Was 25 000 Dollar mit Ihren Prioritäten zu tun haben

13. September 2017

Prioritäten setzen? Wissen, was wirklich wichtig ist? Das ist für viele Menschen heute echt eine harte Nuss geworden. Besonders Kreative Chaoten tun sich häufig schwer, hier eine klare Entscheidung zu treffen. Nicht weil sie es nicht können. Nein. Sondern weil so viele Themen einfach immer superspannend sind. Folgende bekannte Methoden können Ihnen helfen, Prioritäten zu setzen und damit eine Schneise in Ihren Aufgaben-Dschungel zu schlagen. Neben dem guten alten Eisenhower-Modell – und seiner Anpassung an die Bedürfnisse der Kreativen Chaoten – habe ich Ihne heute ein paar „Klassiker“ zusammengestellt. Also gut bekannte Methoden um Prioritäten zu setzen.

Lesen Sie diese Methoden durch – und wandeln Sie sie dann bitte so ab, wie es für Sie am besten taugt. Denn: viele dieser Priorisierungs-Methoden fussen darauf, dass wir in einem sehr gut planbaren Umfeld arbeiten. Heute ist aber unsere Gesellschaft und Arbeitswelt so schnell und komplex geworden, dass sich Prioritäten ständig ändern. Wer nun die Methoden jedes Mal 1:1 anwendet, der wird sehr schnell festellen, dass Sie vor lauter Planen und Priorisieren überhaupt nicht mehr zu Tun kommen.

Folgende Methoden können Ihnen helfen, Prioritäten zu setzen:

Idee #1: Prioritäten setzen mit der 25.000-Dollar-Methode

Diese Methode basiert auf einer echten Begebenheit und soll sich so Anfang 1900 ereignet haben. Charles Schwab, Präsident der United States Steel Corporation, eines der damals größten Konzerne der Welt, übernahm die Bethlehem Steel und führte sie im Dezember 1904 an die Börse. Bethlehem Steels Produkte eröffneten das Wolkenkratzer-Zeitalter und das Unternehmen wurde später zum zweitgrößten Stahlkonzern der Welt. Eines Tages engagierte Charles Schwab den Unternehmensberater Ivy Lee als persönlichen Coach, um eine Idee zu erhalten, wie er seine Zeit besser nutzen könne.

Die Honorar-Vereinbarung: sollte Schwab mit seiner Beraterleistung nicht zufrieden sein, schuldete er Lee kein Honorar. War er hingegen zufrieden, sollte er Lee einen angemessenen Betrag bezahlen – die Höhe wurde nicht vereinbart.

Nach drei Monaten erhielt Lee einen 25.000-Dollar-Scheck von Schwab zugeschickt – zur damaligen Zeit ein kleines Vermögen! So machte sich die von Lee gegebene Anweisung als die 25.000-Dollar-Methode einen Namen.

Und das hatte Lee vorgeschlagen: Ivy Lee gab Schwab ein leeres Blatt Papier  und einen Stift. Danach sagte ihm: „Schreiben Sie einfach mal alles auf, was Sie morgen zu tun haben. Wenn Sie alle Aufgaben aufgelistet haben, vergleichen Sie sie nach ihrer Priorität: Falls Morgen plötzlich unerwartet einige Maschinen defekt sind,  dadurch die ganze Produktion still steht, Sie sich umgehend darum kümmern müssen und so nur noch für eine einzige Aufgabe von der eben erstellte Liste Zeit wäre, welche würden Sie auswählen?  Für welche Aufgabe würden  Sie sich entscheiden, wenn Sie nur eine einzige von der ganze Liste erledigen könnten? Schreiben Sie vor  diese die Nummer „1“.

Welche von ihnen dann noch verbleibenden Aufgaben würden Sie wählen, wenn sie nur noch eine einzige davon  unterbringen könnten? Dieser geben Sie die Nummer zwei.

Und so weiter, bis sie eine Rangfolge für die gesamte Liste gebildet haben.

Fangen Sie dann morgens zuerst mit der  Nummer eins an, gleich als erstes. Tun sie nichts  anderes, bis Sie diese Aufgabe erledigt haben! Überprüfen sie danach ihre Liste noch einmal: hat sich inzwischen etwas verändert, so dass di e dortige Nummer zwei nach unten rutscht? Ist irgendetwas passiert, das so wichtig ist, dass Sie sich gleich noch einmal darum kümmern sollten und es somit zur neuen Nummer zwei wird?

Passen Sie gegebenenfalls ihre Liste an und machen Sie mit der Nummer zwei weiter. Tun Sie nichts anderes, bis Sie diese Aufgabe erledigt haben. Dann legen Sie eine kurze Erholungspause ein und setzen sich danach an die Nummer drei usw.

Auch wenn sie am Ende des Tages nicht alles erledigt haben, ist das nicht so tragisch. So ist das Leben. Aber mit dieser Methode haben Sie wenigstens die allerwichtigsten Dinge geschafft, statt sie dauernd liegen zu lassen – das, was wirklich zählt.

Versuchen Sie es, solange sie wollen. Wenn sie von der Wirksamkeit dieses Systems überzeugt sind, schicken Sie mir einen Scheck und entscheide selbst dieser Tipp wert ist.“

Charles Schwab sagte später, dass diese Art Prioritäten zu setzen die gewinnbringendste Lektion gewesen sei,  die er in seiner gesamten Managementkarriere gelernt habe. (Nach R. A. Mackenzie „Die Zeitfalle „, Heidelberg 1974, Seite 41 f.)

Kernidee:

Wie gesagt, bitte gehen Sie jetzt nicht hin und bewerten Sie alle 1000 Einträge Ihrer Reisenden-to-Sammlung (My Could-do-Collection) nach diesem Prinzip! Aber ich finde alleine mit der ersten Frage – wenn morgen alles brennt – was wäre super-wichtig zu tun? können wir uns schon ein Stück weit sortieren 🙂

Bonus-Tipp: Wie Sie diese 25000-Dollar-Methode mit Hilfe von Outlook umsetzen können, das erklärt Ihnen mein Kollege Holger Wöltje* in diesem Video-Turorial.

* Holger und ich halten häufig gemeinsam Live-Seminare: ich mache die Grundlagen „Zeit- und Prioritäten-Management“ er macht dann on top einen halbe Tag Umsetzung der Tipps mit und in Outlook. Eine gute Kombi 🙂

Idee #2: Prioritäten setzen mit der ABC-Analyse

Mit der aus der Betriebswirtschaft bekannten ABC-Analyse können wir auch in unserem Umgang mit Aufgaben und Prioritäten etwas lernen. ACHTUNG: bitte nicht verwechseln mit den A-, B-, C-Aufgaben nach Eisenhower!

Bei der ABC-Analyse (3er-Prioritätenklassifizierung) geben wir unseren Aufgaben ein Label mit der Priorität hoch, mittel oder niedrig in Hinblick auf die folgenden Fragestellungen.

  • Was muss getan werden? A-Aufgaben
  • Was soll getan werden? B-Aufgaben
  • Was kann getan werden? C-Aufgaben

Und das, was getan werden muss, dann tun wir dann 🙂

Kern-Idee:

In der Betriebswirtschaft sehen wir mit einer ABC-Analyse beispielsweise deutlich, dass einge Kunden uns viel bringen, an Gewinn, Renomée, Weiterentwicklungsmöglichkeiten (A-Kunden) und andere nur wenig bis nix (C-Kunden). Und so wie wir uns idealerweise am besten um A-Kunden kümmern, dürfen wir uns auch vorrangig um A-Aufgaben kümmern, statt uns in C-Aufgaben zu verzetteln. HIerbei spielt die Dringlichkeit keine Rolle und schlichtweg nur die Frage: was ist wie wichtig für mich, für uns?

Weitere Methoden folgen in Kürze.

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