Deep Work: vom Genuss des fokussierten Arbeitens. Und wie auch Du es schaffen kannst!

Deep Work – kennst Du diesen Begriff?

Er wurde geprägt von Cal Newport, einem amerikanischen Informatikprofessor und Autor des Buches „Deep Work“ (deutsch: „Konzentriert arbeiten: Regel für eine Welt voller Ablenkungen“). Und er meint damit, dass wir Phasen brauchen, in denen wir unsere ungeteilte Aufmerksamkeit einer Aufgaben widmen sollten – anstatt ständig aus dem Tun gerissen zu werden und von einer Unterbrechung in die andere zu taumeln.

Ganz so, wie ein Tiger ja auch in freier Wildbahn agiert: wenn er auf der Jagd ist, ist er fokussiert, voll auf sein Tun konzentriert!

Aber was machen wir?

Wir lassen uns ständig stören! Mit fatalen Folgen für unsere Gesundheit, unsere Produktivität, unsere Zufriedenheit!

Die gestörte Gesellschaft – die Folge ständiger Unterbrechungen

Bereits in meinen ersten Zeitmanagement-Seminaren 2004 brachte ich den Teilnehmer:innen die Idee des störungsfreien Arbeitens näher. Mein Credo: „Wir brauchen nicht mehr Zeit, wir brauchen mehr ablenkungsfreien Rückzug!“. Denn: Wer ständig erreichbar ist, erreicht nichts!“ Ich nannte es „Zeitinseln für konzentriertes Tun“ – Fokuszeiten. Endlich mal fokussiert ein Thema zu Ende bringen zu können, davon träumten die meisten bereits damals – und schafften es doch kaum, sich auch mal abzuschotten.

Vielleicht stieß ich so früh auf dieses Thema, da ich als freie Journalistin meine ersten Erfahrungen in den hektischen Zentralen großer Medien sammelte und dann zunächst Zeitmanagement-Seminare für Menschen aus der Kreativ-Branche hielt. Denn diese Berufsgruppe der Kreativen galt schon immer als stark stress-belastet, fanden Forscher der Universität Toronto laut der Zeitschrift “Social Science Research” heraus.

E-Mail Flut, permanente Erreichbarkeit, Multitasking zwischen Arbeit und Privatleben, Unterbrechungen, Störungen, kurze „Hast-du-gerade mal 2 Minuten-Anfragen“ sind jedoch inzwischen auch quer durch alle Branchen und quer durch alle Hierarchien an der Tagesordnung.

Nach einschlägigen Studien der Unterbrechungsforscher (jaaa, die gibt’s tatsächlich) wurden wir 2008 (dem Erscheinungsjahr der 1. Auflage von „Organisieren Sie noch oder leben Sie schon?“) alle 11 Minuten gestört. Bis wir uns nach einer solchen Unterbrechung wieder voll konzentrieren können, brauchte es vier bis acht Minuten, fand das New Yorker Forschungsinstitut Basex heraus. Kein Wunder, dass wir da nichts schafften!

Wie lange brauchst Du, um nach einer Unterbrechung den roten Faden wieder zu haben?

Mittlerweile sind wir schneller geworden: nach einer kurzen und kleinen Störung (z.B. durch ein aufpoppendes eMail-Vorschau-Fenster) brauchen wir nur mehr 64 Sekunden um den roten Faden wieder zu haben – allerdings werden wir heute rund alle 3 Minuten aus der Arbeit gerissen (Quelle: Lass Mal Alles Aus! 2019). „Selbst der konzentierteste Mensch wird zudem von Mikrobewegungen erschüttert, die ihn geistig aus seinen Aufgaben reißen,“ schreibt der Neurologe Prof. Dr. Volker Busch in einem Fachartikel in ManagerSeminare. Täglich ströme eine Informationsmenge von 30 bis 40 Gigabyte auf uns ein. An einem normalen Arbeitstag besuchen wir mehr als 30 Websiten, lesen und beantworten mindestens 50 Textnachrichten und rund 200 eMails. Tendenz steigend. Das Perfide: die meisten Nachrichten fordern uns unmittelbar zum Handeln auf. „Tue dies!“, „Denke an jenes!“, „Antworte hier!“, „Bestätige dort!“. Anstatt unsere Aufmerksamkeit gebündelt wie ein starker Scheinwerfer auf die wichtigen Themen zu legen, zerstreut es sich wie ein Lichtschein auf einer Pfütze.

Klar wissen wir, dass wir mal die Tür zumachen sollen. Handy aus, Email-Alert abstellen, Bürolärm ausblenden. Sonst kann man sich ja nicht konzentrieren, das ist schließlich allgemein bekannt. Aber warum setzen wir es denn dann nicht auch um? Weil zwischen Wissen und Tun eine Menge zu tun ist 🙂

Unsere acht Tipps holen Dich aus der Unterbrecher-Falle heraus und helfen Dir, Zeitinseln für Deine Fokuszeiten zu etablieren und zu schützen.

Kennst Du schon meinen Podcast „Kreatives Zeitmanagement“? In Episode #116 geht es ebenfalls um das Thema Deep Work:

In 8 Schritten zur Fokuszeit

Deep Work-Tipp #1
Führt störungsfreie Zeiten unbedingt gemeinsam im Team ein. Warum? Wenn alle in Deinem Team wissen, worum es geht, dann steigt die Akzeptanz und die Wahrscheinlichkeit, dass sich alle daran halten. Auch wenn Du gerade viel Im Homeoffice arbeitest – der Rückhalt im Team ist der beste Rückenstärker, dass Du Dich wirklich mit einem GUTEN Gewissen ausklinken wirst! Wenn Du Fokuszeiten nur für Dich alleine einführst, dann wirst Du eine Menge Zeit und Energie darauf verwenden, diese Zeiten zu verteidigen. Zieht Ihr gemeinsam an einem Strang, dann könnt Ihr auch langfrstig die Kraft der störungsfreien Zeiten genießen.
Deep Work-Tipp #2
Macht wenige und kurze Fokuszeiten zu Beginn. Lieber klein anfangen und ausbauen, anstatt frustriert aufgeben. Klinke Dich vielleicht mal eine Stunde pro Tag aus uns sei nicht erreichbar. Oder vielleicht mal eine halbe Stunde für den Anfang. Genieße es bewusst, in dieser Zeit nicht ansprechbar zu sein.

Deep Work-Tipp #3
Signalisiere Deine Fokuszeiten optisch, damit die Menschen in Deinem Umfeld ganz klar auf den ersten Blick erkennen, dass Du im Moment bitte nicht gestört werden willst. Auch wenn Ihr „nur“ virtuell miteinander im Kontakt seid, helfen optische Signale, dass Du gar nicht erst angesprochen wirst (entsprechende Wertschätzung und Comittement im Team vorausgesetzt!).
- Im Büro Kopfhörer aufsetzen. Wer mag gleich solche mit Noise-Cancelling-Funktion (besonders gut für Menschen, die sich auch durch die Gespräche anderer leicht aus dem Konzept bringen lassen).
- Kleine Lichtampel auf dem Bildschirm montieren und rot leuchten lassen (z.B. dieses Modell)
- Wenn Du eine Türe hast: Türe zu machen und Plakat anpinnen „Bitte nicht stören, bin wieder ansprechbar ab xy Uhr!“
- Hotel-Türhänger nutzen (wie das zu meinem Buch LMAA#2, siehe Foto rechts).
- Im Chatkanal auf “rot” stellen.
- Fokus-Zeit als Blocker in Outlook eintragen.

Deep Work-Tipp #4
Lege Deine Fokuszeiten auf einen guten Zeitpunkt. Ein guter Zeitpunkt, das können Zeiten sein, in denen es eh eher ruhig bei Dir zugeht. Um diese Zeiten zu finden, hilft Dir ein „Adlerflug“. Hierbei blickst Du wie ein Adler von oben auf Dein tägliches Tun und verschaffst Dir einen Überblick über Deine Aufgaben, Deine Störungen, Zeitdiebe und Stressfaktoren. Guter Zeitpunkt kann auch bedeuten, dass Du nach Deinem Biorythmus gehst, und als Eule Deine Fokuszeit beispielsweise auf 11 Uhr vormittags legst, während eine Lerche gleich um 6 Uhr in der Früh Deep Work macht.
Deep Work-Tipp #5
Haltet Euch nach Möglichkeit gegenseitig den Rücken frei und sorgt für eine Vertreter-Regelung (z.B. Telefon auf Kollegen umstellen, damit Dein AB nicht 30 Rückrufe erfordert, wenn Du aus der Fokus-Zeit zurückkommst.) Sprich das bitte aber unbedingt mit Deinen Kollegen ab, sonst geht es Dir wie mir vor ein paar Jahren. Als ich Redaktions-Vertretung gemacht habe, war zwar der Kollege am Schreibtisch nebenan da – aber permanent kamen bei MIR Anrufe für IHN an. Nach dem fünften Anruf sagte ich zu ihm: „Du, sag mal, Matthias, ich glaube, mit Deinem Telefon stimmt irgendwas nicht. Alle Deine Anrufer kommen bei mir raus.“ Darauf sagte er: „Nee, nee, nee, ich habe nur auf Dich umgestellt, weil ich jetzt in Ruhe an meinem Artikel arbeiten will.“ Supi!
Deep Work-Tipp #6
Schotte Dich auch gegen Reize in Deinem Blickfeld ab, die Dich aus der Konzentration reißen könnten. Vielleicht hilft es Dir für Deep Work Deinen Schreibtisch leerzuräumen, um Dich besser konzentrieren zu können?
Das muss nicht heißen, dass Du immer Deinen Schreibtisch komplett leerfegst. Für die Kreativität ist das sogar hinderlich. Aber wenn Deine Augen immer wieder an demselben Stapel hängen bleiben und dann der schuldbewusste Gedanke aufblitzt: „Das wollte ich eigentlich schon längst mal einsortieren…“, dann reißt Dich das aus Deiner Fokuszeit heraus. Schaffe ein wenig Ordnung, z.B. mit diesen Tipps.
Deep Work-Tipp #7
Schalte sämtliche Benachrichtigungen über neue Nachrichten ab. Sei es ein Brummen, Vibrieren, Vorschau-Fenster – jede Notivication stört Deine Fokus. Entscheide selbst, wann Du Emails lesen willst und lasse es Dir nicht durch nervige Alert-Funktionen vom Computer vorschreiben.
Denn sobald etwas blinkt oder summt, sind wir ganz gespannt und halten es vor Neugierde nicht mehr aus. Vor einigen Jahren hatte ich mir eine Notivication für Twitter eingerichtet. Immer, wenn einer meiner Kontakte einen neuen Tweet sendete, kam ein Pop-up der Nachricht, kombiniert mit einem grausamen Summton. Rate mal, wie lange ich das durchhielt. Gerade mal 10 Minuten! Dann war ich so genervt, dass ich alle Benachrichtigungen deaktiviert habe! Immer, wenn ich gerade wieder weiterarbeiten wollte, kam das nächste Summen und meine Fokuszeit beim Teufel. Es gibt nichts Kontraproduktiveres.
Deep Work-Tipp #8
Bleibe konsequent, wenn Dich andere Menschen trotz vereinbarter Fokuszeit, trotz optischer Signale stören wollen. Vertröste den Störer auf später – und bleibe bei dem, was Du gerade tust. Ja, ich weiß – gerade den Hanni Herzlichs unter uns fällt das schwer! Aber nur Mut: wir können unser Umfeld immer auch ein stück weit „erziehen“ 🙂
Du weißt gerade nicht, was mit „Hanni Herzlich“ gemeint ist? Dann mache doch gerne den Zeitmanagement-Typen-Check auf meiner Website. Denn je nachdem wie Du tickst, bist Du auch ganz anders störanfällig.

Sich von erfolgreichen Fokuszeiten-Beispielen den Rücken stärken lassen

Lasse Rheingans, Chef einer Digitalagentur in Bielefeld, hat klare Vorgaben gemacht. In meinem Podcast-Interview erzählt er, dass jegliche Ablenkungen durch Social-Media oder Nachrichtenportale, ja sogar Small-Talk, in seiner Agentur verboten sind. Der Effekt: die Arbeitszeit der Mitarbeiter konnte von einer 40-Stunden auf eine 25-Stunden-Woche reduziert werden – bei gleichem Gehalt! Das kann doch gar nicht gehen? Doch! Warum Lasse Rheingans davon überzeugt ist, dass wir Arbeit komplett neu denken müssen und der 5-Stunden-Tag zukunftsweisend ist, erklärt er auch in seinem Buch „Die-5-Stunden-Revolution“.

Wie erreichbar „musst“ Du sein?

Häufig glauben wir, dass unsere Arbeitgeber, Kollegen oder Bekannten erwarten, dass wir permanent erreichbar sind. Wir wissen es aber nicht. 38 Prozent der Teilnehmer einer Studie der Uni Freiburg wussten beispielsweise nicht, ob ihr Chef außerhalb der Arbeitszeiten eine Reaktion auf arbeitsbezogene Anrufe, Mails oder Kurznachrichten erwarte. Resultat: sie waren immer „on“, um nichts zu verpassen.

Der Ausweg: Bespreche ganz klar, wer wann für was erreichbar sein muss. Und dann entspann Dich 🙂

Du glaubst berufliche Rückfragen in Deiner Freizeit stressen Dich nicht? Die Freiburger Studie zeigte, dass selbst kurze Fragen an einem Sonntag-Nachmittag die Zufriedenheit mit dem Wochenende spürbar senkte. Bei mir kommt noch erschwerend hinzu, dass ich nach negativen Mails oder Messages mit einem To-Do für mich gedanklich nicht mehr abschalten kann. Die Erholung ist gelaufen!

Seit Jahren bin ich deshalb in meiner Freizeit nicht erreichbar. Der Anfang war leicht, weil ich entweder mein Handy daheim vergessen hatte, oder der Akku leer war. So lernten meine Familie und meine Freunde „Cordula kannst Du eh nie erreichen!“ Und auch heute passiert es, dass ich WhatsApp-Nachrichten erst zwei Tage später sehe, wenn ich mein Smartphone zur Hand nehme.

#BONUS-TIPP

Beobachte Dich mal in den kommenden Stunden und Tagen: wie oft wirst Du tatsächlich aus dem Tun gerissen – und ganz wichtig wie geht es Dir damit? Betrachte dabei auch bitte Deine konkrete Tätigkeit und prüfe, ob hier abschotten, Fokuszeiten überhaupt Sinn machen.
Denn: vielleicht liebst Du es, viel gestört zu werden, schnell mal hier schnell mal dort aktiv zu werden Überprüfe mal genau, wie gut es Dir wirklich tut – und lege dann die Messlatte von “wie stark will ich mich stören lassen” auf ein Maß, das Dir und Deiner Arbeit momentan am besten entspricht.

BONUS-TIPP

Beobachte Dich in den kommenden Stunden und Tagen: wie oft wirst Du tatsächlich aus dem Tun gerissen – und ganz wichtig wie geht es Dir damit? Betrachte dabei auch bitte Deine konkrete Tätigkeit und prüfe, ob hier abschotten und Fokuszeiten überhaupt Sinn machen.

Denn: vielleicht liebst Du es, viel gestört zu werden, schnell mal hier schnell mal dort aktiv zu werden Überprüfe genau, wie gut es Dir wirklich tut – und lege dann die Messlatte von “wie stark will ich mich stören lassen” auf ein Maß, das Dir und Deiner Arbeit momentan am besten entspricht.

Denn hilfreich sind die oben stehenden Deep-Work-Tipps natürlich nur dann, wenn wir auch ernsthaft vorhaben, uns nicht stören zu lassen. Wenn wir uns insgeheim über den Kollegen freuen, der unsere Fokuszeit stört, oder wenn wir angestrengt versuchen, jedes Wort unseres Gegenübers durch die extra-geräuschabschirmenden Kopfhörer mitzuhören, dann sollten wir lieber eindeutig zeigen, dass wir gerade für eine Abwechslung zu haben sind. Sonst macht es uns selbst keinen Spaß, wir fühlen uns abgeschirmt und haben nicht im Geringsten das Gefühl, etwas Gutes für unseren „Work-Flow“ zu tun.