Warum wir das Eisenhower-Prinzip getrost vergessen dürfen

25. August 2017

Eisenhower-Prinzip? Schon mal gehört? Im klassischen Zeitmanagement ist das Eisenhower-Prinzip (auch genannt Eisenhower-Methode, Eisenhower-Matrix) ein gängiges System, um unsere Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit einzuteilen. Und dann stoisch entsprechend abzuarbeiten. Hilft Ihnen nicht? Kein Wunder!

Prioritäten setzen nach dem guten alten Eisenhower-Modell klingt so einfach und entlastend.

Die Idee des Eisenhower-Modells:

  1. notieren Sie alle Ihre offenen Aufgaben.
  2. Markieren Sie wie wichtig und wie dringend die jeweilige Aufgabe ist. Wichtige Aufgaben sind diejenigen, die unmittelbar mit Ihren Zielen und Aufgaben zu tun haben, und dringende Aufgaben, die sofort erledigt werden müssen. Entsprechend ergibt sich eine Matrix:
  • A-Aufgaben: wichtig + dringend
  • B-Aufgaben: wichtig, nicht so dringend
  • C-Aufgaben: dringend + nicht so wichtig
  • P-Aufgaben: weder dringend noch wichtig

3. Haben Sie sich klar gemacht, ob „wichtig“ oder „wurscht“ können Sie folgt handeln:

  • A-Aufgaben: sofort und selbst erledigen
  • B-Aufgaben einen Termin geben
  • C-Aufgaben delegieren
  • P-Aufgaben werfen sie in den Papierkorb (muss keiner machen!)

Ganz einfach, oder?

Für viele Menschen geht jetzt der Spaß aber erst richtig los. In der Theorie klingt es nämlich ganz einfach: Konzentrieren Sie sich auf das, was wichtig ist. Tun Sie jeden Tag das Wichtige zuerst, dann erleben Sie langfristig Zufriedenheit.

Für die logisch-analytischen Talenttypen, die in einem gut planbaren und strukturierbaren Umfeld arbeiten, ist diese Aufgabe leicht zu erfüllen. Ihre To-do-Liste ist kurz, hier stehen nur Dinge, die sie wirklich tun müssen, und es fällt ihnen leicht, diese nach Kategorien und Prioritäten zu sortieren. Und dann wird der Reihe nach abgearbeitet.

Kreativer Chaot oder Systematiker? Mit diesem Schnell-Check finden Sie heraus, welcher Zeitmanagement-Typ Sie sind, und welche Methoden Ihnen wirklich helfen.

Für den kreativen Chaoten oder Menschen in einem agilen, dynamischen Umfeld ist dieser Tipp im ersten Moment jedoch aus folgenden Gründen völlig unbrauchbar.

  1. Häufig arbeiten kreative Chaoten in einem kreativ-chaotischen Umfeld. Ständig ändern sich hier die Prioritäten, kommen neue Aufgaben dazu, kommen Menschen oder Störungen, die einen möglichen Tagesplan – und sollte er noch so fein mit A und B markiert sein – einfach über den Haufen werfen.
  2. Seine To-do-Liste ist eher ein mehrseitiges Brainstorming, was er alles tun könnte, was er gerne tun möchte oder was er anderen Menschen mal versprochen hat.
  3. Er hat keine feste Messlatte (und will auch keine), anhand derer er entscheiden kann, was A-, B-, oder C-Aufgaben sind. Er könnte Stunden über eine Einteilung nachdenken, weil die Dinge auf seiner umfangreichen To-do-Sammlung sowieso alle irgendwie gleich wichtig sind, es für ihn viele Schattierungen gibt und die Prioritäten sich je nach Blickwinkel ändern. Dann fragt er sich: Ist die Bezahlung der Rechnungen jetzt AAA – weil die anderen ja auf das Geld warten und ich nicht will, dass die denken, ich lasse sie hängen? Oder ist es AA und statt dessen ist das neue Konzept für den Chef AAA, oder vielleicht AAA++? Und vor lauter Einteilungsversuchen tun Sie – gar nichts.
  4. Er sprudelt über vor Ideen, die natürlich sofort von großer Wichtigkeit sind und die er sofort anpacken will. Somit ändern sich Prioritäten auf seiner Agenda ständig – ein unübersichtlicher To-do-Zettel zeugt davon. Alles, was neu auf den Schreibtisch kommt, ist immer super wichtig und damit AAAAA++++++.
  5. Er arbeitet gerne an mehreren Dingen parallel, die auch unterschiedliche Prioritäten haben können.
  6. Während er eine weniger dringende und wichtige Aufgabe erledigt, gewinnt er Energie. Und oft – wenn er keine Lust auf eine sehr wichtige Aufgabe hat – tüftelt er an einer letztlich unnötigen Aufgabe, und dabei kommt ihm dann eine geniale Idee, die sofort zur extrem wichtigen Aufgabe mutiert.
  7. Für den Unterstützer im kreativen Chaoten sind immer Menschen am wichtigsten. Deshalb lässt er sich gerne bei der Arbeit unterbrechen, um sich lieber den Sorgen anderer Menschen zu widmen.
  8. Er fühlt sich durch die Vorgabe, streng nach Prioritäten vorgehen zu müssen, eingeengt und gestresst. Wird er dazu gezwungen (eventuell durch Vorgesetzte oder Kollegen) verliert er seine Talente und seine Kooperationsbereitschaft.

Aus diesen Gründen zu schließen, dass bei den kreativen Chaoten Hopfen und Malz verloren sei, wenn es darum geht, das Wichtige vom Unwichtigen zu trennen, ist hingegen falsch. Kreative Chaoten wissen sehr genau, was ihnen wichtig ist. Es erscheint oft nur im Vergleich mit systematischen Faktenmenschen als „nicht richtig“.

So können Kreative Chaoten Prioritäten setzen:

Kreative Chaoten brauchen keine penible Einteilung in Kategorien. Sie können entspannter arbeiten, wenn Sie sich lediglich aufschreiben,

  • welche Aufgaben Sie unbedingt erledigen wollen und
  • welche Sie erledigen könnten.

Von den Unbedingt-Aufgaben suchen Sie sich dann die heraus, die Ihnen am meisten auf den Nägeln brennen – entweder weil ein Abgabetermin näher rückt oder Sie für einen Termin in ferner Zukunft in Ruhe ein paar Ideen sammeln oder Bücher bestellen möchten.

Ein Entscheidungskriterium zum Prioritätensetzen kann auch sein:

  • Wo bekomme ich den meisten Ärger, wenn ich es nicht rechtzeitig erledige?
  • Wo bekomme ich das meiste Lob, wenn ich es tue? Und das beflügelt mich damit die anderen Aufgaben besser flutschen …?
  • Wo ist der Gewinn (in Geld oder anderen Währungen) am höchsten?
  • Wo kann jemand anderes weiterarbeiten, wenn ich den nächsten Schritt mache?

Fangen Sie in der Früh mit einer Unbedingt-Aufgabe an, eventuell nachdem Sie sich 30 Minuten mit dem Beantworten von E-Mails und einer kleinen, aber spannenden Könnte-Aufgabe warm gearbeitet haben.

Auf diese Weise schaffen Sie im Lauf des Tages mit Sicherheit – je nach Dringlichkeit – drei bis fünf der Unbedingt-Aufgaben und erledigen nebenbei noch einige energiebringende Könnte-Aufgaben. Der nicht so eilige Rest wandert mit Ihrer Reisenden To-do-Sammlung die kommenden Tage mit.

Unbedingt-Aufgaben (A-Aufgaben) sind beispielsweise aktuell laufende Projekte, die vorwärtsgehen müssen, und alle Tätigkeiten, die Sie in Ihren Lebenszielen weiterbringen. Und natürlich alles, was Ihr Unternehmen oder Ihren Arbeitgeber weiterbringt und was in Ihrer Arbeitsplatzbeschreibung steht, also das, wofür Sie verantwortlich sind.

Ein guter Satz, der mir immer wieder hilft, zwischen „wirklich wichtig“ und dem großen Rest zu unterscheiden lautet: „Fragen Sie sich, bei dem was Sie gerade tun: bringt es mich (mein Unternehmen, mein Team, meine Familie) wirklich weiter – oder halte ich mich lediglich beschäftigt?“

Oft habe ich nämlich festgestellt, dass ich zwar superbeschäftigt bin – aber langfristig sinnvoll war diese Tätigkeit gerade nicht.

Wie geht es Ihnen? Wie unterscheiden Sie zwischen „Wichtig“ und „Wurscht“ und wie gehen Sie es an? Ich freue mich auf Ihre Kommentare.

P.S. Vertiefen können Sie das Prioriäten-Setzen im Online-Kurs „Mehr Zeit für mich“, dem 10-Tage-Power-Kurs für „mehr“ Zeit.

Frisch für aufbereitet am 25. August 2017

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7 Kommentare
Stefan

Ich habe ja schon genug Stress mit meinem Zeitmanagement. Richtig kompliziert wirds bei mir wenn der Bereich Social-Media-Marketing mit einfliesst. Denn wenns danach geht, müsste (sollte) ich sofort damit aufhören. Aber…. wo wir wieder beim aber wären *zwinka* Ganz „nebenbei“ habe ich diesen Artikel gefunden…

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Sylke Zegenhagen

Endlich mal eine kurze, für jeden leicht verständliche Anleitung zum sofort nachmachen.

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Gabi

Vielen Dank für den tollen Artikel, Cordula!

Ich arbeite schon seit längerem mit deiner ‚Reisenden-To-Do-Sammlung‘ für die mittel- bis längerfristigen Projekte, Aufgaben und Ideen und komme damit sehr gut zurecht. Diese Liste führe ich einige Monate und im Laufe der Zeit ist das ein bisschen chaotisch, weil sie recht lang wird und natürlich (zum Glück ;-)) auch viel durchgestrichen wird. Ich finde das aber eher motivierend, weil ich sehe, was ich im Laufe der Zeit alles so hingekriegt habe.

Für den normalen Tagesablauf habe ich eine Art Mindmap, im Grunde so, wie du es in deinem Buch ‚Organisieren Sie noch…‘ vorstellst. Hier hab ich mir aus Schmierpapier und einer festen Klammer eine Art Block für die ganze Woche gebastelt, in der ich täglich Termine, Anrufe, Erledigungen, den Essensplan und sonstige To-Dos notiere. Bei der ‚Abarbeitung‘ meines Tagespensums gehe ich überwiegend intuitiv vor, denn im Grunde weiß ich ja, was wichtig ist und was auch an einem anderen Tag erledigt werden kann. Alles, was ich erledigt hab, streiche ich immer gleich SEHR begeistert durch, am Ende des Tages ist das meistens ein ziemliches Geschmiere, aber dann werfe ich den Zettel auch sehr freudvoll weg…
Was ich nicht erledigt hab, schreib ich dann aber auch gleich für den nächsten oder einen anderen Tag in meinen Block. Farben helfen auch ganz gut, um Wichtiges von Unwichtigem zu trennen.

Wie gesagt, mit diesen beiden Systemen komme ich recht gut zurecht. Trotzdem nehme ich mir sehr oft einfach zu viel für den Tagesplan vor und bin dann unzufrieden, wenn ich es mal wieder nicht geschafft habe. Aber – wenn ich es tatsächlich hinkriege, ALLES zu erledigen, was auf dem Tagesplan steht, dann bin ich schon sehr stolz 😉

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    Admin

    Oh, herzlichen Dank für die ausführliche Beschreibung deiner Erfahrung mit Zeitmanagement-Tools. Aber in diesem Dilemma leben wir ja täglich alle, es steht einfach zu viel auf der Liste, wenn Sie nicht abgearbeitet werden, schleicht sich eine Unzufriedenheit ein.
    Ich liebe aus diesem Grund ebenfalls die Reisende-To-do-Sammlung. Anbei noch einmal der Link dazu:
    http://www.gluexx-factory.de/mit-der-reisenden-to-do-sammlung-den-uberblick-behalten/

    Dir liebe Gabi, viel Spaß und Erfolg bei der Umsetzung deiner Aufgaben,
    Grüße
    Cordula

    Antworten
Admin

Gibt da einen kleinen Trick für die Ablage P: alles auf einen Stapel legen und an jedem Wochenanfang ein farbiges Zwischenplatt quer darüber legen. Nach vier Wochen die unterste Woche wegwerfen. Hat den Vorteil, dass wenn man die Wichtigkeit oder Dringlichkeit falsch eingeschätzt hat man nicht voll auf die Nase fällt. Muss allerdings zugeben, dass ich in zwanzig Jahren nur vier oder fünf mal den Stapel sondieren musste.

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Judith R.

Eine sehr schöne Gegenüberstellung des Eisenhower-Prinzips mit der Herangehensweise des Kreativ-Chaotischen. Aber es gibt durchaus auch kreative Menschen, die nicht chaotisch sind; oder chaotische Menschen die nicht kreativ sind. Da könnt das Eisenhower-Prinzip wieder funktionieren, oder?

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    Cordula Nussbaum

    Hallo Judith,
    „kreativ-chaotische“ Menschen sind ja nicht unbedingt chaotisch oder kreativ im herkömmlichen Sinne, sondern sie zeichnen sich aus durch flexibles, spontanes, empahtisches, ideenreiches, hilfsbereites (…..und noch einiges mehr) Vorgehen.
    Das heißt: wer eher zu den systematisch-analytischen Menschen zählt (egal ober es ansonsten kreativ ist) der kann mit Eisenhower gut planen – vorausgesetzt das Umfeld ist auch entsprechend planbar 🙂
    HG
    Cordula

    Antworten
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