Die perfekte Schreibtischordnung – so gehts

31. Mai 2019
Wieviel Ordnung am Schreibtisch muss sein?

Manche Menschen glauben, dass ein perfekt aufgeräumter Arbeitsplatz von einem produktiven Mitarbeiter zeugt. Viele Unternehmen schreiben deshalb ihren Angestellten die sogeannte „Clean Desk Policy“ vor. Eine Regelung, nach der sich nur derjenige in den Feierabend verabschieden darf, der einen klinisch reinen Schreibtisch hinterlässt. Für die Systematiker unter uns, die eh am liebsten in kompletter Ordnung arbeiten und gerne einen Vorgang nach dem anderen sich vornehmen, ist diese Vorgabe eine leichte Übung, und schnell erfüllt.

Kreative Chaoten, mit ihrem Talent, in mehreren Themen gleichzeitig drin zu stecken und ihrem schnellen Wechseln zwischen den Projekten, haben mit steriler Ordnung hingegen ihre liebe Not. Da sie gerne an mehreren Dingen parallel arbeiten – und deshalb viele offene Projekte, Unterlagen, Bücher und Papiere auf dem Tisch haben – liegen entsprechend viele Dinge herum. Und diese verschwinden abends dann zwar per Order di Mufti in den Tiefen der Schränke – aber am nächsten Tag vergeuden Kreative Chaoten eine Menge Zeit damit, die Unterlagen wieder in die richtige Ordnung zu bringen, um weiterarbeiten zu können.

Leerer Schreibtisch? Leerer Geist?

Lösen Sie sich vom Vorurteil, dass Leertischler – also Menschen, die einen komplett leeren Schreibtisch haben, auf dem nur der aktuelle Vorgang liegt – besonders erfolgreich sind. Warum sollte das so sein? Oder um mit Albert Einstein zu sprechen: „Wenn ein unordentlicher Schreibtisch auf einen unordentlichen Geist hinweist, worauf deutet dann ein leerer Schreibtisch hin?“. Menschen an vollen Schreibtischen können ebenfalls sehr erfolgreich und effizient ihre Arbeit machen. Dennoch haben die meisten Berufstätigen ein schlechtes Gewissen, wenn sie Volltischler sind. Sie auch? Ruhig Blut, vielleicht sind Sie ja ein sogenannter Quartals-Chaot oder Volltischler mit periodisch leeren Phasen. Sie brauchen (oder dulden) das Durcheinander, solange Sie an einem Projekt arbeiten? Danach machen Sie Tabula rasa und bringen Büro und Wohnung auf Vordermann? Wer diese Stoßzeiten akzeptiert, der mindert seinen täglichen Aufräumdruck erheblich.

Der perfekte Arbeitsplatz? Hat die Schreibtisch-Ordnung, die Sie am besten arbeiten lässt

Ein Arbeitsplatz ist dann perfekt, wenn er Ihren Bedürfnissen 100-prozentig gerecht wird und alle benötigten Unterlagen sowie Arbeitsmittel übersichtlich angeordnet sind. Dabei gilt:

  • die Unterlagen und Hilfsmittel, die nur Sie alleine nutzen, können Ihrer individuellen „Übersichtlichkeit“ nach angeordnet sein.
  • Unterlagen und Hilfsmittel, die mehrere im Team nutzen, sollten einer gewissen Team-Logik folgen.

Prinzipiell können Sie Ihren Schreibitsch zu mehr Effizienz pimpen, indem Sie Ihren Arbeitsplatz in drei Bereiche einteilen:

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So gestalten Sie Ihren Arbeitsplatz sinnvoll: 1. Greifraum. 2. Erweiteter Greifraum. 3. Maximaler Greifraum. (C) Grafik: C. Nussbaum

Drei Greifraum-Bereiche am Arbeitsplatz

Im direkten Greifraum (Arbeitsfläche) finden Sie alles, was Sie zum Bearbeiten aktueller Aufgaben brauchen. Das sind Ihre Arbeitsunterlagen sowie Hilfsmittel wie Bildschirm, Tastatur und Maus, Telefon, verschiedene Stifte, Block oder Schmierpapier.

Im erweiterten Greifraum (Bereitstellungsfläche) finden Sie alles, was Sie schnell, aber nicht täglich zur Hand haben müssen. Regale, Hängeregister oder Rollcontainer machen Ihnen das Leben leichter.

Im maximalen Greifraum (Reservefläche) finden Sie alle Unterlagen und Arbeitsmittel, die Sie selten verwenden. Für Arbeitsplätze in Unternehmen gibt es zahlreiche Verordnungen und teilweise sogar Arbeitsplatz- und Ergonomiebeauftragte. Hier können Sie sicher sein, dass Ihr Arbeitsplatz bereits optimal eingerichtet ist. Es liegt nun an Ihnen, die Elemente nicht zweckzuentfremden.

Leerer Schreibtisch – beste Produktivität?

Im klassischen Zeitmanagement schreiben die Experten vor, dass eine Schreibtischplatte immer komplett leer sein sollte (bis auf die Hilfsmittel, s. o.) und dort immer nur der Vorgang liegen soll, an dem Sie gerade arbeiten. In der Praxis zeigt sich jedoch, dass diese „Vorschrift“ bei vielen Menschen zu erheblichem Stress führt. Stellen Sie sich vor, Sie bearbeiten gerade ein Projekt, jetzt kommt Ihr Chef und legt Ihnen das nächste hin, das Sie bitte unbedingt jetzt sofort machen sollen …

  • Im Laufe des Tages kommen so immer mehr Aufträge auf Ihren Tisch,
  • da kann es mehr Zeit kosten, jeweils das nicht aktuell komplett wegzuräumen, nur um es eine Stunde später wieder herzuräumen.

Sie lieben es, einen leeren Schreibtisch zu haben, und schaffen das auch problemlos? Dann sind Sie vermutlich ein eher systematischer Ordner und dürfen diesen hohen Grad an Ordnung für sich auch umsetzen. Ansonsten legen Sie den Grad an Leere und Ordnung auf das Level, das Ihnen optisch gut tut (optische Ruhe!) und Sie beim reibungslosen Arbeiten unterstützt. Und gestalten Sie – sofern keine Vorgaben seitens des Arbeitgebers entgegen stehen – so, dass Sie sich wohlfühlen.

Individueller Wohlfühlraum

Erlauben Sie sich beispielsweise, bis zu fünf weitere Gegenstände im direkten Greifraum zu platzieren.

  • Der Spartanische wird nichts weiter auf seinen Schreibtisch stellen wollen – weniger ist bei ihm immer mehr.
  • Der Schöngeist braucht schöne Dinge wie ein antikes Tintenfass und einen wertvollen Füllfederhalter in einer edlen Schale, einen echt silbernen Briefbeschwerer oder einen Brieföffner mit seinen Initialen um sich herum.
  • Der Atmosphärische braucht zur Motivation auf dem Schreibtisch Fotos von seiner Familie, ein von der Tochter gemaltes Bild oder einen bunten Blumenstrauß.
  • Der Sammler liebt das Sammelsurium von Dingen um sich herum – die Eintrittskarte von der letzten Messe in New York, den Glücksstein vom letzten Waldspaziergang, den zerbrochenen Entklammerer, weil so schöne Erinnerungen an dem „Bruch“ hängen. Achtung: Beschränken auch Sie sich auf fünf Teile. Mehr führt zum Chaos.
  • Der Herumkramer braucht ein gewisses Maß an Unordnung, um sich wohlzufühlen. Richten Sie sich deshalb frohen Herzens eine Schublade ein, in der Sie all den Krimskrams aufbewahren – Kopfwehtabletten, Pflaster, Brillenreinigungstücher, Münzen, Halsbonbons, Taschentücher etc. Der Rest des Schreibtischs kann dann leerer sein.

Misten Sie regelmäßig aus – weniger Zeug heißt auch weniger Zeitaufwand für Suchen, Finden, Ablage, Pflegen. Passen Sie die Grundordnung (s. o.) Ihren Vorlieben an und schaffen Sie z. B. als kreativer Chaot mehr mit Farben und Bildern für Sie passende Strukturen.

Auch wenn Sie eher der Systematiker sind – viele Ihrer Kollegen sind mit Sicherheit kreative Chaoten. Und je mehr die am Suchen sind, z. B. nach Informationen, Büromaterial u. Ä., desto mehr Zeit investieren auch Sie, weil Sie immer wieder aus der Arbeit gerissen werden von der Frage: „Wo finde ich den …?“ Kreativ-chaotische Strukturen (bunt, bildhaft, edel) helfen im Team, den Dauerbrenner „Ordnung und Effizienz“ zu löschen. Überlegen Sie im Kollegenkreis und mit Ihrem Vorgesetzten gemeinsam, wie Sie das Aufräumen attraktiver gestalten können. Schließlich ist jedem im Team geholfen, wenn er weiß, wo er welchen Ordner und welche Unterlagen findet.

Legen Sie zusammen ein Ordnungssystem an, das allen Spaß macht und bei dem jeder schnell findet, was er sucht. Dann ist es perfekt :-).

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Dimitra

Liebe Cordula, Tatsächlich bin ich derzeit am Lernen. Da kommen alte Gewohnheiten wieder zutage: ich bin bekennende Schreibtisch-Krust-Sammlerin. Ich brauche einfach alles griffbereit: den Ordner mit dem Lernstoff. Das aufgeschlagene Buch. Den Ordner mit dem Glossar. Die großen und die kleinen Zettel, Platz für meinen Computer. Doch für mich macht diese An-Ordnung total Sinn! Es hat etwas gedauert bis ich definiert hatte, was in welchem der Räume benötigt wird. Seitdem habe ich meinen Tisch und alles drumrum zuhause zur Tabuzone für den Rest der Familie erklärt. Mein Platz, meine (Un-)Ordnung 🙂