Sie kennen das: Sie organisieren sorgfältig Ihren Tag und wusch – kommt etwas dazwischen und Ihre Zeitplanung fällt wie ein Kartenhaus in sich zusammen. Staus, unpünktliche Kollegen, Hochbetrieb in Geschäften oder Kopfschmerzen torpedieren tagtäglich unsere fein ausgearbeitete Terminplanung.

Abhilfe schaffen Pufferzeiten, die uns helfen, den Alltag realistisch zu planen. 

Meine Grundregel der Zeitplanung: Füllen Sie am besten nur 50 Prozent Ihrer Zeit mit „echten“ Aktivitäten und Terminen. Richtig gelesen – nur 50 Prozent, denn in der Regel dauert alles ein wenig länger, als wir das wahrhaben wollen.  Es gibt zwar die Tage, da klappt alles und die Termine greifen ineinander wie gut geölte Zahnräder. Das ist aber eher die Ausnahme. Planen Sie deshalb Ihre Tage am besten nach der 50 : 30 : 20 Regel:

  • etwa 50 Prozent für geplante Aktivitäten
  • etwa 30 Prozent für Störungen, Zeitdiebe und Unerwartetes (Puffer)
  • etwa 20 Prozent für spontane und soziale Aktivitäten oder Kreativpausen

Der Grund ist, dass unsere Zeit viel schnelllebiger geworden ist, und wir müssen immer flexibler auf neue Anforderungen reagieren. Auch im privaten Alltag ist es sinnvoll, nur rund die Hälfte der zur Verfügung stehenden Zeit mit „echten“ Terminen zu blockieren.

Und das schönste ist, wenn Sie Pufferzeiten großzügig berechnet haben und diese in „Ich“-Zeiten umwandeln dürfen.

Und wie halten Sie es mit den Pufferzeiten?

Mehr aus dem Methodenköfferchen des Zeitmanagements:

 

 

 

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