Manche Menschen glauben, dass ein perfekt aufgeräumter Arbeitsplatz von einem produktiven Mitarbeiter zeugt.

Viele Unternehmen schreiben deshalb ihren Angestellten die sogeannte „Clean Desk Policy“ vor.

Eine Regelung, nach der sich nur derjenige in den Feierabend verabschieden darf, der einen klinisch reinen Schreibtisch hinterlässt.

Für die Systematiker unter uns, die eh am liebsten in kompletter Ordnung arbeiten und gerne einen Vorgang nach dem anderen sich vornehmen, ist diese Vorgabe eine leichte Übung, und schnell erfüllt.

Kreative Chaoten, mit ihrem Talent, in mehreren Themen gleichzeitig drin zu stecken und ihrem schnellen Wechseln zwischen den Projekten, haben mit steriler Ordnung hingegen ihre liebe Not. Da sie gerne an mehreren Dingen parallel arbeiten – und deshalb viele offene Projekte, Unterlagen, Bücher und Papiere auf dem Tisch haben – liegen entsprechend viele Dinge herum. Und diese verschwinden abends dann zwar per Order di Mufti in den Tiefen der Schränke – aber am nächsten Tag vergeuden Kreative Chaoten eine Menge Zeit damit, die Unterlagen wieder in die richtige Ordnung zu bringen, um weiterarbeiten zu können.

Leerer Schreibtisch? Leerer Geist?

Löse Dich vom Vorurteil, dass Leertischler – also Menschen, die einen komplett leeren Schreibtisch haben, auf dem nur der aktuelle Vorgang liegt – besonders erfolgreich sind.

Warum sollte das so sein?

Oder um mit Albert Einstein zu sprechen: „Wenn ein unordentlicher Schreibtisch auf einen unordentlichen Geist hinweist, worauf deutet dann ein leerer Schreibtisch hin?“.

Menschen an vollen Schreibtischen können ebenfalls sehr erfolgreich und effizient ihre Arbeit machen. Dennoch haben die meisten Berufstätigen ein schlechtes Gewissen, wenn sie Volltischler sind.

Du auch?

Ruhig Blut, vielleicht bist Du ja ein sogenannter Quartals-Chaot oder Volltischler mit periodisch leeren Phasen.

Sie brauchst (oder duldest) das Durcheinander, solange Du an einem Projekt arbeitest? Und danach machst Du Tabula rasa und bringst Büro oder Wohnung in einem Rutsch auf Vordermann?

Perfekt!

Denn wer diese Stoßzeiten akzeptiert, der mindert seinen täglichen Aufräumdruck erheblich.

Mache Dir also nur mal grundsätzlich Gedanken darüber, wie Dein Arbeitsplatz idealerweise angeordnet sein sollte. Und werde dem immer wiederkehrenden Chaos in Deinem Rythmus Herr.

Schreibtisch-Organisation: Der perfekte Arbeitsplatz?

Dein „perfekter“ Arbeitsplatz hat idealerweise die Schreibtisch-Ordnung, die Dich am besten arbeiten lässt.

Ein Arbeitsplatz ist dann perfekt, wenn er Deinen Bedürfnissen 100-prozentig gerecht wird und alle benötigten Unterlagen sowie Arbeitsmittel übersichtlich angeordnet sind. Dabei gilt:

  • die Unterlagen und Hilfsmittel, die nur Du alleine nutzt, können Deiner individuellen „Übersichtlichkeit“ nach angeordnet sein.
  • Unterlagen und Hilfsmittel, die mehrere im Team nutzen, sollten einer gewissen Team-Logik folgen.

Prinzipiell kannst Du Deinen Schreibtisch zu mehr Effizienz pimpen, indem Du Deinen Arbeitsplatz in drei Bereiche einteilst:

Schreibtisch-Organisation in drei Bereiche am Arbeitsplatz

Schreibtisch-Organisation Greifraum

  • Im direkten Greifraum (Arbeitsfläche) findest Du alles, was Du zum Bearbeiten aktueller Aufgaben brauchst. Das sind Deine Arbeitsunterlagen sowie Hilfsmittel wie Bildschirm, Tastatur und Maus, Telefon, verschiedene Stifte, Block oder Schmierpapier.

  • Im erweiterten Greifraum (Bereitstellungsfläche) findest Du alles, was Du schnell, aber nicht täglich zur Hand haben musst. Regale, Hängeregister oder Rollcontainer machen Dir das Leben leichter.

  • Im maximalen Greifraum (Reservefläche) findest Du alle Unterlagen und Arbeitsmittel, die Du selten verwenden. Für Arbeitsplätze in Unternehmen gibt es zahlreiche Verordnungen und teilweise sogar Arbeitsplatz- und Ergonomiebeauftragte. Hier kannst Du sicher sein, dass Dein Arbeitsplatz bereits optimal eingerichtet ist. Es liegt nun an Dir, die Elemente nicht zweckzuentfremden :-).

Leerer Schreibtisch – beste Produktivität?

Im klassischen Zeitmanagement schreiben die Experten vor, dass eine Schreibtischplatte immer komplett leer sein sollte (bis auf die Hilfsmittel, s. o.) und dort immer nur der Vorgang liegen soll, an dem wir gerade arbeiten. In der Praxis zeigt sich jedoch, dass diese „Vorschrift“ bei vielen Menschen zu erheblichem Stress führt. Stelle Dir vor, Du bearbeitest gerade ein Projekt, jetzt kommt Dein Chef*In und legt Dir das nächste hin, das Du bitte unbedingt jetzt sofort machen sollst … Im Laufe des Tages kommen so immer mehr Aufträge auf Deinen Tisch, da kann es mehr Zeit kosten, jeweils das nicht aktuell komplett wegzuräumen, nur um es eine Stunde später wieder herzuräumen.

Du liebst es, einen leeren Schreibtisch zu haben, und schaffst das auch problemlos?

Dann bist Du vermutlich ein eher systematischer Ordner und darfst diesen hohen Grad an Ordnung für Dich auch umsetzen.

Ansonsten lege den Grad an Leere und Ordnung auf das Level, das Dir optisch gut tut (optische Ruhe!) und Dich beim reibungslosen Arbeiten unterstützt. Und gestalte Deinen Arbeitsbereich – sofern keine Vorgaben seitens des Arbeitgebers entgegen stehen – so, dass Du Dich wohlfühlst.

Individueller Wohlfühlraum

Erlaube Dir beispielsweise, bis zu fünf weitere Gegenstände im direkten Greifraum zu platzieren.

  • Der Spartanische wird nichts weiter auf seinen Schreibtisch stellen wollen – weniger ist bei ihm immer mehr.
  • Der Schöngeist braucht schöne Dinge wie ein antikes Tintenfass und einen wertvollen Füllfederhalter in einer edlen Schale, einen echt silbernen Briefbeschwerer oder einen Brieföffner mit seinen Initialen um sich herum.
  • Der Atmosphärische braucht zur Motivation auf dem Schreibtisch Fotos von seiner Familie, ein von der Tochter gemaltes Bild oder einen bunten Blumenstrauß.
  • Der Sammler liebt das Sammelsurium von Dingen um sich herum – die Eintrittskarte von der letzten Messe in New York, den Glücksstein vom letzten Waldspaziergang, den zerbrochenen Entklammerer, weil so schöne Erinnerungen an dem „Bruch“ hängen. Achtung: Beschränke Dich auf fünf Teile. Mehr führt zum Chaos.
  • Der Herumkramer braucht ein gewisses Maß an Unordnung, um sich wohlzufühlen. Richte deshalb frohen Herzens eine Schublade ein, in der Du all den Krimskrams aufbewahrst – Kopfwehtabletten, Pflaster, Brillenreinigungstücher, Münzen, Halsbonbons, Taschentücher etc. Der Rest des Schreibtischs kann dann leerer sein.

Mehr Zeit dank weniger Zeug

Miste regelmäßig aus – weniger Zeug heißt auch weniger Zeitaufwand für Suchen, Finden, Ablage, Pflegen. Passe die Grundordnung (s. o.) Deinen Vorlieben an und schaffe z. B. als kreativer Chaot mehr mit Farben und Bildern für Sie passende Strukturen. Beispielsweise auch bei der Bebilderung Deiner Ordnerrücken.

Auch wenn Du eher der Systematiker sind – viele Deiner Kollegen sind mit Sicherheit kreative Chaoten.

Und je mehr die am Suchen sind, z. B. nach Informationen, Büromaterial u. Ä., desto mehr Zeit investierst auch Du, weil Du immer wieder aus der Arbeit gerissen wirst von der Frage: „Wo finde ich den …?“

Kreativ-chaotische Strukturen (bunt, bildhaft, edel) helfen im Team, den Dauerbrenner „Ordnung und Effizienz“ zu löschen.

Überlegt im Kollegenkreis und mit Euren Vorgesetzten gemeinsam, wie Ihr das Aufräumen attraktiver gestalten könnt. Schließlich ist jedem im Team geholfen, wenn er weiß, wo er welchen Ordner und welche Unterlagen findet.

Legt zusammen ein Ordnungssystem an, das allen Spaß macht und bei dem jeder schnell findet, was er sucht. Dann ist es perfekt :-).

Wir haben bei uns im Büro beispielsweise analoge Wiedervorlage-Systeme nach Themen-Gebieten getrennt (jetzt habe ich endlich eine schöngestaltete Wiedervorlage für die Betreuung neuer Kunden) und Ablageplätze sinnvoll angeordnet (bislang hatten wir drei verschiedene Stationen für unserer Seminar-Orga, jetzt haben wir EINEN zentralen Platz).

Wie ist das bei Dir?

Wie erleichterst Du Dir die Schreibtisch-Organisation?