Meetings und Termine können wir ganz wunderbar in Outlook und anderen digitalen Kalendern anlegen.
Doch gerade bei Online-Meetings switchen viele Berufstätige momentan von einem Online-Meeting ins nächste – ohne Pausen. Während wir bei echten Meetings zumindest ein paar Minuten hatten, um den Raum zu wechseln, einen frischen Kaffee zu holen und Bio-Pause zu machen, ist jetzt der nächste Video-Call nur einen Mouse-Click entfernt.
Um Zeit für Pausen zu schaffen, haben Firmen-Kunden von mir jetzt intern die Regelung getroffen, einstündige Meetings nur mehr 50 Minuten lang zu machen, bzw. 30-Minuten-Meetings nur mehr 25 Minuten lang.
Damit das auch in der Umsetzung besser klappt, können wir das mit entsprechend gekürzten Minuten-Zeitinseln im Kalender unterstützen.
Outlook: Wie Dein Kalender die Kaffeepause selbst einplant 🙂
Standardmäßig gibt Microsoft Outlook Termin-Einheiten vor, die in 30-minütigen Schritten verlaufen. Diese Grundeinstellung ändert kaum jemand manuell. Mit dem Ergebnis, dass alle unsere Termine zur vollen oder halben Stunde beginnen und nahtlos aneinander anschließen. Ohne Pause dazwischen.
Doch wir können ganz einfach in Outlook ein paar Planungs-Einstellungen ändern, und schon können wir aus der standardmäßig eingerichteten starren 30-60-90……Minuten-Taktung ausbrechen.
Und so richtest Du in Outlook Puffer & Pausen zwischen den Terminen ein:
- Über Datei -> Optionen kommst Du zu den Einstellungen im Outlook-Kalender.
- Dort kannst Du auf Termine verkürzen klicken und einstellen, dass sie früher beendet oder später gestartet werden sollen.
- Wahlweise um 5, 8 oder 10 Minuten.
- Somit zieht Outlook automatisch den Zeitpuffer von Deiner jeweils geplanten Zeit ab – und schafft Euch damit automatisch Luft für Pausen, Vor- und Nachbereitung.
Leider greift dieser Lifehack der automatischen Termin-Puffer-Einstellung nur bei der Person, die den Termin plant und einrichtet. Deshalb: erzähle so vielen Menschen wie möglich von diesem Trick (teile gerne diesen Beitrag in den sozialen Medien oder via WhatsApp – Links siehe unten), denn wenn Deine Kolleg*Innen die Einstellung nicht aktiviert haben, erstellen sie weiterhin Termine ohne Puffer. Und das wollen wir ja vermeiden.
Sorge mit diesem Lifehack dafür, dass Ihr Pausen automatisch einplant und schafft damit die Grundlage, dass alle effektiver und fokussierter arbeiten.
Welche Ideen hast Du, um Pausen & Puffer zwischen Terminen zu schaffen und zu schützen? Ich freue mich auf Eure Kommentare.
Liebe Cordula,
das ist ein toller, menschenfreundlicher – und im ergebnis arbeitsökonomischer tipp. Vielen dank, auch wenn ich nicht mehr berufstätig bin.
Aber ich habe auch ein problem:
„händisch“ – ein ziemlich sinnloses wort, das sich aber wie löwenzahn verbreitet. „Hündisch“ heißt „wie ein hund“, „äffisch“ heißt „wie ein affe“.
Wenn mensch „mit der hand“ sagen will, kann mensch genau das sagen – oder auch „per hand“.
Viele liebe grüße und vielen dank für deine segensreiche arbeit
Elisabeth
Hallo Elisabeth, das ist ein guter Hinweis :-).
Ich habe gleich mal im Duden nachgeschlagen – es ist ein Begriff, der in Süddeutschland, Österreich und als EDV-Jargon etabliert ist – ich behalte es im ‚Hinterkopf….“frägt“ habe ich mir auch schon abgewöhnt 🙂
Herzliche Grüsse
Cordula