Die große Kunst ist es zu wissen, wann Perfektion nötig ist, um Dein Ziel zu erreichen oder wann Du nur wertvolle Zeit und Energie vergeudest.

Echt knifflig, die Frage, oder?

Der Antwort kommt man auf die Spur mit einem meiner Lieblingstools, dem Pareto-Prinzip 😊

Denn nach dem Pareto Prinzip reicht oftmals schon ein Zeitaufwand von 20 %, um 80 % des Ziels zu erreichen.

Wenn das nicht mega cool ist!!!

Diese Gesetzmäßigkeit geht zurück auf den bedeutenden italienische Ökonom Vilfredo Pareto, der im 19. Jahrhundert entdeckte, dass 80 % des Vermögens in Italien sich in den Händen von 20 % der Bevölkerung befinden. Die 80/20 Regel war geboren. Sie definiert das Verhältnis von Zeiteinsatz zur Güte des Ergebnisses.

Das lässt sich auch wunderbar auf das Zeitmanagement übertragen, was bedeutet, wenn wir unser Werk perfekt machen wollen (100%), benötigen wir vier mal so viel Zeit! Egal ob es um die Präsentation, das Projekt, die Urlaubsplanung oder die Geburtstagsparty geht.

Wenn wir also unser ganzes Herzblut in Aufgaben hineinstecken und perfektionistisch an Details feilen, sind das Perlen vor die Säue geworfen, denn unser Perfektionismus beansprucht 80 % wertvolle Zeit, verbessert die Qualität des Ergebnisses, aber nur minimal, um 20 %. Schließlich war es auch schon vorher gut!

In diesem Artikel erfährst Du, wie Du mit 5 Fragen das Pareto-Prinzip für Dich nutzen kannst, um in 20 % der Zeit, das Wichtigste zu erledigen.

Das Pareto-Prinzip nutzen
#1 Frage WAS MUSS TATSÄCHLICH ERLEDIGT WERDEN?

Beispiel: Du schreibst eine Einladung zum Meeting in rund 10 Minuten, verbringst aber weitere 40 Minuten damit, kreative Formulierungen und schöne Wortbilder zu finden, sie mit Cliparts zu verzieren und eine witzige Schrift zu formatieren. Inhaltlich war Deine Einladung bereits nach 10 Minuten (=20 % Zeiteinsatz) gut und Du hättest sie abschicken können. Die restlichen 40 Minuten (=80 Prozent Zeiteinsatz) hast Du das Schreiben aber nur um 20 % Prozent verbessert.

Noch ein Beispiel: Du hast 2 Tage Zeit und musst für Deinen Chef oder Dein Team zu einem bestimmten Thema recherchieren und das Ergebnis zur Besprechung als Präsentation aufbereiten. Anstatt Dich jetzt in eine stundenlange Recherche zu stürzen, überlegst du Dir, welche Informationen und Aspekte für Deinen Chef/Team wirklich relevant sind, um beim nächsten Treffen weiterarbeiten zu können.
Nun konzentriert sich Deine Recherche nur auf diese wesentlichen Informationen.
Bei dem Zeitaufwand für die Präsentation gilt anschließend erneut sich die Frage der Priorisierung zu stellen. Optischer Schnickschnack ist zwar schön, aber zeitraubend und für das Resultat nicht relevant. Nutze also das Pareto-Prinzip und konzentriere Dich auf die wichtigsten Aspekte: den Inhalt in eine grobe Form zu bringen

Ähnlich ist es beim Aufräumen: Es ist Samstag Nachmittag und es kündigt sich ein Besuch an. Du hast eine Stunde Zeit, um die Wohnung sauberzumachen. In dieser Stunde erledigst du nach dem Pareto-Prinzip also gerade mal das Wichtigste. Zum Beispiel, das dreckige Geschirr in die Spülmaschine räumen, alles war herumliegt sammelst Du in einen Korb, vergammelte Kleidungsstücke in den Wäschekorb, Du machst das Bett, Staubsauger an und schon sieht die Wohnung in kürzester Zeit auf den ersten Blick ganz passabel aus.
Mach Dir bewusst, dass bestimmte Aufgaben nicht so oft und gründlich erledigt werden müssen, um einen sichtbaren Erfolg zu erzielen.

Pareto-Prinzip

Am besten startest Du am Morgen mit den wichtigen Dingen, also mit den wichtigen 20 Prozent!

Das Pareto-Prinzip nutzen
#Frage 2 WELCHE KRITERIEN SIND MIR BESONDERS WICHTIG?

Beispiel: Eine Personalleiterin in einem mittelständischen Unternehmen. Ihre Leute liegen ihr sehr am Herzen, sie nimmt sich für jedes Mitarbeitergespräch sehr viel Zeit und fasst die besprochenen Inhalte danach detailliert zusammen. Wenn sie ein Zeugnis schreiben soll, so nimmt sie sich dafür mehrere Stunden Zeit und zaubert ein einfühlsames und treffendes Zeugnis. Eines Tages brauchte ein Mitarbeiter innerhalb von 30 Minuten ein Zeugnis – und siehe da, die Personalleitrein schaffte es in dieser Zeit, hatte aber ein schlechtes Gewissen, dass sie es diesmal „nicht perfekt“ gemacht hatte. Am kommenden Tag bedankte sich der Mitarbeiter, für die einfühlsamenund treffenden Worte. Die Personalleiterin war baff. Sie lernte daraus, dass ihr Perfektionismus und der Zeitaufwand für die anderen Schreiben total überzogen war.

Mach Dir also bewusst, dass Du den Grad der Erfüllung den Erwartungen der Adressaten angleichen darfst. Damit könntest Du in in vielen Fällen die Ansprüche an Dich selbst herunterschrauben, denn oftmals goutieren die Empfänger Deiner Leistung den Aufwand nicht bzw. nehmen ihn gar nicht wahr.

Das Pareto-Prinzip nutzen
#Frage 3 WAS KANN ICH IM RAHMEN MEINER RESSOURCEN ERREICHEN?

Oft versuchen gerade die Kreativen Chaoten mit hochgekrempelten Ärmeln das Unmögliche möglich zu machen. Und wird ein Fehler gemacht, kämpfen sie an allen Fronten gleichzeitig, statt zu akzeptieren, dass ihnen nur begrenzte Zeitressourcen zur Verfügung stehen, die ihren hohen Erwartungen im Weg stehen. Deshalb braucht es bei der Umsetzung des Pareto-Prinzips, Mut zum Halbfertigen und zur Lücke.

Statt nach Perfektion zu streben, sollte man Dinge einfach ausprobieren, testen und dann überlegen, ob eine Richtungskorrektur nötig ist. Dazu ist es hilfreich sich beispielsweise am Ende der Woche sich diese Fragen zu stellen

  • Was hat mich weitergebracht?

  • Wo habe ich Zeit verschwendet?

  • Was hat kein Ergebnis gebracht?

Das Pareto Prinzip nutzen
#Frage 4 WELCHES ERGEBNIS WILL ICH ERREICHEN?

Beispiel: Eine Firma, beschliesst, statt Weihnachtskarten nur noch -E-Mails an Kunden zu schicken. Auf den ersten Blick scheint das Sinn zu machen: minimaler Aufwand, gutes Ergebnis. Doch E-Mails haben nicht denselben Wert wie eine Karte. Das Ziel, dem Kunden zu zeigen, dass man ihn wertschätzt, wird so nicht erreicht.

Deshalb ist es wichtig das Pareto-Prinzip nicht unreflektiert anzuwenden und immer nach dem Ergebnis/Ziel zu fragen, das Du erreichen willst! Was das Hauptziel?

Im Weihnachtskarten-Beispiel hat sich das Unternehmen: nicht auf die Kundenbindung, sondern nur auf die zeitoptimierte Aufgabe, dem Versand der Weihnachtsgrüße per Mail konzentriert. Sinnvoller wäre gewesen, darüber nachzudenken, mit welchen Kunden die Firma die besten Geschäfte (20 %) macht – und nur denen eine Karte zu schicken.

Das Pareto Prinzip
#Frage 5 WIE FINDE ICH HERAUS, WAS ZU DEN WICHTIGEN 20 % GEHÖRT?

  • Setze Dir Deadlines!
    Denn mit Deadlines zwingst Du Dich dazu das Unwichtige wegzulassen.
    Beispiel: Gib Dir zwei Wochen Zeit, um ein Projekt anzustoßen. Dann prüfst Du das Ergebnis.
    Es muss nicht perfekt sein, aber auf diese Weise kannst Du herausfinden, ob es wirklich zu den wichtigen Projekten (20 %) gehören sollte.

  • Mach Dir eine Not-To-Do-Liste 🙂
    Schreibe Dir auf, welche Aufgaben unwichtig sind.
    Das hilft Dir, den Blick für das Wesentliche zu schärfen und Dich von dem Nebensächlichen zu befreien, das Dich von den wichtigen 20 % ablenkt.

  • Häufig nutzen wir Dinge nach dem Pareto-Prinzip.
    In 80 % unserer Zeit tragen wir zum Beispiel 20 % der Klamotten.
    Wir kochen die meisten Gerichte mit nur 20 % unserer Küchengeräte.
    Die restlichen 80 % des Besitzes werden lediglich aufbewahrt, hin- und wieder gereinigt und kosten uns Zeit, in den überquellenden Schränken etwas zu finden.
    Beantworte Dir die Frage: was Du hauptsächlich nutzt, und dann weg mit dem Rest!

Das Pareto-Prinzip sollte als Denkschablone dienen, nicht als Effizienz-Dogma.

Deshalb versuche bitte nicht Deine Arbeitsweise oder Dein Unternehmen mit der Brechstange nach der 80/20 Regel umzukrempeln.

Gerade empathische, kreative Menschen können sich dadurch gestresst fühlen, wenn beispielsweise Gesprächszeiten mit Kunden oder Geschäftspartnern nach der 80/20-Regel auf ein effizientes Minimum beschränkt werden.

Deshalb gilt auch hier mein Motto, schau was DIR gut tut und nutze die Tools, die DICH weiterbringen! Mit Freude. Und Gelassenheit.

Quelle: Organisieren Sie noch oder leben Sie schon?