Warum wir das Eisenhower-Prinzip getrost vergessen dürfen

25. August 2017

Eisenhower-Prinzip? Schon mal gehört? Im klassischen Zeitmanagement ist das Eisenhower-Prinzip (auch genannt Eisenhower-Methode, Eisenhower-Matrix) ein gängiges System, um unsere Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit einzuteilen. Und dann stoisch entsprechend abzuarbeiten. Hilft Ihnen nicht? Kein Wunder!

Prioritäten setzen nach dem guten alten Eisenhower-Modell klingt so einfach und entlastend.

Die Idee des Eisenhower-Modells:

  1. notieren Sie alle Ihre offenen Aufgaben.
  2. Markieren Sie wie wichtig und wie dringend die jeweilige Aufgabe ist. Wichtige Aufgaben sind diejenigen, die unmittelbar mit Ihren Zielen und Aufgaben zu tun haben, und dringende Aufgaben, die sofort erledigt werden müssen. Entsprechend ergibt sich eine Matrix:
  • A-Aufgaben: wichtig + dringend
  • B-Aufgaben: wichtig, nicht so dringend
  • C-Aufgaben: dringend + nicht so wichtig
  • P-Aufgaben: weder dringend noch wichtig

3. Haben Sie sich klar gemacht, ob „wichtig“ oder „wurscht“ können Sie folgt handeln:

  • A-Aufgaben: sofort und selbst erledigen
  • B-Aufgaben einen Termin geben
  • C-Aufgaben delegieren
  • P-Aufgaben werfen sie in den Papierkorb (muss keiner machen!)

Ganz einfach, oder?

Für viele Menschen geht jetzt der Spaß aber erst richtig los. In der Theorie klingt es nämlich ganz einfach: Konzentrieren Sie sich auf das, was wichtig ist. Tun Sie jeden Tag das Wichtige zuerst, dann erleben Sie langfristig Zufriedenheit.

Für die logisch-analytischen Talenttypen, die in einem gut planbaren und strukturierbaren Umfeld arbeiten, ist diese Aufgabe leicht zu erfüllen. Ihre To-do-Liste ist kurz, hier stehen nur Dinge, die sie wirklich tun müssen, und es fällt ihnen leicht, diese nach Kategorien und Prioritäten zu sortieren. Und dann wird der Reihe nach abgearbeitet.

Kreativer Chaot oder Systematiker? Mit diesem Schnell-Check finden Sie heraus, welcher Zeitmanagement-Typ Sie sind, und welche Methoden Ihnen wirklich helfen.

Für den kreativen Chaoten oder Menschen in einem agilen, dynamischen Umfeld ist dieser Tipp im ersten Moment jedoch aus folgenden Gründen völlig unbrauchbar.

  1. Häufig arbeiten kreative Chaoten in einem kreativ-chaotischen Umfeld. Ständig ändern sich hier die Prioritäten, kommen neue Aufgaben dazu, kommen Menschen oder Störungen, die einen möglichen Tagesplan – und sollte er noch so fein mit A und B markiert sein – einfach über den Haufen werfen.
  2. Seine To-do-Liste ist eher ein mehrseitiges Brainstorming, was er alles tun könnte, was er gerne tun möchte oder was er anderen Menschen mal versprochen hat.
  3. Er hat keine feste Messlatte (und will auch keine), anhand derer er entscheiden kann, was A-, B-, oder C-Aufgaben sind. Er könnte Stunden über eine Einteilung nachdenken, weil die Dinge auf seiner umfangreichen To-do-Sammlung sowieso alle irgendwie gleich wichtig sind, es für ihn viele Schattierungen gibt und die Prioritäten sich je nach Blickwinkel ändern. Dann fragt er sich: Ist die Bezahlung der Rechnungen jetzt AAA – weil die anderen ja auf das Geld warten und ich nicht will, dass die denken, ich lasse sie hängen? Oder ist es AA und statt dessen ist das neue Konzept für den Chef AAA, oder vielleicht AAA++? Und vor lauter Einteilungsversuchen tun Sie – gar nichts.
  4. Er sprudelt über vor Ideen, die natürlich sofort von großer Wichtigkeit sind und die er sofort anpacken will. Somit ändern sich Prioritäten auf seiner Agenda ständig – ein unübersichtlicher To-do-Zettel zeugt davon. Alles, was neu auf den Schreibtisch kommt, ist immer super wichtig und damit AAAAA++++++.
  5. Er arbeitet gerne an mehreren Dingen parallel, die auch unterschiedliche Prioritäten haben können.
  6. Während er eine weniger dringende und wichtige Aufgabe erledigt, gewinnt er Energie. Und oft – wenn er keine Lust auf eine sehr wichtige Aufgabe hat – tüftelt er an einer letztlich unnötigen Aufgabe, und dabei kommt ihm dann eine geniale Idee, die sofort zur extrem wichtigen Aufgabe mutiert.
  7. Für den Unterstützer im kreativen Chaoten sind immer Menschen am wichtigsten. Deshalb lässt er sich gerne bei der Arbeit unterbrechen, um sich lieber den Sorgen anderer Menschen zu widmen.
  8. Er fühlt sich durch die Vorgabe, streng nach Prioritäten vorgehen zu müssen, eingeengt und gestresst. Wird er dazu gezwungen (eventuell durch Vorgesetzte oder Kollegen) verliert er seine Talente und seine Kooperationsbereitschaft.

Aus diesen Gründen zu schließen, dass bei den kreativen Chaoten Hopfen und Malz verloren sei, wenn es darum geht, das Wichtige vom Unwichtigen zu trennen, ist hingegen falsch. Kreative Chaoten wissen sehr genau, was ihnen wichtig ist. Es erscheint oft nur im Vergleich mit systematischen Faktenmenschen als „nicht richtig“.

So können Kreative Chaoten Prioritäten setzen:

Kreative Chaoten brauchen keine penible Einteilung in Kategorien. Sie können entspannter arbeiten, wenn Sie sich lediglich aufschreiben,

  • welche Aufgaben Sie unbedingt erledigen wollen und
  • welche Sie erledigen könnten.

Von den Unbedingt-Aufgaben suchen Sie sich dann die heraus, die Ihnen am meisten auf den Nägeln brennen – entweder weil ein Abgabetermin näher rückt oder Sie für einen Termin in ferner Zukunft in Ruhe ein paar Ideen sammeln oder Bücher bestellen möchten.

Ein Entscheidungskriterium zum Prioritätensetzen kann auch sein:

  • Wo bekomme ich den meisten Ärger, wenn ich es nicht rechtzeitig erledige?
  • Wo bekomme ich das meiste Lob, wenn ich es tue? Und das beflügelt mich damit die anderen Aufgaben besser flutschen …?
  • Wo ist der Gewinn (in Geld oder anderen Währungen) am höchsten?
  • Wo kann jemand anderes weiterarbeiten, wenn ich den nächsten Schritt mache?

Fangen Sie in der Früh mit einer Unbedingt-Aufgabe an, eventuell nachdem Sie sich 30 Minuten mit dem Beantworten von E-Mails und einer kleinen, aber spannenden Könnte-Aufgabe warm gearbeitet haben.

Auf diese Weise schaffen Sie im Lauf des Tages mit Sicherheit – je nach Dringlichkeit – drei bis fünf der Unbedingt-Aufgaben und erledigen nebenbei noch einige energiebringende Könnte-Aufgaben. Der nicht so eilige Rest wandert mit Ihrer Reisenden To-do-Sammlung die kommenden Tage mit.

Unbedingt-Aufgaben (A-Aufgaben) sind beispielsweise aktuell laufende Projekte, die vorwärtsgehen müssen, und alle Tätigkeiten, die Sie in Ihren Lebenszielen weiterbringen. Und natürlich alles, was Ihr Unternehmen oder Ihren Arbeitgeber weiterbringt und was in Ihrer Arbeitsplatzbeschreibung steht, also das, wofür Sie verantwortlich sind.

Ein guter Satz, der mir immer wieder hilft, zwischen „wirklich wichtig“ und dem großen Rest zu unterscheiden lautet: „Fragen Sie sich, bei dem was Sie gerade tun: bringt es mich (mein Unternehmen, mein Team, meine Familie) wirklich weiter – oder halte ich mich lediglich beschäftigt?“

Oft habe ich nämlich festgestellt, dass ich zwar superbeschäftigt bin – aber langfristig sinnvoll war diese Tätigkeit gerade nicht.

Wie geht es Ihnen? Wie unterscheiden Sie zwischen „Wichtig“ und „Wurscht“ und wie gehen Sie es an? Ich freue mich auf Ihre Kommentare.

P.S. Vertiefen können Sie das Prioriäten-Setzen im Online-Kurs „Mehr Zeit für mich“, dem 10-Tage-Power-Kurs für „mehr“ Zeit.

Frisch für aufbereitet am 25. August 2017

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