Zeit für das Wichtige haben – so helfen Zeitinseln & Blocker wirklich

12. August 2017

„Zeit, die wir uns nehmen, ist Zeit, die uns etwas gibt.“ Sagt der österreichische Poet Ernst Ferstl. Und das gilt umso mehr, je mehr wir um die Ohren haben. Denn je mehr wir schaffen wollen von unserer ellenlangen To-Do-Liste, desto mehr sind wir beschäftigt – aber das Wichtige fällt unter den Tisch. Zeit, das zu ändern. Uns das Wichtige nicht nur vorzunehmen, sondern zu tun. Meine besten Tipps dazu!

Wie oft haben Sie sich schon gesagt „Ich habe keine Zeit, dieses Projekt anzuschieben!“. „Ich habe keine Zeit, mich mit Freunden zu treffen!“. „Ich habe keine Zeit, mal faul zu sein!“. Und natürlich wissen wir alle: solche Vorhaben scheitern nicht daran, dass wir keine Zeit HABEN. Sondern sie scheitern daran, dass wir uns die Zeit nicht NEHMEN.

Ja, es ist eine Binsenweisheit: „Nimm Dir die Zeit für das Wichtige, dann schaffst Du es auch!“ In der Theorie ist das ganz simpel. Aber in der Realität stellt uns das vor erhebliche Herausforderungen.

Im Laufe meiner Seminare und Vorträge habe ich zahlreiche „Ja, aber…..“-Bedenken kennen gelernt, die verhindern, dass wir das tun, was wir uns „eigentlich“ vorgenommen haben. Hier eine kleine Sammlung der Hindernisse und meine Tipps dazu.

Hinderniss # 1: Ich habe alle meine wichtigen Aufgaben im Kopf und weiß, wann ich sie im Laufe des Tages erledigen will. Aber dann kommen mein Chef oder meine Kollegen und drücken mir andere Sachen rein.

Tipp: Kennen Sie das Prinzip der Schriftlichkeit? Es bedeutet, dass wir am besten alle offenen Aufgaben und offenen Verpflichtungen aufschreiben. Beispielsweise in der Reisenden-To-Do-Sammlung. Das macht den Kopf frei für konzentriertes, produktives Denken.
In Bezug auf unsere Tagesgestaltung und die Einträge in unserem Kalender hat das Prinzip der Schriftlichkeit noch einen Vorteil: wenn wir unsere Aufgaben in Form einer Zeitinsel aufschreiben (einen Blocker im Kalender eintragen), dann erhöhen wir die Verbindlichkeit, sie zu erledigen. Wir erhöhen den Druck auf uns, es zu tun. Wichtig dabei: bitte schreiben Sie nicht ALLE Aufgaben, die Sie erledigen wollen als Zeitinsel oder Blocker in Ihren Kalender. Denn sonst ist Ihre Woche sofort knallvoll – und alleine schon der Blick in den Kalender schnürt Ihnen den Atem ab. Besonders wenn Sie ein Kreativer Chaot sind – ein Igor Ideenreich oder eine Hanni Herzlich. Schreiben Sie nur ausgewählte Aufgaben, die ihnen ganz besonders am Herzen liegen als Zeitinsel (Blocker) in den Kalender rein. Wenige Zeitinseln sind leichter zu „verteidigen“ gegen Einflüsse von Chefs und Kollegen als viele. Beispielsweise mit der Formulierung: „Ich mache jetzt gerade noch die Präsentation fertig, in 30 Minuten kümmere ich mich darum!“.

Hinderniss #2: „Ich weiß, wann ich im Laufe des Tages meine Aufgaben erledigen will. Doch dann schreiben mir andere in mein Outlook einfach Termine rein, zu Zeiten, in denen ich doch arbeiten will.“

Tipp: So genial unter Kollegen vernetzte Outlook-Kalender (Lotus/Google….Kalender) sind, um sich schnell und unkompliziert abstimmen zu können, so ätzend sind sie, weil wir damit anderen Menschen die Hoheit über unsere Tagesgestaltung geben. Holen Sie sich die Hoheit zurück! Und zwar indem Sie ab sofort Zeitinseln in Ihren Kalender schreiben. Gerade Kreative Chaoten machen das nicht gerne. Und so herrscht bei den meisten Kreativen Chaoten gähnende Leere im Kalender. Aber nicht, weil sie nichts zu tun haben! Sondern weil sie einfach keine Lust haben, Tasks irgendwo einzutragen. Sie wollen sich nicht festlegen. Sie wollen spontan bleiben dürfen. Sie empfinden es als überflüssigen Verwaltungsakt, Aufgaben zu terminieren.
Schaffen Sie Ihre Aufgaben so zu erledigen, wie Sie es wollen? Prima, dann brauchen Sie die Zeitinseln für Aufgaben im Outlook-Kalender nicht. Je mehr aber andere Menschen die „Leere“ im Kalender nutzen, um Ihnen Termine einzustellen (oder zumindest anzufragen), desto mehr dürfen Sie ab sofort sich den Freiraum im Tag (wieder) holen, den Sie brauchen. Tragen Sie also Zeitinseln für „WICHTIGE PROJEKTARBEIT“ oder ähnliche schlaue Titel ein. Welche Aufgabe Sie dann exakt in der Zeit machen, das entscheiden Sie dann spontan. Hauptsache, diesen Zeitraum kann Ihnen keiner nehmen!

Hinderniss #3: „Ich habe zwar im Kalender mit Blocker terminiert, welche Aufgabe ich tun will. Aber dann kommt eine neue, wichtige (!) Aufgabe und ich muss meinen Vorsatz ändern.“

Tipp: Je kreativ-chaotischer Ihr Alltag ist – sprich je agiler, je dynamischer, je mehr „VUCA-World“ – desto schneller ändern sich tatsächlich die Prioritäten. Deshalb funktioniert heutzutage auch die Strategie „Machen Sie einen Tagesplan und arbeiten Sie den ab!“ aus dem klassischen Zeitmanagement überhaupt nicht mehr. Unser Alltag ist heute nicht mehr so planbar, so strukturierbar wie noch vor 50 Jahren. Und das bedeutet: je schneller sich bei Ihnen die Dinge verändern, desto mehr Luft dürfen Sie in Ihre Tagesgestaltung legen für „Überraschendes“. Das heißt, Sie verplanen nur sehr wenig Ihrer Zeit, und lassen viel Freiraum dazwischen für die Aufgaben, die dann eben kommen.

Hinderniss #4: „Ich habe Blocker für meine Aufgaben notiert, kann aber einfach nie störungsfrei arbeiten!“

Permanente Erreichbarkeit und ständig aus der Arbeit gerissen zu werden ist heute einer der größten Stressfaktoren und Zeitfresser geworden. Aus diesem Grund ist es wichtiger denn je, störungsfreie Zeiten zu schaffen. Und das klappt nur, wenn wir das im Kollegenkreis gemeinsam einführen.
Machen Sie im Team  aus, wann sich jeder von Ihnen mal für ein oder zwei Stunden in der Woche zurückziehen kann, um in Ruhe endlich mal was wegzuarbeiten. Diskutieren Sie über die Möglichkeiten von Home-Office-Tagen (oder halben Tagen), von „Denkzellen“ im Bürogebäude (extra Zimmer oder leerstehende Büros bzw. ungenutzte Konderenzräume). Stellen Sie die Open-door-Policy auf den Prüfstand. Im Großraumbüro vereinbaren Sie deutlich sichtbare „Hier-wird-konzentriert-gearbeitet“-Signale wie Kopfhörer, Ampelsysteme oder ähnliches.
Ich weiß, solche störungsfreien Zeiten sind wahrlich nicht leicht einzurichten – und zu halten. Aber wenn Sie es schaffen, dann ist der Effekt gigantisch! In vielen Firmen, die inspiriert von meinen Seminaren störungsfreie Zeiten eingerichtet habe, stiegen Produktivität und vor allem die Zufriedenheit der Mitarbeiter sprunghaft an.

Mehr Hindernisse und Tipps folgen 🙂

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