Denk-Bar: Zeit sparen dank Abkürzungen nehmen

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Willkommen in unserer wunderbaren Denk-Bar. (c) HodaBogdan/Fotolia

Vergangene Woche haben wir in unserer wunderbaren Denk-Bar diskutiert, auf was wir verzichten könnten. Und welche Türen uns unter Umständen dadurch geöffnet werden. Diese Woche denken wir den Gedanken mal weiter – und überlegen, auf welche überflüssigen Handgriffe wir verzichten könnten. Überflüssige Handgriffe, die uns Zeit kosten, die uns im flüssigen Tun aufhalten, die uns nerven. Wenn wir sie nicht mehr tun, dann können wir nicht nur Zeit sparen. Nein, wir schaffen uns Freiraum für die Dinge, Menschen, Aktiviäten, die uns wichtig sind. Ich probiere seit einigen Tagen folgende Idee aus:Vielleicht kennen Sie Textbausteine, die uns in Textverarbeitungsprogrammen oder bei unseren Mails helfen können mit zwei Taste-Clicks komplette Texte einzufügen*. Diese Idee haben wir weiterentwickelt. Und zwar haben wir uns gefragt, wie uns die Auto-Korrektur helfen kann, wiederkehrende Texte wie Grußformeln oder den eigenen Namen schneller zu tippen. Und siehe da – ich kann in Outlook z.B. hinterlegen, dass aus „hg“ ganz schnell „Herzliche Grüsse“ wird. Und auch „cn“ „Cordula Nussbaum“.**

Zeit sparen? Wozu?

Sie meinen, dieser Tipp spare mir doch nur ein paar Sekunden? Ja, das stimmt. Wobei oftmals sind es sicherlich 10 – 15 Sekunden. Da ich mich nämlich prinzipiell vertippe, und statt „Cordula Nussbaum“ „cOrdla Nussbuam“ schreibe. Dann muss ich mit dem Cursor zurückspringen, korrigieren. Das kostet Zeit – und vor allem nervt es. Und das bedeutet, ich kann mit diesem kleinen Trick (man könnte es auch Lifehack nennen 🙂 )zum Einen Zeit sparen, aber viel wichtiger: ich schone meine Nerven und fühle mich souveräner im Tun.

Und das bringt mich zur dieswöchigen Nach-Denk-Frage unserer wunderbaren Denk-Bar: Welche überflüssigen Handgriffe können Sie einsparen? Welche Ideen leben Sie bereits? Was könnten Sie mal ausprobieren? Auf was wollen Sie in den nächsten Tagen verzichten?

Posten Sie Ihre Ideen hier unten als Kommentar. Ich freue mich!

Willkommen in unserer “wunderbaren Denk-Bar”.

Hier erhalten Sie jeden Dienstag einen Impuls zum Nach-Denken, Vor-Denken, Mit-Denken. Denn alles was Denk-bar ist, kann mach-bar werden. Ihnen gefällt dieser Beitrag? Dann gerne in Facebook, Twitter & Co. über die untenstehenden Buttons teilen.

*Und können Sie Zeit sparen mit Textbausteinen – Anleitung für Outlook.

Erstellen Sie sich für Ihre Mails Schnellbausteine für die häufigsten Formulierungen. Natürlich „kostet“ das Erstellen zunächst Zeit, doch die haben wir in der Regel sehr schnell wieder drin.

So geht es in Outlook (Bitte suchen Sie für andere Programme die jeweilige Anleitung selbst heraus, danke!)

  • Erstellen Sie eine „neue Mail“ ( Klick auf „neu“, oder über die Tastenkombination „Strg“ + „N“).
  • Schreiben Sie den Text, den Sie künftig erneut verwenden möchten.
  • Markieren Sie den Text (linke Maustaste gedrückt halten und über die Passagen ziehen).
  • Gehen Sie hoch in die Registerkarte „Einfügen“.
  • Dort Klick auf „Schnellbausteine“, dann auf „Speichern“.
  • Es öffnet sich ein Fenster. Dort geben Sie dem Textbaustein noch einen aussagekräftigen Namen. Sie können auch andere Optionen und Formatierungen bearbeiten.
  • Klick auf „OK“ und der Baustein wird gespeichert.
  • Dann können Sie diesen Baustein stets über die Registerkarte „Einfügen“ unter „Schnellbausteine“ auswählen. Oder Sie schreiben die ersten Buchstaben des Bausteins direkt in die Mail und  – magisch – der komplette Text erscheint, sobald z.B. Outlook den Text sicher zuordnen kann.

**Und so können Sie Zeit sparen mit der Autokorrektur in Outlook

  • Gehen Sie auf die Lasche „Datei“, dann auf „Optionen“.
  • Wählen Sie „Email“
  • Der 2. Punkt von oben ist der Punkt „Rechtschreibung und Auto-Korrektur“
  • Klicken Sie dann auf „Autokorrektur-Optionen“ und tragen Sie dann ein, welche Tastenkombination Sie ersetzen wollen. ACHTUNG: bei geläufigen Kombinationen ersetzt es das auch im normalen Text!!!!!!! Nicht empfehlenswert ist z.B. die Kombi „ag“ für „Anton Grossmeister“, weil sonst aus Ihrer Mail „wir liefern unser Aggregat innerhalb von 30 Tagen“ folgendes wird: „Wir liefern unser Anton Grossmeistergregat innerhalb von 30 TAnton Grossmeisteren“. Und dann konnten Sie nicht wirklich Zeit sparen. 🙂
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11 Gedanken zu “Denk-Bar: Zeit sparen dank Abkürzungen nehmen

  1. Liebe Cordula,
    vielen Dank wieder für Deine Arbeit mit diesen Beiträgen – irgendwie schaffst Du es immer, mich an einem Punkt zu erwischen, der mich gerade beschäftigt 🙂
    Das mit der Auto-Korrektur werde ich asap umsetzen.

    Was wir im Team vereinbart haben, wenn wir z..B. Mails weiterleiten:
    Statt zu schreiben: „Das könnte Dich interessieren“, schreiben wir FYI
    Wenn der andere etwas tun soll, statt „Kannst Du Dich bitte darum kümmern“, schreiben wir FYA.
    Natürlich geht das nur, weil wir es GEMEINSAM so festgelegt haben (sonst würde meine Hanny in mir weinen……) 🙂
    Viele Grüsse
    Sventje

    • Hallo Sventje,
      deinen Tipp praktiziere ich auch gerne. Bin mir nicht sicher, ob du die Abkürzungen FYI / FYA in die Betreffzeile oder in den Textbereich schreibst. Ich finde es jedenfalls hilfreich, auch gleich im Betreff EMails so zu markieren, dass der Empfänger weiß, ob er was zu tun hat oder das irgendwann lesen kann.

      Ansonsten liebe ich noch Checklisten jeglicher Art und zwar für TO DOs, die man immer wieder mal, aber nicht ständig ausführt, so dass sie (noch) nicht in Fleisch und Blut übergangen oder Routine sind. Wenn ich mich einmal hinsetze und eine vernünftige Checkliste schreibe, muss ich bei den nächsten Malen nicht immer wieder von vorne anfangen zu denken (z.B. für immer wiederkehrende Veranstaltungen) und spare eine Menge Zeit.

      Viele Grüße
      Gabi

      • Hallo Gabi,
        ich nutze es bislang, wenn ich mails weiterleite, und dann schreibe ich es in die Mail.
        Aber eine gute Idee: wenn es reine Info-Mails sind, könnte ich jetzt auch FYA, oder FYI in den Betreff schreiben….
        Viele Grüsse
        Sventje

  2. Danke für diesen Tipp. Wieder ein Beweis dafür, dass man seine Programme nicht genug nutzt, weil man sie gar nicht richtig kennt. Mit der Autokorrektur arbeite ich schon lange, um komplizierte Namen zu ersetzen, dann gerne in Kombi mit Sonderzeichen. Das mit den Textbausteinen habe ich nie genutzt, Warum eigentlich nicht? Das werden wir ändern.
    Für zu erledigende Aufgaben, die ich meide bzw. gemieden habe (Steuererklärung, Akquise) habe ich jetzt Checklisten, in denen ich die ganze Sache in ihre Einzelteile zerlegt habe. Seither fällt mir das Anfangen leichter. Und wenn man mal angefangen hat …

  3. Hallo zusammen,
    die Idee mit der Autokorrektur und den Textbausteinen finde ich gut und werde ich noch stärker nutzen, manchmal kommen aber jetzt schon bei der Autokorrektur seltsame Sachen raus.
    Was ich gerne nutze sind die Quicksteps im Outlook, ich habe aber leider nicht im Kopf, ab welcher Version diese verfügbar sind.
    Dort habe ich zum einen Regeln hinterlegt, wo Mails hin verschoben werden sollen, wenn ich dort hin klicke und dort liegen auch Mail-Templates, vorgefertigte Mails, die regelmäßig verschickt werden müssen. Dort sind dann schon alle Empfänger eingetragen und auch der Text ist vorbereitet. Dann muss nur noch die aktuelle Info ergänzt werden und dann kann man sie schon verschicken.
    Checklisten setze ich inzwischen auch verstärkt ein, auch privat.

    Viele Grüße
    Foxi

  4. beim lesen der Informationen und den Kommentaren dazu, wurde ich ganz atemlos und hektisch. Dabei erinnerte ich mich an meine Tochter, die wirklich Multitasking ist, jedoch von lauter E-Mails versenden, Terminen ausmachen, Termine in diverse Terminkalender eintragen, Termine einhalten usw. gar nicht mehr zum Atmen kommt. So tauchen dann bei mir total verstümmelte Mails und Informationen auf, gepaart mit halb ausgesprochenen Sätzen, die irreführend sind, und die sehr oft auch schon vorgefertigten Mails..
    Meine Idee hat wenig mit einem Computerprogramm das Zeit oder Handgriffe optimiert zu tun.
    Wenn wir klar im JETZT eintauchen, wird der Geist klar und die Handgriffe beziehungsweise Mails und tägliche Arbeit ganz bewusst und die Fehlerquellen minimieren sich. Die Zeit optimiert sich durch bewusstes im JETZT SEIN Die Informationen fließen nicht nur verbal sondern zu 90% nonverbal. Das Jetzt wird zum Ausgangspunkt und nicht die Vergangenheit oder die Zukunft.. Computerprogramme können eine kleine Hilfe sein. Ersetzen jedoch nicht die Fähigkeit eines jeden Einzelnen im Jetzt jeden Handgriff bewusst auszuführen. Wunderbar Informationen dazu findet man Bei „Eckhart Tolle“. Wünsche Euch allen noch eine wunderbare bewusste Woche Beatrice

  5. Hallo Beatrice,
    ja, das sehe ich genau so – deshalb z.B. auch mein Buch-Tipp „Achtsamkeit“ in dieser Woche.
    Solche PC-Tools sind ein Sahnehäubchen, aber der Kuchen sollte schon ander gebacken sein 🙂
    Schönes Wochenende
    Cordula

  6. Hallo zusammen,

    Wirklich eine sehr interessante Runde!

    Ich habe auch gemerkt, dass man sich schnell verhaspelt, wenn man in zu vielen Themen gleichzeitig steckt, was als Office Manager leider normal ist. Daher 2 Tipps:
    1. Aufgaben, die weniger als 5 min. dauern nicht notieren, sondern gleich erledigen (habe ich aus einem Kurs)
    2. in E-Mail Kategorien arbeiten. Ich habe mir für die am meisten benutzten Kategorien sogar den passenden Schnellklick dazu angelegt. Und jetzt kommt der Trick: mein Posteingang ist immer sortiert „nach Kategorien“, das hat den großen Vorteil, dass ich morgens meine Mails „scanne“ und alles, was nicht sofort erledigt werden muss, wird mit der entsprechenden Kategorie markiert und rutscht damit sofort nach unten in die dazugehörige Kategorie. Alles was keine Kategorie hat, bleibt in meinem Blickfeld und wird sofort erledigt. Wenn ich dann z.B. einmal die Woche Rechnungen schreibe, scrolle ich zu der Kategorie Rechnungen runter und hab so alle dazugehörigen Mails untereinander, was auch lästiges Suchen erspart. Mir hat es das Arbeiten sehr erleichtert und ich hoffe, ich habe es verständlich dargestellt.

    Freue mich auf weitere spannende Einträge!

    LG Monique

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