Besprechungen sind der neue Zeitkiller.

Egal ob wir uns „in echt“ zum Austausch treffen oder jetzt vermehrt in virtuellen Besprechungen festhängen – kaum ein Zeitfresser wird von meinen Seminarteilnehmern öfters genannt als sinnlose, ausufernde, unproduktive Meetings.

In Zahlen: Nach Studien führender Unternehmensberatungen ist rund 40 Prozent der Zeit, die wir in Meetings verbringen, sinnlos verbrachte Zeit. Besonders für Führungskräfte ist das dramatisch. Denn sie sitzen rund 30 Prozent (mittlerer Führungskreis) bis 50 Prozent (Top-Manager) ihrer Arbeitszeit in Besprechungen. (Quelle: Harris). In Summe gehen für Meetings Abermillionen Stunden Arbeitszeit drauf – Zeit, die wir sehr viel besser anders verbringen könnten und auch wollen.

Besprechungen abschaffen?

Nein, wir sollten Besprechungen nicht abschaffen! Denn natürlich ist es wichtig, dass wir uns austauschen, brainstormen und diskutieren.

Wieviel schöner wäre es allerdings, wenn wir zumindest ein paar grundsätzliche Regeln einhalten würden. Denn ja: es braucht lediglich ein paar Spielregeln um Besprechungen effizient zu gestalten und echten Output mitzunehmen.

In der Wirtschaftswoche habe ich vor einiger Zeit als Expertin Tipps gegeben – zusammen mit dem Unternehmer Lasse Rheingans, der in seinem Unternehmen super-geniale FOKUS-Zeiten eingeführt hat, und dem Ihr bereits in meinem Podcast zur 25-Stunden-Revolution begegnet seid.

Unser Credo: ohne klare Absprachen geht in Besprechungen gar nichts!

Stellt also im Team ein paar Spielregeln auf, und beherzigt diese.

Und wenn alle am Ausarbeiten der Regeln beteiligt waren, dann werden sie sich auch eher daran halten, als wenn solche Regeln „per order de mufti“ verhängt werden.

Sorge dafür, dass das Thema „Effektive Besprechungen – unsere Regeln“ auf die Tagesordnung Eures nächsten Meetings kommt.

Ihr habt nie Tagesordnungen? Dann sind wir ja schon mitten im Thema 🙂

Hier meine 30 Lieblingsspielregeln gegen den „Zeitfresser“ Meeting und Besprechungen

  1. Keine Besprechung ohne konkretes Ziel („Updaten der Kollegen“ ist ein Ziel!).
  2. Routine-Besprechungen immer wieder überprüfen: müssen die wirklich stattfinden? Müssen sie so häufig stattfinden? Müssen wirklich alle bislang Beteiligten (immer/komplett) daran teilnehmen?
  3. Kein Meeting ohne (kurze!) Tages-Ordnung.
  4. Tagesordnung spätestens am Vortag verteilen, falls es keine „Routine-Besprechung“ ist.
  5. Kein Entscheidungs-Meeting ohne die dazu notwendigen Entscheider.
  6. Exakten Anfangs- und Endtermin setzen.
  7. Reine Info-Meetings auf 45 Minuten, Entscheidungs-Meetings auf drei Stunden beschränken. Check-In-StandUp-Meetings auf max 90 Sekunden multipliziert mit Anzahl der Teilnehmer festlegen (z.B. Team mit 9 Mitgliedern: max 13,5 Minuten).
  8. Lange Meetings zeitlich aufteilen je nach Themen-Punkten. So können gezielt zu den entsprechenden Zeiten die von diesem Thema betroffenen Mitarbeiter ins Meeting dazustossen und nach ihrem Part die Besprechung auch wieder verlassen.
  9. Stehungen“ statt Sitzung machen (also im Stehen ohne Tisch und Stühle, gut geeignet für Info-Meetings).
  10. Konferenzraum mit alle benötigten Utensilien ausstatten, um Leerlaufzeiten zu verhindern, in denen Flipchart-Stifte, Papier o.ä. gesucht werden.
  11. Falls Präsentationen gehalten werden sollen, die Technik checken! Funktioniert der Beamer? Kann das iPad an den Flat-Screen angeschlossen werden?
  12. Zu Beginn alle Handys ausschalten lassen, oder gleich an einer „Handy-Tankstelle“ vor dem Raum sammeln. (Wie ich das meine, das habe ich in meinem Buch „Lass Mal Alles Aus“ erklärt :-).
  13. Laptops/iPads der Teilnehmer nur zulassen, wenn diese wirklich darin mitschreiben oder Zugriff auf eigene Dokumente haben müssen. Ansonsten ist die Verführung, „nur schnell mal“ einen Blick in die Mails zu werfen zu groß und die Aufmerksamkeit sinkt.
  14. „Moderator“ benennen, der auf Gesprächsführung und zielorientierten Ablauf der Sitzung achtet.
  15. Pünktlich anfangen.
  16. Zu-Spät-Kommer nicht über das bereits Gesagte informieren.
  17. Zu-Spät-Kommer „bestrafen“ – auch wenn es die Führungskräfte sind (z.B. einen 3-Minuten-StandUp-Vortrag zu einem Thema nach Wahl der Gruppe).
  18. Zu Beginn Agenda vorstellen, pro Punkt die dafür aufzubringende Zeit + Ziel notieren (Pinnwand).
  19. Keine weiteren Tagesordnungspunkte zulassen, die nicht vorbereitet sind oder zu denen Betroffene fehlen.
  20. Raum geben für „runden“ Ablauf für alle Präferenz-Typen:
    • Ideenspinnen für die Igor Ideenreichs
    • Persönlicher Austausch für die Hanni Herzlichs
    • Strukturen und Next Steps für die Ottmar Ordentlichs
    • Zahlen, Daten, Fakten für die Dr. Annaliese Logischs
  21. Veranschlagte Zeiten pro Agenda-Punkt einhalten, Profil-Neurotiker freundlich abwürgen.
  22. Auch gut: prinzipielle Redezeit pro Person festlegen und z.B. mit Count-Down-Zähler akustisch abklingeln.
  23. Vereinbarung, dass unvorbereitete Agenda-Punkte und unvorbereitete Mitarbeiter nicht toleriert werden.
  24. Meeting-Regeln (Wertschätzung, Ausreden lassen, kurze Statements etc.) sichtbar aufhängen.
  25. Themen und wichtige Punkte visualisieren, z.B. an einem Whiteboard u.U. mit Hilfe von Post-its.
  26. Beschlüsse und damit verbundene Maßnahmen schriftlich festhalten: wer hat welche Aufgaben mit wem wie bis wann zu erledigen?
  27. Protokolle am besten gleich als digitale Mindmap im Laufe der Besprechung erstellen lassen und nach Abschluss an alle Beteiligten mailen.
  28. Wer ist zuständig für den Check der Ergebnisse beim nächsten Meeting?
  29. Falls sinnvoll: am Ende der Besprechung die Themen und den Termin für die nächste Sitzung festlegen.
  30. Früher fertig mit dem Meeting als geplant? Glückwunsch. Zieht Euer Meeting nicht künstlich in die Länge, sondern trennt Euch früher. Alle werden sich über die „geschenkte“ Zeit freuen!

Was tut Ihr, um Meetings konzentriert und effektiv durchzuführen? Ich freue mich auf Eure Erfahrungen.

Bonus-Tipps: Virtuelle Meetings erfolgreich gestalten

Seit Monaten boomen virtuelle Besprechungen und es ist kein Ende in Sicht.

Zugegeben, virtuell sich zu treffen hat viele Vorteile: wir sparen uns Wegezeiten, Reisekilometer, können auch mal im Freizeit-Outfit (zumindest unterhalb der Tischkante) teilnehmen. Smalltalk-Hasser freuen sich, dass es in der Regel gleich zur Sache geht. Und die Umwelt freut sich mit.

Allerdings hat es sich gezeigt, dass Online-Meetings sehr viel anstrengender sind, als Präsenz-Besprechungen. Aus diesem Grund fließen viele konkrete Tipps dazu auch in meinen neuen Vortrag rund ums Thema „Virtuelle Zusammenarbeit“ ein.

Hier ein paar wichtige Aspekte – und Anregungen, wie Ihr Eure Besprechungen via Zoom, MS Teams, WebEx & Co. energieschonend gestalten könnt. Fortsetzung folgt.

besprechung-meeting-fatigue

Das Schlagwort heißt „Video-Call-Fatigue“.

Was ist damit gemeint?

Erinnere Dich mal bitte an Deine Kindheit – war das bei Dir auch so? Als Kinder durften meine Schwester und ich immer nur kurze Zeit vor dem Fernseher verbringen, damit wir „keine viereckigen Augen bekommen“.

Doch seit Monaten nun verbringen Millionen Berufstätige Stunden über Stunden in Video-Calls am Bildschirm. Teilweise reihen sich die Online-Meetings ohne Pause aneinander, und so manche meiner Coachingklienten oder Seminar-Teilnehmer verbringen acht Stunden am Stück in den virtuellen Konferenzräumen.

Mit fatalen Folgen!

  • Erschöpfungszustände mehren sich.
  • Kopfweh ist „normal“ geworden.
  • Rückenbeschwerden nehmen wir halt hin.
  • Aufgrund zu langer Bildschirmzeiten können viele Menschen nachts nicht mehr abschalten.
  • Die Motivation sinkt.

Auf der anderen Seite sind Videocalls auf Dauer allerdings extrem ermüdend. So ermüdend, dass sich der neue Begriff „Video-Call-Fatigue“ oder auch „Zoom Fatigue“ eingebürgert hat. Doch was können wir dagegen tun? Das Virtual Human Interaction Lab der Stanford University (VHIL) gibt uns Tipps!

Hier meine drei Lieblings-Strategien, um der Video-Call-Müdigkeit vorzubeugen.

  • Im normalen Alltag, bei „echten“ Treffen, halten wir in der Regel einen angenehmen Abstand von mindestens einem Meter zueinander ein. Näher an uns heran lassen wir nur Menschen, die wir lieben (Intimbereich). In Video-Konferenzen haben wir meist jedoch einen Abstand von vielleicht einer Armlänge – am Laptop meist noch weniger. Somit sind die Gesichter der anderen viel zu groß und „nah“ – auf Dauer setzt uns diese Nähe zu. Zudem ist der Augenkontakt deutlich intensiver als in echten Meetings.

    Tipp der VHIL: Reduziere die Fenstergröße der Video-Programme und bringe mehr Abstand zwischen Dich und den Bildschirm (z.B. mit einer externen Tastatur).

  • In Video-Konferenzen sehen wir uns auch selbst die ganze Zeit. Wir reden quasi immer mit unserem Spiegelbild. Das habe Studien zufolge negative emotionale Konsequenzen.

    Tipp der VHIL: Stelle sicher, dass Du gut zu sehen bist, und minimiere dann das eigene Video-Bild.
    Tipp von Cordula: In Zoom gibt es jetzt die Funktion „Selbstansicht ausblenden“. Diese findest Du, wenn Du die drei kleinen Punkte rechts oben an Deinem Video-Bild klickst.

  • Wer ständig im Bild zu sehen ist, strengt sich mehr an, mit Mimik und Gestik das Gesagte zu unterstreichen oder auf Gehörtes zu reagieren (Kopfnicken, Schmunzeln….). Diese erhöhte non-verbale Kommunikation ist kognitiv anspruchsvoller als in echten Gesprächssituationen.

    Tipp der VHIL: Führt während langer Video-Calls „Audio only“-Phasen ein. Das reduziert den Druck, ständig im nonverbalen Austausch stehen zu müssen.
    Tipp von Cordula: Führt video-freie (Nach-)Mittage ein und trefft Euch verstärkt wieder mal in reinen Telefon-Konferenzen.

  • Bonus-Tipp: Achtet bei Euren Video-Besprechungen darauf, dass Ihr zumindest einen guten Ton habt. Schlechte Ton-Qualität zerrt an den Nerven und macht das Verfolgen des Meetings um so anstrengender. Ein paar gute Tipps haben wir Euch >>hier zusammengestellt.

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