Pling! Schon wieder eine neue e-Mail.

Und Du wirst mal wieder aus der Tätigkeit gerissen, die Du gerade machst.

64 Sekunden brauchen wir in der Regel, um nach dem kurzen Überfliegen einer e-Mail wieder den roten Faden zu haben.

Konzentriertes Arbeiten?

Fehlanzeige!

Nutze Fokuszeiten, um konzentriert und produktiv zu sein.

Und bekomme Deine e-Mail-Flut in den Griff mit unseren Top-xx-e-Mail-Management-Tipps.

Kennst Du den e-Mail-Free-Friday?

Einige Unternehmen haben eingeführt, dass an einem Freitag keine Mails empfangen, gelesen und geschickt werden. In abgespeckter Version entschieden sich andere, dass zumindest keine internen Mails (also zwischen den Kollegen) geschickt werden und Mails nach außen schicken sie nur, wenn es wirklich unbedingt nötig ist. Warum diese Idee? Immer mehr Berufstätige leiden unter der ständigen Ablenkung und der „Hetze“ die ihnen durch das permanente „Pling“ entsteht. Und wenn Du zu den neugierigen Menschen gehörst, dann schaust Du schnell nach, was und wer etwas von Dir will. Aber so können wir nicht mehr abschalten, der anhaltende Stress schadet unserer Gesundheit und die e-Mails werden zum Produktivitätskiller. Mit einem guten e-Mail-Management kannst du Dir Zeit und Stress sparen, statt Stunden mit Mails zu verschwenden.

Tipp 1 – e-Mail-Management mit der Sendepause

Stelle die automatische Benachrichtigung im Post-Eingang ab. Egal ob „pling“ oder blinkender Umschlag – jeder Reiz stört Deine Arbeit.

Tipp 2 – e-Mail-Management mit der AHA-Regel

Beschäftige Dich mit jeder Mail nur einmal und beurteile jede Nachricht unter den folgenden Aspekten:

A = ABFALL

Das Zeitsparendste, das Du mit eingehenden Mails tun kannst, ist sie zu löschen 🙂
Oft reicht für die Entscheidung ein Blick auf Absender und Betreffzeile. Wenn Du Angst hast vor diesem Schritt, dann kannst Du Dir einen Probe-Lösch-Ordner anlegen und dorthin die Mails verschieben.

H = (SOFORT) HANDELN

Deine wichtigsten Mails solltest Du immer sofort bearbeiten.  Ebenso Mails, deren vollständiges Abarbeiten nur drei bis vier Minuten dauert. Weg damit! So verhinderst Du, dass sich sein riesiger Berg ansammelt.

A = ABLAGE

Eine Antwort wird länger ausfallen oder Du benötigst dazu noch Unterlagen? Dann sortiere diese Nachrichten in Deine Ablage und terminiere die Antwort auf einen späteren Zeitpunkt. Am besten einfach nur eine Flagge setzen und die Nachricht hochrutschen lassen in Deine „Reisende-To-Do-Sammlung.“

Tipp  3 – e-Mail-Management vom Profi

Mein Kollege Jürgen Kurz, Profi im Thema „Effizienz – auch digital“ rät:

„Verschaffen Sie sich Freiräume, indem Sie ab heute Ihre e-Mails nur noch im Block verarbeiten, statt ständig nur zu sichten.

Gehen Sie bei jeder E-Mail einen der folgenden 5 Schritte:

Löschen: was Sie nicht interessiert
Weiterleiten: was Sie nicht betrifft
Archivieren: was Sie nur behalten müssen
Erledigen: was in 5 Minuten erledigt ist, sofort tun
Terminieren: was Sie nicht sofort erledigen können

Mögliche Zeiten für die Block-Verarbeitung: z.B. Morgens, Mittags und Abends. Mit ein bisschen Übung schaffen Sie locker 30 E-Mails in einer halben Stunde.“

Ich habe mir diesen Rat zu Nutze gemacht, denn im Block zu arbeiten hat auch noch den Vorteil: Zum einen streifen wir die Angst ab, „etwas zu verpassen“ und zum anderen befreien wir uns von der Versklavung der elektronischen Post 🙂

Zeitsparen: wenn wir schnell Zeit sparen wollen, kann uns das viel Zeit kosten

Die gute e-Mail hat einen genialen Vorteil dem Brief oder auch dem Telefon gegenüber: Sie ist ein unglaublich schnelles Kommunikationsmittel – und das ist auch ihr größter Nachteil. Per e-Mail ein paar Aufgaben verteilen benötigt entschieden weniger Zeit als per Telefon oder auch im persönlichen Gespräch. Denn dort kommen wir so schnell vom Hundertsten ins Tausendste und schon haben wir uns verquatscht. Mit der flotten e-Mail kann uns das nicht passieren und wir stellen von vorn herein die Weichen auf „Zeitsparen“.

Jetzt noch schnell eine Nachricht an den Kollegen abschicken – „Tu mir doch einen Gefallen und mach noch schnell die Präsentation für morgen fertig.“ Und dann ab in den Feierabend. Hurra! Wenn die Zeit knapp ist, sind e-Mails das perfekte Kommunikationsmittel. Aber Achtung! Gerade unter Zeitdruck lauern viele Gefahren…

Tipp 4 – e-Mail-Management mit Knigge

Damit Du Deinen Mitarbeitern, Kollegen oder Geschäftspartnern nicht ungewollt auf die Füße trittst, solltest Du insbesondere eine Tatsache beachten: e-Mail-Botschaften werden vom Empfänger generell negativer aufgefasst als es der Absender beabsichtigt. Dies hat eine Studie von Kristin Byron der Syracuse University (USA) gezeigt. Das bedeutet, positive Aussagen werden eher neutral interpretiert und negative Aussagen werden noch negativer interpretiert, als es vom Sender beabsichtigt ist. Es gehört zu den Eigentümlichkeiten der e-Mail, mehr Emotionen auszulösen, als sie tatsächlich enthält.

Ein Beispiel:
Kennst Du das? So froh warst Du kurz vor Feierabend noch etwas anzuschieben – aber am nächsten Morgen findest Du anstatt der Präsentation eine bissige Mail von Deinem ansonsten so netten Kollegen in Deinem Posteingang. Das könnte man ja wohl auch anders sagen. Und überhaupt: ihn so zu überrumpeln… Komisch, denkst Du Dir. Es war ja gar nicht ruppig von Dir gemeint und schließlich hast Du ihm schon früher kurzfristig Aufgaben übertragen.

Die Krux mit der schnellen e-Mail ist die: oft bleibt neben Rechtschreibung und Grammatik auch die Höflichkeit auf der Strecke – und das ist nicht mal so beabsichtigt. Denn in einer e-Mail können wir wichtige Kommunikationsebenen wie Mimik, Gestik und Stimmfall nicht übermitteln. Und so nimmt das Chaos seinen Lauf.

Denke also bitte an diese Verzerrung, wenn Du „schnell noch“ eine e-Mail schickst. Besser, Du liest nochmal drüber, bevor Du auf „Senden“ drückst und womöglich Deine Mitarbeiter oder Kunden unbeabsichtigt verprellst.

  • Stelle Dir beim Lesen vor, Du wärst der Empfänger.
  • Wie kommt die e-Mail bei Dir an?
  • Hinterlässt sie einen positiven Eindruck?
  • Gibt es Formulierungen, die der andere womöglich negativ aufnehmen könnte?
  • Stimmt die Anrede? Grammatik? Interpunktion? Orthographie?
  • Schreibe so positiv und freundlich wie möglich, denn negativer wird die e-Mail von allein – in den Augen des Empfängers

Tipp 5 – e-Mail-Management mit festen Lesezeiten

Lege Dir feste Mail-Abholzeiten fest und einen Zeitraum, wie lange Du Dich en bloc den Mails widmen willst. (z.b. 20 Minuten morgens, 30 Minuten nachmittags)

Tipp 6 – e-Mail-Management kurz und bündig

Halte Dich bei Deinen Mails kurz. Investiere rund zwei Minuten für die Antwort. Formuliere kurz und bündig ohne die Knigge Regeln zu verletzen (maximal eine Bildschirm-Seite, nicht scrollen). Dein Adressat wird es zu schätzen wissen und seine Antwort ebenfalls knapp halten.

Tipp 7 – e-Mail-Management mit der Betreffzeile

Schreibe Mini-Informationen direkt in die Betreffzeile und schließe mit NFM (no further message) oder EOM (end of message) ab. Dann braucht der Adressat die (leere) Mail gar nicht zu öffnen.

Tipp 8 – e-Mail-Management mit CC-Mail

Lege in Deiner Firma oder in Deinem Team fest, wie ihr mit CC-Mails – dem größten Zeitfresser überhaupt – umgehen wollt. „Mails per cc sind in unserer Firma generell verboten.“ Lege „Strafen“ fest: fünf Euro in die Team-Kasse, einen Umtrunk auf Kosten des „Spammers“. Werde kreativ – die meisten Probleme löst Du mit einem Funken Humor. Die anderen ziehen nicht mit? Dann sage deutlich, dass Du CC-Mails nicht mehr liest. Punkt.

Tipp 9 – e-Mail-Management mit Spaßkiller

Verzichte darauf Witze, Cartoons oder Kettenbriefe weiterzugeben – und weise die Absender entsprechender Botschaften darauf hin, dass Du Nonsens-Mails nicht mehr erhalten willst.

Tipp 10 – e-Mail-Management mit Zufluss bremsen

Kündige überflüssige Newsletter-Abos (aber nicht die news-to-use :-))

Mehr Tipps und praktische Übungen findest Du gerne in unseren Seminaren.

Extra-Tipp: Todsünden vermeiden im e-Mail-Management

  • Rufe bei komplexen Themen lieber an! Ideen entwickeln, Konflikte lösen, Verhandeln – diese Themen sind für Mails ungeeignet.
  • Vermeide Ping Pong Mails mit wenig Inhalt.
  • Mails außerhalb der Bürozeiten sind ein No Go.
  • Lesebestätigungen anfordern bremsen aus.

Du freust Dich über Mails als willkommene Ablenkung von Deiner „langweiligen“ Arbeit? Gut, denn wir brauchen kreative Pausen, um unseren Arbeits-Akku zu laden. Maile mit Begeisterung – und ohne schlechtes Gewissen – zurück. Sonst ist nämlich der Erhol-Effekt gleich Null. Die Freude über die Ablenkung ist bei Dir Dauerzustand? Dann denke ernsthaft drüber nach, ob Du die richtige Arbeitsstelle hast und ziehe mittelfristig Konsequenzen.

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