Kanban-Board: Aufgaben flexibel organisieren

29. Juli 2018

Sie wissen, dass ich seit jeher der To-Do-Liste abgeschworen habe, und viel lieber auf die Reisende-To-Do-Sammlung setze. Eine feine Art, seine To-Dos zu sammeln und jederzeit optisch übersichtlich zur Hand zu haben, ist ein Kanban-Board.

Kanban kommt aus dem japanischen (kan = Signal, ban = Karte) und wurde in den 1940ger Jahren in den Werken bei Toyota erstmals so richtig umfassend eingesetzt, um einen Workflow besser planen, überwachen und steuern zu können.

Heute wird das Kanban-Prinzip in vielen Unternehmen, Teams, Projekten genutzt – und läutete zu meiner Freude einen Ritterschlag für die Post-its ein :-). Ein Kanban-Board können Sie super für sich alleine nutzen, aber auch in Teams ist es perfekt, weil jeder sofort einen Überblick über den Status Quo der Aufgaben hat. Ziel des Kanban Boards ist es, die verschiedenen Projektstufen und Workflows für die kommenden Wochen und Monate  übersichtlich zu zeigen. Dank der optischen Aufbereitung können frühzeitig eventuelle Engpässe erkannt und damit behoben werden. Dank der Zettel ist es unglaublich flexibel in der Handhabung und Sie können schnell und unkompliziert auf Prioritäten-Änderungen reagieren. Besonders für Kreative Chaoten und für Menschen in einem agilen Setting ist das Kanban-Board deshalb ein schnelles und leicht handhabbares Tool, um mit der Fülle der Aufgaben umzugehen.

Einige meiner Kunden haben dafür ein zentrales Board im Büro aufgehängt, an dem analog bunte Zettelchen geklebt werden. Andere nutzen virtuelle Lösungen wie Trello.

Und so funktioniert das Kanban-Board:

Kaufen Sie sich eine Weißwand-Tafel oder nutzen Sie eine Glasscheibe oder eine Tür, auf die Sie schreiben können.

Leben Sie eine Grundstruktur an, mit der Sie Ihre offenen Aufgaben im Blick behalten wollen. In der ursprünglichen Fassung zeigte ein Kanban-Board in drei Spalten, in die jeweils Haftnotizen oder Karteikarten mit der jeweiligen Task geklebt werden. Meist waren diese Spalten:

  • To Do: Hier werden alle offenen Aufgaben erfasst.
  • Doing: Hier werden alles Zettel hingehängt, die gerade in Bearbeitung sind. Nutzen Sie hier noch unterschiedliche Farben je Mitarbeiter, sehen Sie auch sofort die Zuständigkeiten.
  • Done: Hier landen alle erledigten Tasks. Aus Zeitmanagement-Sicht macht das zwar keinen Sinn, aber zur Übersicht für andere Menschen („Ah, das ist also fertig!“) und zur eigenen Motivation ist diese Spalte super.

Warum ist das Kanban-Board so wirksam?

Wir können komplexe Aufgaben und Workflows auf einen Blick erfassen. Das macht es übersichtlich und damit greifbar. Verschiedene Farben machen es noch leichter – denn unser Gehirn kann Bilder und Farben wesentlich schneller verarbeiten als Text oder ellenlange Listen.

Verinnerlichen Sie die grundsätzliche Idee des Kanban – und passen Sie die Methode dann nach Ihren Bedürfnissen an. Machen Sie Ihre eigenen Spalten, nutzen Sie Ihre eigenen Farben, spielen Sie sich mit der Flexibilität der Kanban-Idee.

Viel Spaß und Erfolg!

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