die Praxis. Lerne die Fallstricke der Zusammenarbeit zu entlarven und lebe endlich ein befreiendes „Tu Du!“

delegieren

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Wer ist die Autorin von Lass Mal Andere Arbeiten?

Cordula Nussbaum, Coach & Autorin

Cordula Nussbaum coacht und trainiert seit vielen Jahren Berufstätige dabei, produktiv und gelassen zu arbeiten. Ihrer Erfahrung nach sind erfolgreiche Menschen vor allem eines: erfolgreiche „Tu Du!“-Sager. Die lebhafte Münchnerin begeistert Millionen Menschen mit ihren Büchern, dem BLOG GlüXX-Factory und Vorträgen zum Thema persönlicher Erfolg. Ihren Podcast „Kreatives Zeitmanagement“ haben bis dato 2 Millionen Menschen weltweit heruntergeladen. Der SPIEGEL Wissen bezeichnet sie als „Deutschlands führende Expertin im Thema Zeitmanagement“.  Sie ist Autorin von derzeit 21 Büchern. Eines davon wurde von Stiftung Warentest ausgewählt, geprüft und für empfehlenswert unter den aktuellen Zeitmanagement-Ratgebern ausgezeichnet. Cordula lebt mit ihrem Mann und ihren beiden Kindern südlich von München und liebt es in der Hängematte zu liegen und zu lesen.

Nicht alles, was wir machen müssen, müssen wir selbst machen. Und doch halten wir viel zu oft an Aufgaben fest, die andere mindestens genauso gut erledigen könnten. So schaffst Du es Aufgaben abzugeben, und mehr als nur freie Zeit zu gewinnen……

Obwohl sich die Arbeit bei Dir gerade türmt, fällt Dir immer wieder ein enorm wichtiger Grund ein, warum diese spezielle Aufgabe unbedingt nur von Dir erledigt werden kann. Weil die Erfahrung gezeigt hat, dass es keiner besser macht als Du? Oder, weil Du bisher immer der Hauptverantwortliche warst und es noch nicht gelernt hast, wichtige Aufgaben an andere im Team abzugeben. Traue Dich. Denn „Verantwortung abgeben“ bedeutet nicht nur eine Entlastung für Dich persönlich, sondern stärkt auch die Beziehung zwischen Dir und Deinen Kollegen. Und das wirkt sich langfristig auf die gute Zusammenarbeit und die Freude an der eigenen Arbeit aus.

Hier ein paar Strategien, mit denen Delegieren leicht fällt:

  • Mache Dir zunächst eine Liste bzw. eine Übersicht darüber, was in nächster Zeit alles ansteht. Dann überlege Dir, welche Tätigkeiten Du abgeben kannst. In Manches bist Du vielleicht schon zu stark eingebunden, als dass es noch Sinn macht, einen Mitarbeiter einzubinden oder im Kollegenkreis weiterzugeben.
  • Springe über Deinen eigenen Schatten. Der Mitarbeiter unterscheidet sich in der Herangehensweise? Ja, und? Frage Dich lieber nach dessen Qualitäten und Arbeitspräferenzen. Welche Projekte sind unter seiner Obhut gut gelaufen? Wenn Dir spontan mehrere Bereiche einfallen, die Dein Mitarbeiter mit Bravour meisterte, dann solltest Du nicht länger zögern.
  • Deine Mitarbeiter kennen es nicht von Dir, dass Du Aufgaben an sie abgibst? Dann ist es für beide Seiten am besten, wenn Du mit kleinen Schritten anfängst. Gebe zunächst das ab, wo Dein Herzblut am wenigsten dran hängt. So kannst Du Dich im Abgeben üben – und Du überrumpelst Deine Mitarbeiter nicht mit Deinem neuen „Image“.
  • Entwerfe mit Deinem Team einen gemeinsamen Einsatz- und Terminplan, bis wann Dir welche Ergebnisse vorliegen müssen. Und halte dabei unbedingt fest, wem Du was anvertraut habst. Hänge den Plan an die Wand – plakativ, und sichtbar für alle.
  • Das Einarbeiten Deines Mitarbeiters kann zunächst ein zeitlicher Mehraufwand sein. Weil Du Dich anfangs noch öfters mit ihm zusammensetzen musst, um die weitere Vorgehensweise zu besprechen, oder um offene Fragen zu klären. Sehe diese Absprachen als eine langfristige Investition: Beim nächsten oder übernächsten Mal fragt Dein Mitarbeiter weniger nach, weil ihm viele Dinge bereits geläufig sind.
  • Frustriere Deine künftigen „Helfer“ nicht, indem Du nur belanglose Jobs an sie weiter gibst. Um herauszufinden, ob das gemeinsame Arbeiten funktioniert, können „Einstiegsaufgaben“ sinnvoll sein. Der Mitarbeiter muss allerdings mit der Zeit das Gefühl haben, dass Du ihm voll und ganz vertraust. Nur so bleibt seine Motivation am Leben. Lässt Du permanent Deine Zweifel spüren, scheitert das gemeinsame Projekt – und anstelle von Teamgeist wächst nur der Frust.

Wage den Sprung ins kalte Wasser! Du wirst selbst viel mehr Zeit für das Wesentliche haben und obendrein mit motivierteren Mitarbeitern im Team zusammenarbeiten.

Habst Du selbst Delegier-Erfahrung? Bei welchen Aufgaben klappt es gut, wo weniger? Kennst Du die Kraft der technischen Helferleins?
Wir freuen uns auf Deine Kommentare.

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