Offene Aufgaben im Griff – mit der Reisenden To-do-Sammlung

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(c) Webinar im Rahmen des eCoachings „Mehr Zeit für mich“

Vielleicht kennen Sie das: vor Ihnen liegt ein Berg an Aufgaben, Projekten, Teil-Aufgaben und Deadlines. Und vielleicht haben Sie dann auch schon mal versucht mit To-Do-Listen der Aufgabenflut Herr zu werden. Doch leider wachsen die Listen oftmals schneller als wir sie abarbeiten können. Resultat: Frust. Folgende Idee kann helfen!

Offene Aufgaben – für vielen Menschen sind sie ein permanenter Quell von Stress. Kein Wunder – denn offene To-Dos sowie ungeklärte Fragen bauen eine Art Spannung in unserem Gehirn auf. Ähnlich wie nach den berühmten Cliffhangern am Ende einer Serien-Folge. Wir wollen wissen, wie es weitergeht, wir bleiben im Gedanken-Karusell gefangen.

Machen Sie Ihren Kopf frei für die wirklich wichtigen Gedanken und Entscheidungen. Und sorgen Sie alleine durchs Aufschreiben für eine gewisse Gelassenheit. Bildhaft gesprochen hakt unser Gehirn Aufgaben, die wir aufgeschrieben haben, ab. Wissenschaftlich gesprochen reduzieren wir die Last im präfrontalen Kortex (unserer Entscheidungs- und Problemlösungszentrale) indem wir Dinge einfach auf eine „externe Festplatte“ auslagern. Das  klingt simpel, aber hat enorme Auswirkungen. Alles, was sich das Gehirn nicht mehr merken muss, schafft Raum für Kreativität, Entspannung, Konzentration.

Offene Aufgaben aufschreiben entlastet das Gehirn

Klingt gut, oder? Und vielleicht haben Sie das auch schon einmal probiert. Vielleicht haben Sie Ihre Aufgaben und Termine auf den Rand der Frühstückszeitung gekritzelt, auf ein altes Briefkuvert oder auf Post-its. Und die Erledigungen waren damit so prima aus dem Kopf, dass Sie Ihre Notiz auch einfach irgendwo liegen gelassen haben und zum Beispiel die alte Zeitung ins Altpapier entsorgt haben. Vorbei war es mit der Hilfe, denn diese Aufgabe haben Sie dann auch prompt vergessen zu erledigen, oder? Und Sie waren mal wieder darin bestätigt: Aufschreiben ist der beste Weg zum Vergessen.

Zugegeben, diese Methode hat etwas für sich. Denn häufig erledigen sich To-dos, die wir vergessen haben, von selbst. Prima, wenn es kein anderer merkt und das Verbummeln keine negativen Konsequenzen nach sich zieht. Und Sie fühlen sich bestätigt: Es ist völlig egal, ob ich die Dinge gleich vergesse oder zuerst aufschreibe, den Zettel wegwerfe und so vergesse. Und sollte es doch mal Ärger geben – mit meinem Charme habe ich immer noch jede heikle Situation entschärft.


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Falls Ihre unerledigten Dinge und Ihre Improviationsparcours Sie (oder die Menschen in Ihrem Umfeld) allerdings zu sehr nerven, ­ nutzen Sie lieber die Kraft der „Reisenden To-do-Sammlung“.

Reisende To-do-Sammlung – die perfekte kreativ-chaotische Lösung

Aus dem klassischen Zeitmanagement kennen wir die „To-Do-Liste“. Dem Prinzip der Schriftlichkeit entspricht sie bereits ganz prima. Nur leider hat eine Liste mehrere entscheidende Nachteile:

  • Allein schon das Wort „Liste“ erzeugt bei kreativ-chaotischen Querdenkern Abneigung. „Liste“ klingt nach Pflicht und dem Druck, sie abarbeiten zu müssen. Nach dem Motto: was Du aufschreibst, das musst Du auch erledigen.
  • Bei kreativen Chaoten und in einem kreativ-chaotischen, agilen Bereich wachsen die Listen schneller als wir Aufgeschriebenes erledigen. Zusätzlich zu den 55 To-Do´s auf Ihrem Zettel kommen im Laufe eines Tages 38 überraschende Aufgaben dazu – und so quellen unsere Listen schnell über. Mitsamt dem schlechten Gewissen, dass wir unsere Liste nie erledigt bekommen.
  • Besonders wenn unsere Listen an unseren Kalender gekoppelt sind (eine eigene Spalte je Kalendertag wenn Sie mit Papier arbeiten) oder Sie Ihre ToDos gleich in den Termin-Bereich Ihres Kalenders eintragen (auf Papier oder elektronisch) dann haben Sie jeden Tag die unangenehme Aufgabe, ToDo´s die sie heute nicht geschafft haben, auf den morgigen Tag zu übertragen. Von dort wieder auf den nächsten. Und so weiter.
  • Keinen Deut besser geht es Menschen, die Ihre Aufgaben als „Aufgaben“ in Outlook & Co. anlegen und morgens eine halbe Stunde brauchen, um genervt die 83 aufgepoppten Erinnerungen zu schließen, zu verschieben oder »für später« offen zu lassen.

All das frustriert, denn dieser Vorgang kostet zum einen immens Zeit und schreit Sie zum anderen permanent an: »Du faule Nuss, wieder nicht geschafft, was du schaffen solltest!« Aus diesem Grund geht die „Reisende To-do-Sammlung“ einen anderen Weg.

So funktioniert die „Reisende To-Do-Sammlung“

  1. Entkoppeln Sie bewusst Ihre Aufgaben von Ihrem Kalender. Nutzen Sie ein Utensil, mit dem Sie Ihre Aufgaben sammeln und ein anderes Utensil für Ihre Termine und Zeitgestaltung.
  2. Geben Sie sich bewusst die Erlaubnis alles zu sammeln, was Ihnen an offenen ToDo´s durch den Kopf schießt. Notieren Sie alles, was Sie erledigen wollen. Ja, wirklich alles. Diese Sammlung kann und soll alle Ihre Ich-muss-, Ich-könnte-, Ich-sollte-Aufgaben enthalten. Damit machen Sie den Kopf frei. Gerade bei Kreativen Chaoten und bei Menschen in einem agilen Umfeld kommen da schnell ein paar Din-A-4-Seiten zusammen. Macht nichts! Denn:
  3. Machen Sie sich klar, dass Sie da, was Sie notiert haben, nicht zwingend erledigen müssen. Zum Einen landet bei Kreativen Chaoten hier auch sehr viel, was hübsche kleine „Könnte-Aufgaben“ sind. Dinge, die wir tun könnten – aber nicht müssen. Ideen, die wir mal ausprobieren könnten – aber wo auch nichts anbrennt, wenn wir es nicht tun. Aus diesem Grund habe ich kürzlich der Reisenden-To-Do-Sammlung auch den Namen „My Could-do-Collection“ gegeben: denn hier sammeln wir viel, was wir tun könnten – aber nicht tun müssen. Zum Anderen haben Sie sicherlich auch bereits erlebt, dass vermeintlich super-dringend- super-wichtig-Aufgaben…. sich von selbst erledigen. Kennen Sie das? Sie waren kurz nicht an Ihrem Arbeitsplatz, finden bei Ihrer Rückkehr eine Sprachnachricht eines Kollegen vor „Kannst Du bitte ganz, ganz dringend zurückrufen!“ Sie rufen zurück und hören „Ach, hat sich erledigt.“ Besonders in einem agilen Umfeld tauchen sehr rasch „wichtige“ Aufgaben auf – nach denen dann nie wieder ein Hahn kräht. Super, oder?

Achtung 🙂

Achtung: Einige Menschen interpretieren diesen Tipp so, dass sie alles aufschreiben müssen, was sie tun sollen. Und einige logische Ordner machen das tatsächlich. Doch dann sind sie jeden Tag Stunden über Stunden damit beschäftigt, ihre Aufgaben zu verwalten, statt sie einfach nur zu tun. Oder finden Sie, dass es Sinn macht, Tätigkeiten wie Blumengießen, Müllrunterbringen oder Duschen aufzuschreiben (und den Tätigkeiten später eine geschätzte Dauer und einen Termin zu geben)? Natürlich dürfen Sie alles aufschreiben, was Sie wollen. Aber bitte beschränken Sie das weitere Prozedere auf die Aufgaben, die wirklich wichtig sind! Sie wollen mit Notizen ja Ihren Kopf entlasten. Wer hier übertreibt, der blockiert sich und erzeugt neuen Stress.

4. Bringen Sie, wenn Sie mögen, eine leichte Struktur in Ihre Aufzeichnungen.

5. Picken Sie sich nun jeden Tag eine Aufgabe heraus und erledigen Sie sie. Ist noch Zeit, dann machen Sie die nächste. Ist noch Zeit, die nächste. Kommt etwas anderes – Wichtiges – daher? Kein Problem! Die nicht erledigten To-Do´s reisen mit Ihnen jetzt in den nächsten Tag mit. Und in den nächsten. Und das erspart Ihnen eine Menge Lebenszeit, weil Sie nicht mehr Unerledigtes abschreiben müssen. Und es erspart Frust.

6. Gehen Sie auch immer mal wieder durch Ihre ReisendeTo-Do-Sammlung, und streichen Sie alles durch

  • was sich von selbst erledigt hat (veraltete Aufgaben, die nicht mehr zu tun sind)
  • woran Sie das Interesse mittlerweile verloren haben
  • was Sie zwar anderen versprochen haben, aber jetzt mit Abstand doch nicht machen wollen
  • was andere bereits für Sie erledigt haben
  • was heute nicht mehr wichtig ist, was zwar eine nette „könnte“-Aufgabe wäre aber die Sie problemlos unterlassen.

7. Arbeiten Sie mit einem Notizbuch, dann können Sie Seiten, in denen keine unerledigten (wichtigen!) Aufgaben mehr lauern mit einer großen Büroklammer zusammenheften. Sind Ihnen wichtige Aufgaben auf zu vielen „alten“ Seiten verstreut, dann übertragen Sie diese auf ein neues Blatt mit einer treffenden Überschrift („Meine Dauerbrenner“, „Altlasten“)

Von Notieren zum Tun

„Gute Idee“, sagen Sie jetzt vielleicht. „Aber ich kann doch nicht einfach darauf vertrauen, dass ich schon irgendwann mal Zeit haben werde, die Dinge zu tun, die ich da in der Reisenden-To-Sammlung (oder MyCould-Do-Collection) festgehalten habe. Und, Frau Nussbaum, haben Sie nicht selbst gesagt, wir sollen uns Zeit NEHMEN?“ Ja, Sie haben Recht! Nur weil wir unsere offenen Aufgaben so fein sammeln, erledigen sie sich ja nicht von selbst. Und das ist der Zeitpunkt, an dem wir bewusst in unseren Kalender springen und uns die Zeit NEHMEN für das, was uns am Herzen liegt. Dazu finden Sie hier mehr Ideen.

Schauen wir uns zunächst noch ein paar Ideen an, damit Sie Ihre perfekte Reisende-To-Do-Sammlung finden.

  • Die perfekte Reisende To-Do-Sammlung ist die, die perfekt zu Ihnen passt. Sei es ein kleines Büchlein, eine Wandtafel oder ein PC-Programm (z.B. Evernote oder OneNote) – Hauptsache, Sie fühlen sich wohl damit und haben Spaß daran.
  • Wählen Sie einen edlen Gegenstand, der Ihnen gefällt. Je mehr Geld oder Mühe Sie in Ihre Reisende To-Do-Sammlung stecken, desto lieber werden Sie sie auch benutzen.
  • Benutzen Sie Farben, Kürzel und Zeichnungen. Bunte und einzigartig gestaltete Seiten bleiben in unseren Köpfen hängen. Markieren Sie wichtige Aufgaben rot, machen Sie ein Ausrufezeichen dahinter, schreiben Sie groß oder unterstreichen Sie fett. Wichtig ist allein, dass Sie sich zurechtfinden und Spaß daran haben!
  • Vielen Lesern hilft es, nach Dringlichkeiten zu ordnen. Legen Sie zum Beispiel ein farbiges „Langfrist“-Blatt an, reservieren Sie sich eine „Ziele & Visionen“-Seite oder unterteilen Sie Ihr Buch mit verschiedenfarbigen Post-its.

Nun sind Sie gewappnet für die beste Aufgabensammlung, die es für Sie gibt! Und falls Ihnen nach einiger Zeit daran der Spaß vergeht, suchen Sie sich einfach etwas Neues. Kreative Chaoten brauchen die Abwechslung und wenn sich andere Methoden spannender anhören, dann immer her damit!

Quelle „Organisieren Sie noch oder leben Sie schon? Zeitmanagement für Kreative Chaoten“, S. 99ff.

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Frisch für Sie aufbereitet am 21. August  2016.

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13 Gedanken zu „Offene Aufgaben im Griff – mit der Reisenden To-do-Sammlung

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  4. Ich habe mir den Boesner Kalender (ca. DIN A5, 1 Seite Blanko, eine Seite Wochenkalender) gekauft, und klemme mir immer ein Selbstgestaltetes Mindmap (z.B. Software Freeplane) nug Platz auf der Blanko Seite.
    Leider finde ich jedoch nur den Kalender von Boesnmit einer Büroklammer auf die Blanko-Seite. Das Mindmap kann ich so wöchentlich am PC anpassen, was bei Aufgaben, die sich wochenlang hinziehen ganz praktisch ist. trotzdem habe ich eine visuellen Effekt dadurch, dass ich die Aufgaben auf dem Papier streichen kann. Die Termine habe ich immer für die ganze Woche im Blick, und für Notizen / Post-Its ist immer noch genug mit dieser Aufteilung. Besonders schön/ Elegant sieht dieser Kalender nicht aus. ich suche immer noch nach einem geeigneten schöneren Exemplar.
    Mit freundlichen Grüßen
    Lena Sager

  5. Meine reisende To-Do-Sammlung ist ein A8-Karteikasten mit Deckel. Da der Kasten so klein ist, kann ich ihn gut mitnehmen. Das Register habe ich mit Farben und Symbolen beklebt und ich besitze Karteikarten in 5 verschiedenen Farben. Pro Aufgabe oder Projekt nehme ich 1 Karte und wenn etwas erledigt ist, schmeisse ich die Karte weg. So bleibt meine To-Do-Sammlung immer schön aktuell und übersichtlich.

    • Das ist ja eine schöne Idee! 🙂
      Vielleicht nutze ich die auch irgendwann einmal, wenn wir in einigen Monaten hoffentlich(!) umgezogen sind und wir mehr Platz haben. Derzeit wüsste ich nicht, wo ich einen Karteikasten hinstellen sollte, damit ich zu jeder Zeit ungehindert dran komme – aber die beiden Kinder (5/2 J.) nicht…

  6. Hallo Cordula,

    zuerst einmal muss ich sagen, dass dies ein toller Beitrag ist.

    Ich selbst nutze drei Aufgabenkalender (beruflich, wie privat):

    1.) Erinnerungen
    2.) Warte auf…
    3.) Zurückgestellt

    Darin erfasse ich alle meine Aufgaben. Dieser wird bei mir digital geführt(iCloud). Somit kann ich immer auf meine unerledigten Aufgaben zugreifen (Macbook, iPhone, Outlook).

    Wichtig ist ja eigentlich die Definition des Begriffs „Aufgabe“. Für mich sind das alle To-Do’s des täglichen Lebens, welche nicht zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt werden müssen. Das hat nichts damit zu tun, dass diese Aufgaben an einem Zeitpunkt fertig sein sollten, sondern damit, dass ich die Aufgaben bis dahin irgendwann erledigen kann. Je nach dem welche Mittel mit gerade in einer terminlosen Zeit zur Verfügung stehen, kann ich einzelne Aufgaben abarbeiten.

    Vor dieser Organisation bin ich meinen Aufgaben hinterher gerannt. Seither habe ich das Gefühl, dass ich immer mehr freie Zeit habe.

    Jedoch mach ich mir auch immer einen handschriftlichen Tagesplan mit den vereinbarten Meetings und ein paar wichtigen Aufgaben, die ich heute erledigen möchte. Wenn diese erledigt sind, kann ich immer auf meine digitale Liste zurückgreifen. Damit ich mich nicht „ver-organisiere“ nutze ich tagsüber meinen handschriftlichen Plan. Auf diesem notiere ich mir auch neue Aufgaben. Am Tagesende gleiche ich dann meinen handschriftlichen Tagesplan mit meinem digitalen Aufgaben ab. Erledigtes wird entsprechend gekennzeichnet und neue Aufgaben eingetragen.

    Gruß

    Alexander

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  10. Wieder ein schöner Beitrag, danke!
    Am besten gefällt mir der Satz: „Es ist völlig egal, ob ich die Dinge gleich vergesse oder zuerst aufschreibe, den Zettel wegwerfe und so vergesse.“ 😀

    Inzwischen nutze ich schon mehrere Monate lang meine Reisende To-Do-Sammlung und finde es wirklich sehr ent-/spannend, alles aufzuschreiben, was mir so in den Sinn kommt. Dinge, die ich heute, demnächst oder irgendwann einmal erledigen (oder suchen *g) sollte, möchte oder könnte! Ich tu‘ mir nämlich wahnsinnig schwer, mir Sachen zu merken, völlig egal, ob wichtig (für wen auch immer) oder nicht. Oft ist es dann aber so, dass ich sie mir doch merken kann, sobald ich sie aufgeschrieben habe. Ich habe halt auch ein fotografisches Gedächtnis. 😉

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