To-Do-Liste? Vergiss es!

To-Do-Listen sind toll. Sie machen den Kopf frei und helfen uns, nicht zu vergessen.

To-Do-Listen sind doof. Denn in der Regel wachsen sie viel schneller, als wir sie abarbeiten können. Ständig kommen zu dem Berg an Aufgaben, Projekten, Teil-Aufgaben und Deadlines neue To-Dos dazu, und anstatt uns helfen, der Aufgabenflut Herr zu werden, verursacht der Blick auf all die offenen Punkte lediglich Frust.

Schluss damit!

Arbeite Dich nicht mehr an endlos langen To-Do-Listen ab. Ändere einfach ein paar grundlegende Strategien – und Dein Herz wird höher schlagen.

Die folgenden To-Do-Listen-mal-anders-Ideen helfen Dir, Deine offenen Aufgaben wirklich im Griff zu haben.

To-Do-Listen-mal-anders-Idee #1: Aufschreiben

Offene Aufgaben – für vielen Menschen sind sie ein permanenter Quell von Stress. Kein Wunder – denn offene To-Dos sowie ungeklärte Fragen bauen eine Art Spannung in unserem Gehirn auf. Ähnlich wie mit den berühmten Cliffhangern am Ende einer Serien-Folge: wir wollen wissen, wie es weitergeht, wir bleiben im Gedanken-Karussell gefangen.

Mache Deinen Kopf frei für die wirklich wichtigen Gedanken und Entscheidungen.

Und sorge alleine durchs Aufschreiben für eine gewisse Gelassenheit.

Bildhaft gesprochen hakt unser Gehirn Aufgaben, die wir aufgeschrieben haben, ab.

Wissenschaftlich gesprochen reduzieren wir die Last im präfrontalen Kortex (unserer Entscheidungs- und Problemlösungszentrale) indem wir Dinge einfach auf eine „externe Festplatte“ auslagern.

Das klingt simpel, aber hat enorme Auswirkungen: Alles, was sich das Gehirn nicht mehr merken muss, schafft Raum für Kreativität, Entspannung, Konzentration.

Offene Aufgaben aufschreiben entlastet das Gehirn

Klingt gut, oder?

Und vielleicht hast Du das auch schon einmal probiert.

Vielleicht hast Du Deine Aufgaben und Termine auf den Rand der Frühstückszeitung gekritzelt, auf ein altes Briefkuvert oder auf Post-its.

Und die Erledigungen waren damit so prima aus dem Kopf, dass Du Deine Notiz auch einfach irgendwo liegen gelassen hast und zum Beispiel die alte Zeitung ins Altpapier entsorgt hast.

Vorbei war es mit der Hilfe, denn diese Aufgabe hast Du dann auch prompt vergessen zu erledigen, oder?

Und warst mal wieder darin bestätigt: Aufschreiben ist der beste Weg zum Vergessen.

Zugegeben, diese Methode hat etwas für sich. Denn häufig erledigen sich To-dos, die wir vergessen haben, von selbst. 🙂

Prima, wenn es kein anderer merkt und das Verbummeln keine negativen Konsequenzen nach sich zieht.

Und Du fühlst Dich bestätigt: Es ist völlig egal, ob ich die Dinge gleich vergesse oder zuerst aufschreibe, den Zettel wegwerfe und so vergesse. Und sollte es doch mal Ärger geben – mit meinem Charme habe ich immer noch jede heikle Situation entschärft.

Falls Deine unerledigten Dinge und Dein Improvisations-Parcours Dich (oder die Menschen in Deinem Umfeld) allerdings zu sehr nerven, ­ nutze lieber das Prinzip der Schriftlichkeit und entdecke die Kraft der „Reisenden To-do-Sammlung“.

Sie nutzt das Prinzip der Schriftlichkeit – allerdings eher als „Aufgabenspeicher“. Im agilen Management heißt sie „Backlog“. Egal, wie Du sie nennst – beachte folgende Punkte, und Du wirst zunehmend erleben, dass Du Deine Aufgaben im Griff hast – und nicht Deine Aufgaben Dich.

To-Do-Listen-mal-anders-Idee #2: Sammeln statt auflisten

Aus dem klassischen Zeitmanagement kennen wir die „To-Do-Liste“.

Dem Prinzip der Schriftlichkeit entspricht sie bereits ganz prima.

Nur leider hat eine To-Do-Liste mehrere entscheidende Nachteile:

• Allein schon das Wort „Liste“ erzeugt bei kreativ-chaotischen Querdenkern Abneigung. „Liste“ klingt nach Pflicht und dem Druck, sie abarbeiten zu müssen. Nach dem Motto: was Du aufschreibst, das musst Du auch erledigen.
• Bei kreativen Chaoten und in einem kreativ-chaotischen, dynamischen agilen Bereich wachsen die To-Do-Listen schneller als wir Aufgeschriebenes erledigen können. Zusätzlich zu den 55 To-Do´s auf Deinem Zettel kommen im Laufe eines Tages 38 überraschende Aufgaben dazu – und so quellen unsere Listen schnell über. Mitsamt dem schlechten Gewissen, dass wir unsere Liste nie erledigt bekommen.
• Besonders wenn unsere To-Do-Listen an unseren Kalender gekoppelt sind (eine eigene Spalte je Kalendertag wenn Du mit Papier arbeitest) oder Du Deine ToDos gleich in den Termin-Bereich Deines Kalenders einträgst (auf Papier oder elektronisch) dann hast Du jeden Tag die unangenehme Aufgabe, ToDo´s die Du heute nicht geschafft hast, auf den morgigen Tag zu übertragen. Von dort wieder auf den nächsten. Und so weiter.
• Keinen Deut besser geht es Menschen, die ihre Aufgaben als „Aufgaben“ in Outlook & Co. anlegen und morgens eine halbe Stunde brauchen, um genervt die 83 aufgepoppten Erinnerungen zu schließen, zu verschieben oder „für später“ offen zu lassen.

All das frustriert, denn dieser Vorgang kostet zum einen immens Zeit und schreit Dich zum anderen permanent an: „Du faule Nuss, wieder nicht geschafft, was du schaffen solltest!“

Aus diesem Grund geht die „Reisende To-do-Sammlung“ einen anderen Weg.

So funktioniert die „Reisende To-Do-Sammlung“

Schritt 1: Entkoppele bewusst Deine Aufgaben von Deinem Kalender.

Nutze ein Utensil, mit dem Du Deine Aufgaben sammelst und ein anderes Utensil für Deine Termine und Zeitgestaltung.

Schritt 2: Gib Dir bewusst die Erlaubnis alles zu sammeln, was Dir an offenen ToDo´s durch den Kopf schießt.

Notiere alles, was Du erledigen willst. Ja, wirklich alles. Diese Sammlung kann und soll alle Deine Ich-muss-, Ich-könnte-, Ich-sollte-Aufgaben enthalten. Damit machst Du den Kopf frei. Gerade bei Kreativen Chaoten und bei Menschen in einem agilen Umfeld kommen da schnell ein paar Din-A-4-Seiten zusammen. Macht nichts! Denn:

Mache Dir klar, dass Du das, was Du notiert hast, nicht zwingend erledigen musst. Zum Einen landet bei Kreativen Chaoten hier auch sehr viel, was hübsche kleine „Könnte-Aufgaben“ sind:

• Dinge, die wir tun könnten – aber nicht müssen.
• Ideen, die wir mal ausprobieren könnten – aber wo auch nichts anbrennt, wenn wir es nicht tun.

Aus diesem Grund habe ich kürzlich der Reisenden-To-Do-Sammlung auch den Namen „My Could-do-Collection“ gegeben: denn hier sammeln wir viel, was wir tun könnten – aber nicht tun müssen.

Zum Anderen hast Du sicherlich auch bereits erlebt, dass vermeintlich super-dringend- super-wichtig-Aufgaben…. sich von selbst erledigen.

Kennst Du das? Du warst kurz nicht an Deinem Arbeitsplatz, findest bei Deiner Rückkehr eine Sprachnachricht eines Kollegen vor „Kannst Du bitte ganz, ganz dringend zurückrufen!“

Du rufst zurück und hörst „Ach, hat sich erledigt.“ Besonders in einem agilen Umfeld tauchen sehr rasch „wichtige“ Aufgaben auf – nach denen dann nie wieder ein Hahn kräht.

Super, oder?

Achtung: Einige Menschen interpretieren diesen Tipp so, dass sie alles aufschreiben müssen, was sie tun sollen.

Und einige logische Ordner machen das tatsächlich.

Doch dann sind sie jeden Tag Stunden über Stunden damit beschäftigt, ihre Aufgaben zu verwalten, statt sie einfach nur zu tun.

Oder findest Du, dass es Sinn macht, Tätigkeiten wie Blumengießen, Müllrunterbringen oder Duschen aufzuschreiben (und den Tätigkeiten später eine geschätzte Dauer und einen Termin zu geben)? Natürlich darfst Du alles aufschreiben, was Du willst. Aber bitte beschränke das weitere Prozedere auf die Aufgaben, die wirklich wichtig sind!

Du willst mit Notizen ja Deinen Kopf entlasten. Wer hier übertreibt, der blockiert sich und erzeugt neuen Stress.

Schritt 3: Bringe, wenn Du magst, eine leichte Struktur in Deine Aufzeichnungen.

Struktur kann bedeuten:

• Rubriken oder Aufgaben-Kategorien schaffen
• mit einer Mindmap arbeiten
• mit Farben arbeiten

Vielen Lesern hilft es, nach Dringlichkeiten zu ordnen.

Lege Dir zum Beispiel ein farbiges „Langfrist“-Blatt an, reserviere Dir eine „Ziele & Visionen“-Seite oder unterteile Deine Sammlung mit verschiedenfarbigen Post-its.

Schritt 4: Picke Dir nun jeden Tag eine Aufgabe heraus und erledige sie.

Ist noch Zeit, dann mache die nächste Aufgabe.

Ist noch Zeit, die nächste.

Kommt etwas anderes – Wichtiges – daher?

Kein Problem! Die nicht erledigten To-Do´s reisen mit Dir jetzt in den nächsten Tag mit.

Und in den nächsten.

Und das erspart Dir eine Menge Lebenszeit, weil Du nicht mehr Unerledigtes abschreiben musst.

Und es erspart Frust.

Schritt 5: Gehe auch immer mal wieder durch Deine Reisende To-Do-Sammlung, und streiche alles durch

• was sich von selbst erledigt hat (veraltete Aufgaben, die nicht mehr zu tun sind)
• woran Du das Interesse mittlerweile verloren hast
• was Du zwar anderen versprochen hast, aber jetzt mit Abstand doch nicht machen willst (bitte aber Bescheid geben 🙂 )
• was andere bereits für Dich erledigt haben
• was heute nicht mehr wichtig ist, was zwar eine nette „Könnte“-Aufgabe wäre, aber die Du problemlos unterlassen kannst.

Arbeitest Du mit einem echten Papier-Notizbuch, dann kannst Du Seiten, in denen keine unerledigten (wichtigen!) Aufgaben mehr lauern mit einer großen Büroklammer zusammenheften. Sind Dir wichtige Aufgaben auf zu vielen „alten“ Seiten verstreut, dann übertrage diese auf ein neues Blatt mit einer treffenden Überschrift („Meine Dauerbrenner“, „Altlasten“)

To-Do-Listen-mal-anders-Idee #3: Ins Tun kommen

„Gute Idee“, sagst Du jetzt vielleicht. „Aber ich kann doch nicht einfach darauf vertrauen, dass ich schon irgendwann mal Zeit haben werde, die Dinge zu tun, die ich da in der Reisenden-To-Sammlung (oder MyCould-Do-Collection) festgehalten habe. Und, Cordula – sagst Du nicht immer, wir sollen uns Zeit NEHMEN?“

Ja, Du hast Recht!

Nur weil wir unsere offenen Aufgaben so fein sammeln, erledigen sie sich ja nicht von selbst.

Und das ist der Zeitpunkt, an dem wir bewusst in unseren Kalender springen und uns die Zeit NEHMEN für das, was uns am Herzen liegt.

Wie das geht, das kannst Du hier genauer nachlesen.

To-Do-Listen-mal-anders-Idee #4: Deine „perfekte“ Reisende-To-Do-Sammlung gestalten

• Die perfekte Reisende To-Do-Sammlung ist die, die perfekt zu Dir passt. Sei es ein kleines Büchlein, eine Wandtafel oder eine App/ein PC-Programm (z.B. Evernote oder OneNote) – Hauptsache, Du fühlst Dich wohl damit und hast Spaß daran.
• Achte darauf, ob Du eher der haptische Mensch bist, also Dinge gerne im wahrsten Sinne des Wortes „begreifen“ willst. Dann bist Du mit haptischen Hilfsmitteln wie Kladde, Schmierzettel oder Post-its wesentlich besser beraten als mit virtuellen Tools.
• Wähle einen edlen Gegenstand, der Dir gefällt. Je mehr Geld oder Mühe Du in Deine Reisende To-Do-Sammlung steckst, desto lieber wirst Du sie auch benutzen.
• Benutze Farben, Kürzel und Zeichnungen. Bunte und einzigartig gestaltete Seiten bleiben in unseren Köpfen hängen.
  • Markiere wichtige Aufgaben rot
  • mache ein Ausrufezeichen dahinter
  • schreibe sie groß
  • oder unterstreichen sie fett.

Wichtig ist allein, dass Du Dich zurechtfindest und Spaß daran hast!

To-Do-Listen-mal-anders-Idee #: 5. Kompromisse schließen – eine To-Do-Sammlung für alle

Du musst an Aufgaben arbeiten, an denen auch andere mitarbeiten?

Dann braucht Ihr eine Reisende-To-Do-Sammlung, auf die alle Zugriff haben.

Viele meiner ehemaligen Seminarteilnehmer nutzen in ihren Teams jetzt Weißwand-Tafeln, die an der Büro-Wand hängen, und auf denen sie mit Post-its und einer Kanban-Struktur die offenen To-Dos wirkungsvoll und übersichtlich visualisieren. Dank agiler Organisations-Formen hat das Post-it ein absolutes Revival erlebt und ist DAS Tool für agile, dynamische Arbeitswelten geworden. Mich hat das total gefreut – bin ich doch vor Jahren, als ich eine Lanze für die bunten Zettelchen gebrochen habe, noch ziemlich ausgelacht worden :-).

Andere Teams nutzen virtuelle Tools wie Trello (verbindet die Vorteile einer App mit der haptischen Anmutung von Post-its).

Sag „Tschüss To-Do-Liste“ und nutze die Kraft der Reisenden To-Do-Sammlung, des Aufgaben-Speichers.

Nun bist Du gewappnet für die beste Aufgabensammlung, die es für Dich gibt!

Und falls Dir nach einiger Zeit daran der Spaß vergeht, suche Dir einfach etwas Neues.

Kreative Chaoten brauchen die Abwechslung und wenn sich andere Methoden spannender anhören, dann immer her damit!

Du willst es genauer wissen?

Mehr Ideen und Strategien zum Umgang mit Deinen Aufgaben erhältst Du im eCoaching „Mehr Zeit für mich“  dem 10-Tage-Kurs für mehr Zeit, Produktivität und Erfolg.

Frisch für Sie aufbereitet am 15. Juli 2019