Warum zu einem guten Zeitmanagement mehr als gute Organisation gehört.

Die meisten kreativen Chaoten lieben ihren Beruf, wenn sie kreativ und frei arbeiten können. Trotz aller Leidenschaft – oder deswegen ? – leiden jedoch Menschen, die in kreativen Berufen tätig sind, oft unter hohem Stress, fanden Forscher der Universität Toronto laut der Zeitschrift “Social Science Research”) heraus.

Wie kann das sein? Da viele kreative Tätigkeiten heute selbstständig und ohne geregelte Arbeitszeiten ausgeübt werden, ist die Stressbelastung oft hoch”, erklärte Stefan Bayer, Leiter der Akademie für Arbeitsmedizin im pressetext-Interview.
Multitasker zwischen Job und Familie.

Die kanadischen Wissenschaftler untersuchten 1.200 Erwachsene, deren Berufe sie nach kreativen Möglichkeiten bewerteten. Relevant waren dafür die Fragen, wie oft sie im Beruf Neues lernten, wie oft sie dabei Chance zum Problemlösen hatten und wie häufig sie Fähigkeiten und Talente weiterentwickeln können. Parallel dazu ermittelten sie den subjektiv verspürten Arbeitsdruck.

Zum Vorschein kam, dass mit dem Ausmaß der Kreativität auch die exzessive Arbeitsbelastung, das Gefühl der Überforderung und die Zahl arbeitsmäßiger Kontakte durch E-Mail und Telefon deutlich steigt. Bei Kreativen war Multitasking zwischen Arbeit und Privatleben häufiger, besonders da sie oft in den eigenen vier Wänden versuchten, gleichzeitig Aufgaben aus Job und Familie zu erledigen. Viele sahen sich dabei in Rollenkonflikten gegenüber der Familie.
Erfüllende Arbeit scheitert an Bedingungen

“Bei Kreativen tritt jene Form von Stress auf, die man bisher mit hohen Positionen im Berufsleben verbunden hat”, resümiert Studienleiter Scott Schieman. Auch das Denken an die Arbeit während der freien Stunden sei in der Kreativbranche häufig, jedoch nicht belastend. “An viele Aspekte der Arbeit denken die Kreativen gerne und empfinden sie eher als erfüllend denn als schlafraubend.” Einer Aussage, der sich der Arbeitsmediziner Bayer anschließt. “Die selbstbestimmte Arbeitsweise der Kreativen ist eigentlich ein Schutz vor Stress.”

Dass hoher Arbeitsdruck dennoch bei Kreativen verbreitet ist, sieht Bayer als Folge der Beschäftigungsform. “Die meisten kreativen Berufe werden in Selbstständigkeit ausgeführt und leiden an den Problemen genau dieser Beschäftigungsform. Zudem erfolgt die Arbeit meist an Einzelarbeitsplätzen.” Idealerweise sollte kreative Arbeit im Team geschehen, da dies mehr Möglichkeiten der Kommunikation bietet. Auch Supervision oder Mediation in Gruppen ist aus Sicht des Arbeitsmediziners zur Prävention von Burnout zu empfehlen.

Interessant, oder? Klar hilft ein gutes Zeitmanagement Stress zu reduzieren. Für mich ist dieses Forschungsergebniss aber auch ein weiterer Beweis, dass wir nicht entspannter arbeiten, indem wir uns lediglich per Zeitmanagement besser organisieren, sondern es hat viel mit Grenzen setzen und sich abschotten zu tun. Also: Türe zu

Klar wissen wir, dass wir mal die Tür zumachen sollen. Handy aus, Email-Alert abstellen, Bürolärm ausblenden. Sonst kann man sich ja nicht konzentrieren, das ist schließlich allgemein bekannt. Aber warum setzen wir es denn dann nicht auch um? Diese acht Tipps holen Sie aus der Unterbrecher-Falle heraus:

Nach den einschlägigen Studien der Unterbrechungsforscher (jaaa, die gibt’s tatsächlich) werden wir alle 11 Minuten gestört. Bis wir uns wieder voll konzentrieren können, braucht es vier bis acht Minuten, fand das New Yorker Forschungsinstitut Basex heraus. Bleiben uns noch circa fünf Minuten bis zur nächsten Unterbrechung. Da ist es schon verwunderlich, dass wir überhaupt irgendetwas Produktives zustande bringen.

Und obwohl sich mittlerweile alle dieser Problematik bewusst sind, sind wir doch meist nicht in der Lage, mal wirklich die Tür zuzumachen und auf Sendepause zu drücken. Kreative Chaoten sind da besonders gefährdet. Zum einen ist „Tür zu“ längst nicht so spannend wie der Flurfunk. Wir sind schließlich gesellige Leute und wollen wissen, was es so Neues gibt. Zum anderen haben wir meist nichts dagegen, wenn der Kollege an die Tür klopft und uns um einen Rat bittet. Schließlich freut sich jeder, wenn ihm geholfen wird. Bei geschlossener Tür abgeschottet vom Rest des Teams – das ist der Albtraum für jeden Kreativen Chaoten. Zwar sind wir dann angeblich produktiver, doch manch Kreativer Chaot geht durch diese Isolation regelrecht ein. Depressiv, gelangweilt und demotiviert die Arbeit zu erledigen, kann auch nicht die Lösung sein. Die Produktivität steigt dann jedenfalls auch nicht!

Wie ist es also möglich, unsere Sachen zu erledigen und gleichzeitig nicht ein völlig abgeschottetes Bürodasein fristen zu müssen? Die wohl einfachste Lösung ist, unser Bedürfnis nach Gesellschaft mit den dringend nötigen Pausen zu kombinieren. Nach 70 Minuten konzentrierter Arbeit ist die Konzentration im Keller und wir brauchen dringend eine Ablenkung. Das ist die beste Gelegenheit, uns dem Flurfunk zu widmen und eine Kaffeepause mit Gleichgesinnten zu machen. Falls Sie auf dem Weg zur Kaffeeküche aber mal nicht angesprochen werden wollen, sollten Sie ein gut erkennbares Signal setzen, wie zum Bespiel eine rote Wäscheklammer am Kragen.

Doch was ist mit den (un)willkommenen Störungen, die nicht zu den eingeplanten Pausen gehören? Davon gibt es zwei Sorten: Die einen kommen in Form von lieben oder auch nervigen Kollegen, die „nur mal kurz vorbeischaun“ oder „mal nen kurzen Augenblick bräuchten“. Mit diesen Tipps fällt es Ihnen leichter, diese Störungen in den Griff zu bekommen:

  • Richten Sie sich Zeitinseln im firmeneigenen Kalender ein, in dem dann für alle sichtbar ist, dass Sie einen Termin haben. Mit sich selbst. Das sollten Sie natürlich nicht dazu schreiben, sonst ist die Abschreckungswirkung gleich Null. Somit kommen Sie gar nicht in die Situation, dem Kollegen zu erklären, warum Sie nun keine Zeit für ihn haben. Bevor er unbedarft zur Tür hereinschneit, wird er im Kalender informiert.
  • In Großraumbüros werden häufig Kopfhörer als Zeichen benutzt, nicht gestört werden zu wollen. Die können knallrote Flausch-Ohrklappen haben oder auch ganz dezent sein. Hauptsache, sie erfüllen ihren Zweck.
  • Für das „Kleinraumbüro“ geht das natürlich auch. Manche Firmen haben Maskottchen, die anzeigen, ob derjenige gerade Zeit zum quatschen hat. Schaut das Maskottchen den „Störenfried“ an, hat der Andere gerade Zeit für ein Pläuschchen. Zeigt es aber mit dem Rücken zur Tür, möchte er nicht gestört werden.
  • Für die ganz harten Fälle: Machen Sie die Tür zu. Ja, nun doch! Eine geschlossene Türe ist eine Barriere, die jeder „Eindringling“ erst einmal überwinden muss. Falls das immer noch nichts hilft, sagen Sie ganz deutlich, dass Sie jetzt nicht gestört werden wollen. Sie werden sehen, normalerweise respektieren die Menschen diesen Wunsch. Wenn Sie mit Ihrer Arbeit fertig sind, machen Sie die Tür natürlich sofort wieder auf

Die andere Art der Störung sind Reize, durch die wir uns bewusst oder unbewusst ablenken lassen. Dagegen helfen folgende Tipps:

  • Schaffen Sie optische Ruhe. Das muss nicht heißen, dass Sie Ihren Schreibtisch komplett leerfegen. Für die Kreativität ist das sogar hinderlich. Aber wenn Ihre Augen immer wieder an demselben Stapel hängen bleiben und dann der schuldbewusste Gedanke aufblitzt: „Das wollte ich eigentlich schon längst mal einsortieren…“, dann tun Sie das am besten auch gleich. Danach ist Ihr Kopf frei für die wichtigen Aufgaben.
  • Entscheiden Sie selbst, wann Sie Emails lesen wollen und lassen Sie es sich nicht durch nervige Alert-Funktionen vom Computer vorschreiben. Denn sobald etwas blinkt oder summt, sind wir ganz gespannt und halten es vor Neugierde nicht mehr aus. Suchen Sie sich deshalb eine Zeit, in der Sie Emails beantworten. Ansonsten sind Sie „Email-off“. Neulich hatte ich mir eine Notizfunktion für Twitter eingerichtet. Immer, wenn einer meiner Kontakte einen neuen Tweet sendete, kam ein Pop-up der Nachricht kombiniert mit einem grausamen Summton. Raten Sie mal, wie lange ich das durchhielt. Gerade mal 10 Minuten! Dann war ich so genervt, dass ich alle Benachrichtigungen deaktiviert habe! Immer, wenn ich gerade wieder weiterarbeiten wollte, kam das nächste Summen. Es gibt nichts Kontraproduktiveres!
  • Gönnen Sie sich Traum-Minuten. Wie oft sehen wir aus dem Fenster und fangen zu tagträumen an, obwohl wir eigentlich gerade richtig produktiv sein sollten. Nehmen Sie sich diese Abwechslung immer dann, wenn Sie gerade feststecken oder ein Projekt abgeschlossen haben. Wenn Sie aber merken, dass im Kopf gerade Leerlauf ist und Sie eigentlich eine Pause bräuchten, dann stehen Sie auf, gehen an die frische Luft oder machen ein paar Atemübungen.
  • Schalten Sie nervigen Lärm aus. Die Gespräche der anderen „mitzuhören“ ist zwar äußerst interessant und unterhaltsam, aber vorwärts kommen wir dadurch meist nicht. Am besten helfen da Kopfhörer (siehe oben) oder Oropax (wobei ich Kopfhörer definitv angenehmer finde!).

Hilfreich sind all diese Tipps natürlich nur dann, wenn wir auch ernsthaft vorhaben, uns nicht stören zu lassen. Wenn wir uns insgeheim über den Kollegen freuen, der unseren persönlichen Termin stört, oder wenn wir angestrengt versuchen, jedes Wort unseres Gegenübers durch die extra-geräuschabschirmenden Kopfhörer mitzuhören, dann sollten wir lieber eindeutig zeigen, dass wir gerade für eine Abwechslung zu haben sind. Sonst macht es uns selbst keinen Spaß, wir fühlen uns abgeschirmt und haben nicht im Geringsten das Gefühl, etwas Gutes für unseren „Work-Flow“ zu tun. Überlegen Sie sich deshalb, wann Sie diese Tools einsetzen, sonst verlieren sie schnell ihre Wirkung – bei Ihnen genauso wie bei Ihren Mitmenschen.

Viel Erfolg!

Hier ein paar Praxis-Beispiele gegen ständige Erreichbarkeit:

  • Die Telekom verabschiedete bereits 2010 eine Policy, die den Führungskräften empfiehlt, E-Mails am Feierabend zu vermeiden.
  • Volkswagen verhängte 2011 eine strikte E-Mail-Sperre nach Feierabend für Tarifbeschäftigten mit einem Dienst-Smartphone. Die Geräte von VW-Mitarbeitern können seitdem von 18.15 Uhr bis 7 Uhr morgens keine Mails mehr empfangen.
  • BMW führte ein, dass die Zeiten der mobilen Erreichbarkeit explizit mit den Vorgesetzten vereinbart werden.
  • Continental etablierte einen Leitfaden, der freistellte wann wer wie erreichbar sein möchte und Tipps gab, abzuschalten‘, beispielsweise indem Filter für Telefonanrufe und E-Mails erklärt wurden oder die Mitarbeiter ermuntert wurden Kommunikationspausen zu definieren und diese transparent Kollegen und Vorgesetzten gegenüber zu kommunizieren.
  • Mitarbeiter des Autobauers Daimler können seit 2013 E-Mails während ihrer Abwesenheit automatisch löschen lassen. Der Betriebsrat hat die Regelung zusammen mit der Unternehmensleitung verabschiedet. Über die Löschung informiert der Abwesenheits-Assistent („Vielen Dank für Ihre Mail, die mich in meiner Urlaubszeit erreicht. Bitte beachten Sie, dass Ihre Mail deshalb gelöscht wird. Sollte es etwas wichtiges sein, dann mailen Sie mir bitte nach dem 23. März 2017 Ihr Schreiben erneut.“)
  • Auch Porsche-Betriebsratschef Uwe Hück will Mails, die außerhalb der Arbeitszeiten kommen, automatisch löschen lassen.
  • Das IT-Unternehmen Smartmove möchte die Produktivität seiner Mitarbeiter erhöhen, den Krankenstand senken und die Zufriedenheit steigern. Um diese Ziele zu erreichen, schaltet das Unternehmen den E-Mailverkehr zwischen 20:00 Uhr und 7:30 Uhr ab.
  • Email-Freier-Freitag: Wer bei CP Corporate Planning an einem Freitag mit einem Kollegen sprechen möchte, nutzt dafür keine Emails. Denn freitags läuft in dem Unternehmen alles unter dem Motto: Persönliches Gespräch statt unpersönlicher E-Mail.
  • Einmal die Woche herrscht bei allen Mitarbeitern der Leipold Group Funkstille. Dann sind die Anrufe umgeleitet, der Email-Account auf offline gestellt und die Türe zu den Büros verschlossen. „Stille Stunde“ heißt das in der Firmenzentrale in Wolfach.
  • Unsere französischen Nachbarn haben ab Januar 2017 ein Gesetz verabschiedet, dass die ständige Erreichbarkeit unterbinden soll. Die Reglung des Artikels 55 zur „Wahrung von Ruhezeiten, Urlaub und dem beruflichen wie familiären Leben“ betrifft in erster Linie Unternehmen mit über 50 Angestellten. Ab 1. Januar 2017 muss deren Firmenleitung alljährlich über diese Ansprüche mit der Belegschaft oder Gewerkschaftsvertretern beraten. Kommt dabei keine Einigung zustande, bestimmt die Firmenleitung unilateral über eine Art „Benimm-Charta“, um die digitale Beschäftigung der Arbeitnehmer zu regeln. Damit bleibt es letztlich den Unternehmen überlassen, wie sie das Recht auf Abschalten formal und inhaltlich organisieren. Oder ob sie überhaupt die gesetzlichen Auflagen anwenden.

Und was bringt es, wenn Unternehmen Ablenkungen vermeiden helfen?

Lasse Rheingans, Chef einer Digitalagentur in Bielefeld, hat klare Vorgaben gemacht. Jegliche Ablenkungen durch Social-Media oder Nachrichtenportale, ja sogar Small-Talk, sind in seiner Agentur verboten. Der Effekt: die Arbeitszeit der Mitarbeiter konnte von einer 40-Stunden auf eine 25-Stunden-Woche reduziert werden – bei gleichem Gehalt. Trotzdem stemmt das Team die gleiche Arbeit wie vor dem Verbot. Rheingans´ Credo: „Wenn man wirklich operativ fünf Stunden fokussiert arbeitet, hat man netto mindestens das  Gleiche geschafft wie an einem Acht-Stunden-Tag,“ so der Agenturchef in einem Artikel des Kreativen-Magazins PAGE (Heft 10.18, S. 43). Dennoch kommt das Zwischenmenschliche nicht zu kurz – denn wenn alle um 13 Uhr Feierabend machen, dann gehen die Mitarbeiter zusammen essen oder zum Sport.

Klare Vorgaben helfen

Wie erreichbar „müssen“ Sie sein? Häufig glauben wir, dass unsere Arbeitgeber, Kollegen oder Bekannten erwarten, dass wir permanent erreichbar sind. Wir wissen es aber nicht. 38 Prozent der Teilnehmer einer Studie der Uni Freiburg wussten beispielsweise nicht, ob ihr Chef außerhalb der Arbeitszeiten eine Reaktion auf arbeitsbezogene Anrufe, Mails oder Kurznachrichten erwarte. Resultat: sie waren immer „on“, um nichts zu verpassen. Der Ausweg: Besprechen Sie ganz klar, wer wann für was erreichbar sein muss. Und dann entspannen Sie sich.

Sie glauben berufliche Rückfragen in Ihrer Freizeit stressen Sie nicht? Die Freiburger Studie zeigte, dass selbst kurze Fragen an einem Sonntag-Nachmittag die Zufriedenheit mit dem Wochenende spürbar senkte. Bei mir kommt noch erschwerend hinzu, dass ich nach negativen Mails oder Messages mit einem To-Do für mich gedanklich nicht mehr abschalten kann. Die Erholung ist gelaufen!

Seit Jahren bin ich deshalb in meiner Freizeit nicht erreichbar. Der Anfang war leicht, weil ich entweder mein Handy daheim vergessen hatte, oder der Akku leer war. So lernten meine Familie und meine Freunde „Cordula kannst Du eh nie erreichen!“ Und auch heute passiert es, dass ich WhatsApp-Nachrichten erst zwei Tage später sehe, wenn ich mein Smartphone zur Hand nehme.

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