Das Direkt-Prinzip – und warum es doch nicht so einfach ist!

1. Mai 2018

Wer kennt sie nicht, diese nervigen Aufgaben, die sich wie Klammeraffen an uns festkrallen. Meist sind es kleine Dinge, die wir genauso gut auch gleich erledigen könnten, nur sind wir dafür in der Regel zu faul. „Das mach ich später.“, denken wir uns. Natürlich vergessen wir dann die Hälfte wieder und für die andere Hälfte haben wir „später“ auch keine Zeit. Das Ergebnis: wir sind frustriert, haben zig Aufgaben im Hinterkopf und können uns deshalb nicht richtig auf die jetzige Aufgabe konzentrieren. Am Ende des Tages haben wir automatisch das Gefühl, nichts geschafft zu haben.

Ein gängiges Zeitmanagement-Tool für dieses Problem ist das Direkt-Prinzip: Um der Aufschieberitis-Falle zu entkommen, entscheiden Sie einfach direkt, was mit der Aufgabe geschehen soll: direkt erledigen, direkt ablegen, direkt planen, direkt delegieren… Super! Problem gelöst! Oder vielleicht doch nicht???

Was sich ganz einfach und logisch anhört, funktioniert im Alltag irgendwie nicht. (Schließlich entscheide ich auch direkt, wenn ich sage „Das mach ich später“)
Aber selbst wenn wir es uns wirklich vornehmen, alles sofort wegzuarbeiten, was uns in die Hände fällt, lässt sich das nicht so einfach umsetzen. Das hat mehrere Gründe.

Signale geben

Zum einen ist es in den seltensten Fällen so, dass wir ungestört arbeiten können. Da sitz ich gerade an einem wichtigen Artikel, plötzlich klingelt das Telefon und schon hab ich mich verquatscht. Dabei kommt mir eine geniale Idee, und schon bin ich mit den Gedanken ganz wo anders. Der Artikel ist natürlich vergessen. Wenn wir Dinge also wirklich erledigen wollen, sollten wir unseren Mitmenschen eindeutige Signale geben, damit wir nicht gestört werden.

Zum anderen werden wir häufig von den kleinen Aufgaben überfallen. Ja, genau! Und zwar in Form von netten Kollegen, die unschuldig ins Zimmer schauen und fragen „Du, hättest Du nicht gerade ein paar Minuten…“. „Na klar, immer doch.“, sagen Sie dann automatisch und schon haben Sie wieder ein paar Kletten mehr am Hals. Problematisch sind dabei nicht die Aufgaben, die Sie sofort abhaken können, sondern vielmehr die, auf die Sie keine Lust haben, sie aber aus Freundlichkeit annehmen. Überlegen Sie in solchen Fällen gut, ob Sie dem anderen noch einen Gefallen schulden (dann aber auch gleich erledigen), oder ob derjenige gerade genauso wenig Lust darauf hat wie Sie. Sagen Sie ihm in solchen Fällen ganz klar, dass Sie gerade zu tun haben.

Dann gibt es Aufgaben, die zwar prinzipiell nicht lange dauern würden, aber wir möchten sie gerne perfekt erledigen. Leider haben wir dafür aber gerade nicht die Zeit, und schon werden sie auf „später“ verschoben. Unser Perfektionsdrang hindert uns aber nicht nur daran, Dinge gleich zu erledigen. Er kostet uns auch mehr Zeit, als wir eigentlich bräuchten. Denn je mehr Zeit wir uns nehmen, desto länger brauchen wir auch für eine Aufgabe. Die Folge ist, dass wir längst nicht so schnell vorwärts kommen, wie wir es uns wünschen und am Abend enttäuscht nach Hause gehen. Überlegen Sie sich deshalb immer, ob „Gut“ nicht vielleicht schon gut genug ist. „Perfekt“ ist zwar schön, muss aber nicht immer sein.

Zu guter Letzt dürfen wir aber auch eins nicht vergessen: Nicht jede Aufgabe lässt sich sofort erledigen. Sie warten noch auf die Zusage von ein paar Gästen für Ihre Party? Natürlich macht es keinen Sinn, gleich einkaufen zu gehen. Oder: Ihr Projekt würden Sie am liebsten sofort abgeben, aber Sie brauchen noch die Daten von einem Kollegen. Meist hängt mehr an einer Aufgabe, als wir auf den ersten Blick sehen. Dann sind wir über den „Rattenschwanz“ enttäuscht und bekommen das Gefühl, die Dinge nicht zu Ende zu bringen. In solchen Situationen ist es am besten, Sie machen sich im Kopf eine Notiz „Im Moment nicht mein Problem.“ und akzeptieren, dass diese Aufgabe auf die lange Bank kommt.

Schön und gut, denken Sie jetzt wahrscheinlich, aber solche aufgeschobenen Aufgaben vergess ich grundsätzlich. Damit Ihnen das nicht passiert, machen Sie sich einen Eintrag in Ihrer Reisenden To-Do-Sammlung. Dort ist sie gut aufgehoben und Sie kriegen Ihren Kopf frei für die dringenden Dinge.

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2 Kommentare auf "Das Direkt-Prinzip – und warum es doch nicht so einfach ist!"

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Seufz, das kenne ich nur zu gut. Am schlimmsten sind für mich die Aufgaben, bei denen ich nicht nachdenken muss (und die leider aktuell) Überhang haben. Ich bin dann noch gelangweilter als sonst und das will ich mir einfach nicht antun. Die Unterlagen wandern vom linken auf den rechten Stapel und lächeln mich dann bei der nächsten Gelegenheit wieder an. Schade, dass solche Aufgaben nicht wie Käse oder guter Wein mit der Zeit reifen…

Ich habe irgendwann damit begonnen, auf einem DIN 3 Blatt zu notieren, was ich noch erledigen muss / will / sollte. Ich nannte den Zettel PRIORITÄTENLISTE. Die im laufe eines Tages total fertiggestellten Dinge – hierbei haben sich die Prioritäten innerhalb eines Tages öfter verschoben und das Tagesgeschäft brachte erneute Punkte von muss/will/sollte dazu – habe ich am Abend von der Liste gestrichen und eine willkürliche NEUE PRIORITÄTENLISTE erstellt. Hierauf wurden die nicht abgearbeiteten Punkte und weitere im Laufe des Tages dazugekommene Punkte notierte. Nichts geht verloren und es fliesst keine Energie in ein schlechtes Gewissen o.ä. Wenn man dieses… mehr »