To-Do-Liste? Vergiss es!

To-Do-Listen sind toll. Sie machen den Kopf frei und helfen uns, nicht zu vergessen.

To-Do-Listen sind doof. Denn in der Regel wachsen sie viel schneller, als wir sie abarbeiten können.
Ständig kommen zu dem Berg an Aufgaben, Projekten, Teil-Aufgaben und Deadlines neue To-Dos dazu, und anstatt uns helfen, der Aufgabenflut Herr zu werden, verursacht der Blick auf all die offenen Punkte lediglich Frust.

Schluss damit!

Arbeite Dich nicht mehr an endlos langen To-Do-Listen ab. Ändere einfach ein paar grundlegende Strategien – und Dein Herz wird höher schlagen.

Die folgenden To-Do-Listen-mal-anders-Ideen helfen Dir, Deine offenen Aufgaben wirklich im Griff zu haben – anstatt von den To-Dos gegängelt zu werden.

Du erfährst in diesem Beitrag

  • was die Basis einer guten Aufgaben-Verwaltung ist
  • wo Du am besten Deine offenen Aufgaben notierst
  • wie Du Dein perfektes Tool findest
  • was Du bei Aufgaben im Team beachten solltest
  • wie Du mit Sondertools Deinen Alltag erleichterst
  • wie Du Listen visualisieren kannst.

Vorab:

Im klassischen Zeitmanagement kennen wir seit Urzeiten das Konzept der To-Do-Liste. Die Kernidee ist simpel: wir schaffen uns eine übersichtliche Liste aller Aufgaben, die wir erledigen wollen oder müssen. Idealerweise sollten dabei alle anstehenden Aufgaben gesammelt, priorisiert und nach Relevanz sortiert werden. In der „perfekten“ Liste sind zudem der geschätzte Arbeitsaufwand hinterlegt und bei größeren Aufgaben auch die Teilschritte, die dann sauber abhakt werden, sobald sie erledigt sind.

Die Zeitmanager der alten Schule versprachen uns damit, dass wir auf einen Blick sehen, was wir an einem Tag oder in einer Woche schaffen wollen – und versprachen, wir könnten damit unsere Tage und Wochen klar strukturieren. Ihre To-Do-Listen dienten als einerseits als Aufgaben-Übersicht, andererseits der Erfolgskontrolle.

Klassischerweise kennt das Zeitmanagement folgende Formen einer ToDo-Liste:

Die einfache Todo-Liste

In der einfachen To-Do-Liste arbeiten wir mit einer oder zwei Spalten. Wir notieren in einer Spalte die offenen Aufgaben, in der zweiten Spalte die Deadline. Je näher die Deadline ist, desto höher rutscht der Punkt auf der Liste nach oben. Was erledigt ist, haken wir ab.

Die erweiterte To-Do-Liste

In der erweiterten To-Do-Liste schaffen wir eine weitere Spalte, in der wir den voraussichtlichen zeitlichen Aufwand eintragen. Dies soll helfen, entsprechende Zeiträume beser planen zu können.

Die komplexe To-Do-Liste

Je komplexer Aufgaben oder Projekte sind, desto komplexer werden auch die To-Do-Listen. Dann nämlich wenn wir bei den Aufgaben nicht nur den geschätzten Zeitaufwand und die Deadline, sondern auch Dinge wie Teilschritte, benötigte Mittel, Mitarbeiter, Kompetenzen etc. notieren.

In der Theorie klingt das unglaublich gut organisiert und durchdacht. Doch leider ist unser Alltag heute nicht mehr so plan- und strukturierbar, wie die Erfinder des klassischen Zeitmanagements sich das damals gedacht hatten. Und bei bei Kreativen Chaoten stoßen solche ausgefuchsten Tools sowie schnell an ihre Grenzen.

Höchste Zeit also, die schöne klassische To-Do-Liste an die Neuzeit und an unsere Bedürfnisse anzupassen.

Mit ein paar Kniffen wird Dir das sehr schnell gelingen – und dann kannst Du die unglaubliche psychologisch-wertvollen Vorteile Deiner To-Do-Listen-Alternative genießen.

To-Do-Listen-mal-anders-Idee #1: Aufschreiben

Offene Aufgaben – für vielen Menschen sind sie ein permanenter Quell von Stress. Kein Wunder – denn offene To-Dos sowie ungeklärte Fragen bauen eine Art Spannung in unserem Gehirn auf. Ähnlich wie mit den berühmten Cliffhangern am Ende einer Serien-Folge: wir wollen wissen, wie es weitergeht, wir bleiben im Gedanken-Karussell gefangen.

Mache Deinen Kopf frei für die wirklich wichtigen Gedanken und Entscheidungen. Und sorge alleine durchs Aufschreiben für eine gewisse Gelassenheit.

Bildhaft gesprochen hakt unser Gehirn Aufgaben, die wir aufgeschrieben haben, ab. Wissenschaftlich gesprochen reduzieren wir die Last im präfrontalen Kortex (unserer Entscheidungs- und Problemlösungszentrale) indem wir Dinge einfach auf eine „externe Festplatte“ auslagern. Das klingt simpel, aber hat enorme Auswirkungen: Alles, was sich das Gehirn nicht mehr merken muss, schafft Raum für Kreativität, Entspannung, Konzentration.

Offene Aufgaben aufschreiben entlastet das Gehirn

Klingt gut, oder? Und vielleicht hast Du das auch schon einmal probiert. Vielleicht hast Du Deine Aufgaben und Termine auf den Rand der Frühstückszeitung gekritzelt, auf ein altes Briefkuvert oder auf Post-its.

Und die Erledigungen waren damit so prima aus dem Kopf, dass Du Deine Notiz auch einfach irgendwo liegen gelassen hast und zum Beispiel die alte Zeitung ins Altpapier entsorgt hast. Vorbei war es mit der Hilfe, denn diese Aufgabe hast Du dann auch prompt vergessen zu erledigen, oder?

Und warst mal wieder darin bestätigt: Aufschreiben ist der beste Weg zum Vergessen.

Zugegeben, diese Methode hat etwas für sich. Denn häufig erledigen sich To-dos, die wir vergessen haben, von selbst. 🙂 Prima, wenn es kein anderer merkt und das Verbummeln keine negativen Konsequenzen nach sich zieht.

Und Du fühlst Dich bestätigt: Es ist völlig egal, ob ich die Dinge gleich vergesse oder zuerst aufschreibe, den Zettel wegwerfe und so vergesse. Und sollte es doch mal Ärger geben – mit meinem Charme habe ich immer noch jede heikle Situation entschärft.

Falls Deine unerledigten Dinge und Dein Improvisations-Parcours Dich (oder die Menschen in Deinem Umfeld) allerdings zu sehr nerven, ­ nutze lieber das Prinzip der Schriftlichkeit und entdecke die Kraft der „Reisenden To-do-Sammlung“.

Sie nutzt das Prinzip der Schriftlichkeit – allerdings eher als „Aufgabenspeicher“. Im agilen Management heißt sie „Backlog“. Egal, wie Du sie nennst – beachte folgende Punkte, und Du wirst zunehmend erleben, dass Du Deine Aufgaben im Griff hast – und nicht Deine Aufgaben Dich.

To-Do-Listen-mal-anders-Idee #2: Sammeln statt Auflisten

Aus dem klassischen Zeitmanagement kennen wir die „To-Do-Liste“.

Dem Prinzip der Schriftlichkeit entspricht sie bereits ganz prima.

Nur leider hat eine To-Do-Liste mehrere entscheidende Nachteile:

  • Allein schon das Wort „Liste“ erzeugt bei kreativ-chaotischen Querdenkern Abneigung. „Liste“ klingt nach Pflicht und dem Druck, sie abarbeiten zu müssen. Nach dem Motto: was Du aufschreibst, das musst Du auch erledigen.

  • Bei kreativen Chaoten und in einem kreativ-chaotischen, dynamischen agilen Bereich wachsen die To-Do-Listen schneller als wir Aufgeschriebenes erledigen können. Zusätzlich zu den 55 To-Do´s auf Deinem Zettel kommen im Laufe eines Tages 38 überraschende Aufgaben dazu – und so quellen unsere Listen schnell über. Mitsamt dem schlechten Gewissen, dass wir unsere Liste nie erledigt bekommen.

  • Besonders wenn unsere To-Do-Listen an unseren Kalender gekoppelt sind (eine eigene Spalte je Kalendertag wenn Du mit Papier arbeitest) oder Du Deine ToDos gleich in den Termin-Bereich Deines Kalenders einträgst (auf Papier oder elektronisch) dann hast Du jeden Tag die unangenehme Aufgabe, ToDo´s die Du heute nicht geschafft hast, auf den morgigen Tag zu übertragen. Von dort wieder auf den nächsten. Und so weiter.

  • Keinen Deut besser geht es Menschen, die ihre Aufgaben als „Aufgaben“ in Outlook & Co. anlegen und morgens eine halbe Stunde brauchen, um genervt die 83 aufgepoppten Erinnerungen zu schließen, zu verschieben oder „für später“ offen zu lassen.

All das frustriert, denn dieser Vorgang kostet zum einen immens Zeit und schreit Dich zum anderen permanent an: „Du faule Nuss, wieder nicht geschafft, was du schaffen solltest!“

Aus diesem Grund geht die „Reisende To-do-Sammlung“ einen anderen Weg.
(Mehr Infos bei Mouseover)

Schritt 1:

Entkoppele bewusst Deine Aufgaben von Deinem Kalender.

Schritt 1:

Entkoppele bewusst Deine Aufgaben von Deinem Kalender.

Nutze ein Utensil, mit dem Du Deine Aufgaben sammelst und ein anderes Utensil für Deine Termine und Zeitgestaltung.

Schritt 2:

Gib Dir die Erlaubnis alles zu sammeln, was Dir durch den Kopf schießt.

Schritt 2:

Gib Dir bewusst die Erlaubnis alles zu sammeln, was Dir an offenen ToDo´s durch den Kopf schießt.

Mache Dir klar, dass Du das, was Du notiert hast, nicht zwingend erledigen musst. Zum Einen landet bei Kreativen Chaoten hier auch sehr viel, was hübsche kleine „Könnte-Aufgaben“ sind. Zum Anderen hast Du sicherlich auch bereits erlebt, dass vermeintlich super-dringend- super-wichtig-Aufgaben……. sich von selbst erledigen.

Schritt 3:

Bringe eine leichte Struktur in Deine Aufzeichnungen.

Schritt 3:

Bringe eine leichte Struktur in Deine Aufzeichnungen.

Struktur kann bedeuten:

  • Rubriken oder Aufgaben-Kategorien schaffen
  • mit einer Mindmap arbeiten
  • mit Farben arbeiten
  • nach Dringlichkeiten ordnen
  • etc.

Schritt 4:

Picke Dir eine Aufgabe heraus und erledige sie.

Schritt 4:

Picke Dir eine Aufgabe heraus und erledige sie.

Ist noch Zeit, dann mache die nächste Aufgabe. Ist noch Zeit, die nächste. Kommt etwas anderes – Wichtiges – daher?  Kein Problem! Die nicht erledigten To-Do´s reisen mit Dir jetzt in den nächsten Tag mit. Und das erspart Dir eine Menge Lebenszeit, weil Du nicht mehr Unerledigtes abschreiben musst. Und es erspart Frust.

Welche Tools, welche Utensilien können Dich beim Sammeln und Aufschreiben Deiner To-Do´s gut unterstützen?

Heute steht uns eine unglaubliche Bandbreite an Möglichkeiten zur Verfügung, um aus einer To-Do-Liste umfangreiche und dennoch übersichtliche Sammlungen zu machen. Seien es analoge Utensilien oder digitale Tools. Ja selbst auf unserem eigenen Körper können wir  eine überschaubare Anzahl an Aufgaben sammeln. Beispielsweise mit der „Körperliste“, einer Merk-Methode aus dem Gedächtnistraining.

Meine absolute Lieblings-Idee, um To-Do´s schnell und unbürokratisch zu sammeln ist mittlerweile auch die Lieblings-Idee meiner (Online)-Kurs-TeilnehmerInnen geworden: nämlich schlicht und ergreifend den Post-Eingang als To-Do-Sammlung zu nutzen. Wie das genau geht, erfährst Du hier :-).

To-Do-Listen-mal-anders-Idee #3: Ins Tun kommen

„Gute Idee, das mit der Reisenden-To-Do-Sammlung!“, sagst Du jetzt vielleicht. „Aber ich kann doch nicht einfach darauf vertrauen, dass ich schon irgendwann mal Zeit haben werde, die Dinge zu tun, die ich da in der Reisenden-To-Sammlung (oder MyCould-Do-Collection) festgehalten habe. Und, Cordula – sagst Du nicht immer, wir sollen uns Zeit NEHMEN?“

Ja, Du hast Recht!

Nur weil wir unsere offenen Aufgaben so fein sammeln, erledigen sie sich ja nicht von selbst. Und das ist der Zeitpunkt, an dem wir bewusst in unseren Kalender springen und uns die Zeit NEHMEN für das, was uns am Herzen liegt.

Wie das geht, das kannst Du in diesem BLOG-Artikel genauer nachlesen.

To-Do-Listen-mal-anders-Idee #4: Deine „perfekte“ Reisende-To-Do-Sammlung gestalten

Die perfekte Reisende To-Do-Sammlung ist die, die perfekt zu Dir passt. Sei es ein kleines Büchlein, eine Wandtafel oder eine App/ein PC-Programm (z.B. Evernote oder OneNote) – Hauptsache, Du fühlst Dich wohl damit und hast Spaß daran.

Hier noch ein paar Ideen, damit Deine „Alternative-To-Do-Liste“ noch perfekter zu Dir passt:

  • Achte darauf, ob Du eher der haptische Mensch bist, also Dinge gerne im wahrsten Sinne des Wortes „begreifen“ willst. Dann bist Du mit haptischen Hilfsmitteln wie Kladde, Schmierzettel oder Post-its wesentlich besser beraten als mit virtuellen Tools.

  • Wähle einen edlen Gegenstand, der Dir gefällt. Je mehr Geld oder Mühe Du in Deine Reisende To-Do-Sammlung steckst, desto lieber wirst Du sie auch benutzen.

  • Benutze Farben, Kürzel und Zeichnungen. Bunte und einzigartig gestaltete Seiten bleiben in unseren Köpfen hängen.

  • Mache Prioritäten – sofern Du sie bereits beim Aufschreiben kennst – kenntlich. Markiere wichtige Aufgaben z.B. in rot, mache ein Ausrufezeichen dahinter, schreibe sie groß oder unterstreichen sie fett.

Wichtig ist allein, dass Du Dich in Deinen To-Dos, Deinem Aufgabenspeicher, zurechtfindest und Spaß daran hast!

To-Do-Listen-mal-anders-Idee #5: Kompromisse schließen – eine To-Do-Sammlung für alle

Du musst an Aufgaben arbeiten, an denen auch andere mitarbeiten? Dann braucht Ihr eine Reisende-To-Do-Sammlung, auf die alle Zugriff haben.

Viele meiner ehemaligen Seminarteilnehmer nutzen in ihren Teams jetzt Weißwand-Tafeln, die an der Büro-Wand hängen, und auf denen sie mit Post-its und einer Kanban-Struktur die offenen To-Dos wirkungsvoll und übersichtlich visualisieren. Dank agiler Organisations-Formen hat das Post-it ein absolutes Revival erlebt und ist DAS Tool für agile, dynamische Arbeitswelten geworden. Mich hat das total gefreut – bin ich doch vor Jahren, als ich eine Lanze für die bunten Zettelchen gebrochen habe, noch ziemlich ausgelacht worden :-).

Andere Teams nutzen virtuelle Tools wie Trello (verbindet die Vorteile einer App mit der haptischen Anmutung von Post-its). Im Kaminzimmer meines Online-Trainings „Mehr Zeit für mich!“ diskutieren die TeilnehmerInnen auch neue Tools und deren Erfahrungen damit.

Sag „Tschüss To-Do-Liste“ und nutze die Kraft der Reisenden To-Do-Sammlung, des Aufgaben-Speichers.

Nun bist Du gewappnet für die beste Aufgabensammlung, die es für Dich gibt! Und falls Dir nach einiger Zeit daran der Spaß vergeht, suche Dir einfach etwas Neues. Kreative Chaoten brauchen die Abwechslung und wenn sich andere Methoden spannender anhören, dann immer her damit!

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Bonus-Tipp „Über-listen mit Visualisierung – Ein Schnellkurs für kreative Zeitmanager“

Immer wieder schreiben mir LeserInnen meiner Bücher, Podcast-HörerInnen und TeilnehmerInnen meiner Kurse geniale Ideen, die ihnen das Leben leichter machen. Als Brigitte Seibold mir ihre eigene To-Do-Sammlung schickte, war ich Feuer und Flamme für die tollen Visualisierungen und netterweise hat uns Brigitte ihre besten Tipps zusammengestellt, damit auch wir so attraktive To-Do-Listen-Ersatz-Zettel gestalten können.

Und so geht´s: To-Do-Listen: Lange Listen, viel Text, „Bleiwüsten“. Ach, man will sie manchmal gar nicht mehr anschauen. Geht das Dir auch so?

Wie wäre es, wenn Deine To-do-Listen einmal anders aussehen würden? Wenn es Spaß machen würde, sie zu gestalten und anzuschauen?

Meine Anregung für alle kreativen Zeitmanager: Aufgabenlisten visualisieren – die Themen in Wort und Bild darstellen und so die Kraft der Bildsprache nutzen. Das erledigt natürlich nicht die Arbeit von selbst, ist aber eine wirkungsvolle Hilfs-Maßnahme, um Widerstände zu überwinden, sich zu „über-listen“ und sich kreative Helfer an die Seite zu stellen. Bilder sprechen Kopf und Bauch an und erleichtern, Komplexität zu bewältigen.

Gute Idee, sagst Du, ich kann ABER ja gar nicht zeichnen. (Mit diesem Glaubenssatz bist Du in guter Gesellschaft. Das denken meiner Erfahrung nach ungefähr 95 % der Deutschen).

Wie könnte es trotzdem gehen?
Dann eben ohne Zeichen-Talent?
Wie funktioniert „Visualisieren“ auf eine schnelle und einfache Weise?
Wie kann es JEDER lernen?

Schritt 1:
Drehe bitte eine kurze Schleife ins „Grundsätzliche“ mit mir, bevor wir praktisch werden: Wichtig zu wissen ist: Beim Visualisieren geht es darum, einfache, reduzierte Skizzen zu machen, keine Kunstwerke, keine ausführliche, realistische Ölmalerei. Das „Gekritzel“ muss einfach nur erkennbar sein, mehr nicht! Das Faszinierende ist: unser Gehirn ist so konstruiert und konditioniert, dass ihm ein paar Andeutungen völlig ausreichen und schon stellt es den Zusammenhang schnell und treffsicher her und macht sich dabei seine eigenen Bilder im Kopf – diesem Phänomen haben sich auch die ganz Großen wie Picasso bedient. Mit drei Strichen eine Taube erkennbar machen… Das geht!. Also: Die Skizze will lediglich mit wenigen Strichen ein Objekt identifizierbar machen, und dabei noch nicht einmal unbedingt „schön“ sein.
Das sind doch gute Voraussetzungen, oder?

Schritt 2:

Reduziere das Wesentliche. Lasse alles Überflüssige weg. Oskar Kokoschka hat gesagt: „Die wahre Kunst ist eine Kunst des Weglassens!“
Probiere es aus, einfach ein paar Gegenstände oder Tiere hinzukritzeln.
Also, Papier und Stift zur Hand (Bleistift, schwarzen Filzstift oder Fineliner, was Du zur Verfügung hast). Ich mache Dir ein paar Vorschläge, Du zeichnest ab  – das ist am Anfang leichter.

Gar nicht so schwer, oder? Danach machst Du Dir eine Liste mit weiteren Begriffen und skizziere diese. Versuches es. Wie wäre es zum Beispiel mit: Eisbecher, Schuh, Bürostuhl, Auto, Flugzeug, Staubsauger, Schmetterling…..
Diese unspektakulären „Fingerübungen“ kannst Du immer wieder in Deinen Alltag einbauen, in jede langweilige Besprechung, während eines Telefonats: Du  schnappst Begriffe auf und visualisierst diese. So entstehen simultan Deine „visuellen Protokolle“. Das ist Dein Training!
Und erinnere Dich – der Anspruch ist: Erkennbarkeit!

Schritt 3:
Wie könnte denn der Mensch dargestellt werden? Das ist doch so kompliziert!!! Gar nicht so schwierig. Auch hier gilt das Prinzip Reduktion. Ich mache Dir hier zwei Vorschläge.
Darf ich vorstellen? Der Stern-Typ (erste Zeile) und der O-U-W-Typ (zweite Zeile):

Das funktioniert also auch ganz einfach und schnell! Probiere es gleich aus.

Schritt 4:
Jetzt bist Du gut gerüstet, fehlt noch ein bisschen Farbe. Nimm die Stifte, die Du (oder Deine Kinder?) zuhause haben und ergänze Deine Bilder mit ein paar Farbklecksen. Braves Ausmalen sieht meist ein bisschen langweilig aus und braucht zuviel Zeit.
Es geht tatsächlich nur um ein paar wenige farbige Akzente und schon wirkt das Bild lebendiger. Falls Du am Thema „Visualisieren“ dranbleiben willst – es gibt auch professionelle Stifte für diesen Zweck – in frischen, leuchtenden Farben. 2 oder 3 Farbtöne reichen aus und Deine Visualisierung sieht toll aus! Hier ein Beispiel:

Schritt 5:
Zum Finale! Erinnere Dich – mein Ausgangspunkt war, traurige To-do-Listen so anregend zu gestalten, dass bereits bei der Entwicklung Energie entsteht und ihr Anblick motiviert. Am liebsten gehe ich dafür ans Flipchart, das in meinem Büro steht. Das große Format macht Spaß! Die „Mind-Map“ Struktur unterstützt „in alle Richtungen“ zu denken und auch die Verzweigungen zu berücksichtigen. Die Bilder müssen dabei nicht unbedingt selbsterklärend sein. Visualisieren bedeutet, Wort und Bildsprache zu kombinieren. Hier ein Beispiel:

Dann geht es jetzt für Dich ans Umsetzen. Nimm einen Papierbogen, einen schwarzen Stift und kritzel darauf los. Z.B. Deine Tagesaufgaben, ein Projekt… Was erledigt ist, wird mit einem Haken gekennzeichnet.
Und halte Dich immer an den Visualisierungs-Grundsatz: „Perfektion ist langweilig!“

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