Deep Work – kennst Du diesen Begriff? Er wurde geprägt von Cal Newport, einem amerikanischen Informatikprofessor und Autor des Buches „Deep Work“ (deutsch: „Konzentriert arbeiten: Regel für eine Welt voller Ablenkungen“). Und er meint damit, dass wir Phasen brauchen, in denen wir unsere ungeteilte Aufmerksamkeit einer Aufgaben widmen sollten – anstatt ständig aus dem Tun gerissen zu werden und von einer Unterbrechung in die andere zu taumeln.

Ganz so, wie ein Tiger ja auch in freier Wildbahn agiert: wenn er auf der Jagd ist, ist er fokussiert, voll auf sein Tun konzentriert!

Aber was machen wir?

Wir lassen uns ständig stören! Mit fatalen Folgen für unsere Gesundheit, unsere Produktivität, unsere Zufriedenheit! Je mehr wir aus dem aktuellen Tun gerissen werden, desto voller ist unser Kopf, und desto leerer fühlt sich dann unser Hirn an. Anstatt voller Energie unsere Aufgaben zu erledigen, havarieren wir hirnlos durch die Tage, stellte ich erneut und stärken denn je bei den Recherchen für mein neues Buch „Kopf voll, Hirn leer“ fest.

Die gestörte Gesellschaft – die Folge ständiger Unterbrechungen

Bereits in meinen ersten Zeitmanagement-Seminaren 2004 brachte ich den Teilnehmer:innen die Idee des störungsfreien Arbeitens näher. Mein Credo: „Wir brauchen nicht mehr Zeit, wir brauchen mehr ablenkungsfreien Rückzug!“. Denn: Wer ständig erreichbar ist, erreicht nichts!“ Ich nannte es „Zeitinseln für konzentriertes Tun“  oder „Fokuszeiten“. Endlich mal fokussiert ein Thema zu Ende bringen zu können, davon träumten die meisten Menschen bereits damals – und schafften es doch kaum, sich auch mal abzuschotten.

Vielleicht stieß ich so früh auf dieses Thema, da ich als freie Journalistin meine ersten Erfahrungen in den hektischen Zentralen großer Medien sammelte und dann zunächst Zeitmanagement-Seminare für Menschen aus der Kreativ-Branche hielt. Die Berufsgruppe der Kreativen galt schon immer als stark stress-belastet, fanden Forscher der Universität Toronto laut der Zeitschrift “Social Science Research” heraus.

Heute sind es alle „Wissensarbeiter:innen“ die sich fragen, wie wir im digitalen Zeitalter Arbeit gestalten müssen, um optimale Bedingungen für (Wissens-)Arbeit zu schaffen. Wissensarbeit ist Gehirnarbeit, die in den meisten Unternehmen erschwert wird durch Lärm in Großraumbüros, Fragmentierung der Zeit in sinnloses Zeitkonfetti (beispielsweise durch zu viele Meetings in zu enger Taktung), Multitasking, Information Overflow und einer aufgedrückten „Kultur“ der ständigen Erreichbarkeit. Kurze „Hast-du-gerade mal 2 Minuten-Anfragen“ sind inzwischen quer durch alle Branchen und quer durch alle Hierarchien an der Tagesordnung.

Das Perfide: einer aktuellen Studie von NEXT WORK INNOVATION 2022 zufolge brauchen wir mindestens 15% der Zeit, die wir uns um die eigentliche Aufgabe kümmern wollten, zum sogenannten Re-Fokussieren. Du willst eine Stunde lang eine Präsentation erstellen? Einen Bericht schreiben? Eine Auswertung fahren? Dann kannst Du gleich mal weitere neun Minuten aufschlagen, die Du nach einer Störung brauchst, um den roten Faden zu finden. Dumm nur, dass wir heutzutage alle vier (!) Minuten aus der Arbeit gerissen werden! Nach einschlägigen Studien der Unterbrechungsforscher (jaaa, die gibt’s tatsächlich) wurden wir 2008 „nur“ alle 11 Minuten gestört. Bis wir uns nach einer solchen Unterbrechung wieder voll konzentrieren können, brauchte es vier bis acht Minuten, fand das New Yorker Forschungsinstitut Basex heraus. Kein Wunder, dass wir da nichts schafften!

Wie lange brauchst Du, um nach einer Unterbrechung den roten Faden wieder zu haben?

Mittlerweile sind wir schneller geworden: nach einer kurzen und kleinen Störung (z.B. durch ein aufpoppendes eMail-Vorschau-Fenster) brauchen wir nur mehr 64 Sekunden um den roten Faden wieder zu haben. Wenn es gut geht. Aber das tut es meist nicht! Denn immer häufiger führen Störungen dazu, dass wir einer Kettenreaktion der Ablenkungen folgen. Die “chain of diversion” setzt sich bei vielen Menschen in Gang, nachdem wir durch eine Störung, eine Push-Nachricht oder ein “Pling” am Smartphone abgelenkt wurden. Wie ferngesteuert gehen wir uns dannn einen Kaffee holen, rufen eMails ab, spazieren bei KollegInnen vorbei oder greifen zum Telefon, anstatt konzentriert unsere Aufgabe weiter zu erledigen. Und – zack – sind weitere 15 Minuten verstrichen.

Infoflut macht den Kopf voll

Hinzu kommt eine Info-Flut sondersgleichen: Seit am 23. April 2005 zum ersten Mal ein Video auf You- Tube hochgeladen wurde, werden heute 720 000 Stunden (!) pro Tag an neuem Content hochgeladen, der gesehen werden will! Und die Reize schaffen es, dass wir ihnen erliegen: 5 Stunden und 22 Minuten klicken wir uns täglich durch die Weiten des Internets, wobei nur 83 Minuten auf das inhaltlich genutzte Internet entfallen, der Rest ist Streaming, Gaming, Surfen.

Knapp 4 Stunden am Tag saugen wir News, Musik, Unterhaltung und Werbung aus dem guten alten TV-Gerät. 91 Minuten lang holen wir uns die Dröhnung aus dem Radio. Rund 90 Minuten am Tag sind wir fleißig lesend und schreibend in den sozialen Medien unterwegs. Im Schnitt rauschen uns derzeit täglich 80 Mails in die Inbox, Tendenz steigend. Manche meiner Kunden erhalten um die 300 Mails pro Tag, weil sie bei vielen Projekten in »cc« liegen, und das E-Mail-Pingpong das Volumen aufbläht.

Auch die Einführung von Chatprogrammen wie Slack oder MS-Teams konnte in vielen Unternehmen dieser Infoflut keine Zügel anlegen. Im Gegenteil: Statt in einem Kanal alle Unterhaltungen zu bündeln, müssen Berufstätige jetzt mindestens zwei Kanäle im Blick behalten und dort aktiv sein. Dann kommen vielleicht auf deinem Smartphone noch dutzende Pushnachrichten aus deinen Shopping-, Tradingoder Gaming-Apps dazu, die in dein Gehirn reinwollen. Allein die Push-Benachrichtigungsplattform Accengage versendete in einem Jahr 38 Milliarden (!) Pushbenachrichtigungen im Auftrag ihrer Kunden an 750 Millionen Endkunden – rein rechnerisch kamen pro App-User 50 Pushnachrichten am Tag an und zogen die Aufmerksamkeit auf ein neues Kaufangebot, den heißen Aktientipp oder die ultimative Rabattaktion. 23 Prozent der deutschen Empfänger klickten dann sogar, um mehr über die Angebote zu erfahren. Das sind Traumquoten für die Werbetreibenden, für unser Gehirn jedoch miserable Voraussetzungen, um fokussiert und konzentriert zu sein.(Quelle für alle Zahlen: „Kopf voll, Hirn leer“, S. 19ff)

Dabei geht es gar nicht darum, die digitale Welt zu verteufeln! Nein, ich finde es fantastisch, wie eng wir rund um den Globus mit unseren Freunden in Kontakt sein können, wie flexibel wir räumlich und zeitlich arbeiten können, wie einfach wir an Informationen kommen und wie schnell wir Waren bestellen oder Reisen buchen können. Internet und Smartphones sind eine immense Verbesserung unserer Lebensqualität – wenn wir die Herrschaft über die Contentflut behalten und uns nicht von unseren Gadgets versklaven lassen.

Apple-Gründer Steve Jobs hatte eine Vision: Apple-Produkte sollten helfen, die Lebensqualität der Menschen zu verbessern und die Menschheit voranbringen. Tja, im gewissen Sinne hat er seine Vision erfüllt – wenn da nicht wir als Nutzer wären, die nie richtig gelernt haben mit all den feinen Gadgets umzugehen. Nicht das Werkzeug ist das Problem, sondern derjenige, der es nutzt. Anstatt unsere Aufmerksamkeit gebündelt wie ein starker Scheinwerfer auf die wichtigen Themen zu legen, zerstreut es sich wie ein Lichtschein auf einer Pfütze.

Klar wissen wir, dass wir mal die Tür zumachen sollen. Handy aus, Email-Alert abstellen, Bürolärm ausblenden. Sonst kann man sich ja nicht konzentrieren, das ist schließlich allgemein bekannt. Aber warum setzen wir es denn dann nicht auch um? Weil zwischen Wissen und Tun eine Menge zu tun ist 🙂

Unsere acht Tipps holen Dich aus der Unterbrecher-Falle heraus und helfen Dir, Zeitinseln für Deine Fokuszeiten zu etablieren und zu schützen.

In 8 Schritten zur Fokuszeit