Zeitsparen beim Mail-Schreiben? Achtung Falle!

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Foto: complize / photocase.com

Zeitsparen – ja gerne! Ganz leicht geht das per Mail. Jetzt noch schnell eine Nachricht an den Kollegen abschicken – „Tu mir doch einen Gefallen und mach noch schnell die Präsentation für morgen fertig.“ Und dann ab in den Feierabend. Hurra! Wenn die Zeit knapp ist, sind E-Mails das perfekte Kommunikationsmittel. Aber Achtung! Gerade unter Zeitdruck lauern viele Gefahren…

Kennen Sie das? So froh waren Sie kurz vor Feierabend noch etwas anzuschieben – aber am nächsten Morgen finden Sie anstatt der Präsentation eine bissige Mail von Ihrem ansonsten so netten Kollegen in Ihrem Posteingang. Das könnte man ja wohl auch anders sagen. Und überhaupt: ihn so zu überrumpeln… Komisch, denken Sie sich. Es war ja gar nicht ruppig von Ihnen gemeint und schließlich haben Sie ihm schon früher kurzfristig Aufgaben übertragen.

Zeitsparen: wenn wir schnell Zeit sparen wollen kann uns das viel Zeit kosten

Die gute E-Mail hat einen genialen Vorteil dem Brief oder auch dem Telefon gegenüber: Sie ist ein unglaublich schnelles Kommunikationsmittel – und das ist auch ihr größter Nachteil. Per E-Mail ein paar Aufgaben verteilen benötigt entschieden weniger Zeit als per Telefon oder auch im persönlichen Gespräch. Denn dort kommen wir so schnell vom Hundertsten ins Tausendste und schon haben wir uns verquatscht. Mit der flotten E-Mail kann uns das nicht passieren und wir stellen von vorn herein die Weichen auf „Zeitsparen“. Allerdings bleibt neben Rechtschreibung und Grammatik auch oft die Höflichkeit auf der Strecke – und das ist nicht mal so beabsichtigt. Denn in einer E-Mail können wir wichtige Kommunikationsebenen wie Mimik, Gestik und Stimmfall nicht übermitteln.

Kein Wunder also, dass E-Mail-Missverständnisse in der Geschäftswelt zum Alltag gehören. Eine Studie der University of Chicago belegt, so Mail-Expertin Martina Dressel, dass die Hälfte der Empfänger einer E-Mail den Inhalt falsch interpretieren. Allerdings führt das in den seltensten Fällen zu klärenden, wenn auch zeitaufwendigen Rückfragen. Denn 90% der Empfänger sind sich sicher, den Inhalt richtig verstanden zu haben. Und so nimmt das Chaos seinen Lauf…

Mail-Botschaften werden generell negativer aufgefasst

Damit Sie Ihren Mitarbeitern, Kollegen oder Geschäftspartner nicht ungewollt auf die Füße treten, sollten Sie insbesondere eine Tatsache beachten: E-Mail-Botschaften werden vom Empfänger generell negativer aufgefasst als es der Absender beabsichtigt. Dies hat eine Studie von Kristin Byron der Syracuse University (USA) gezeigt. Das bedeutet, positive Aussagen werden eher neutral interpretiert und negative Aussagen werden noch negativer interpretiert, als es vom Sender beabsichtigt ist.

Denken Sie an diese Verzerrung, wenn Sie „schnell noch“ eine E-Mail absenden. Besser, Sie lesen nochmal drüber, bevor Sie einen Mitarbeiter oder Kunden unbeabsichtigt verprellen.

  • Stellen Sie sich beim Lesen vor, Sie wären der Empfänger.
  • Wie kommt die E-Mail bei Ihnen an?
  • Hinterlässt sie einen positiven Eindruck?
  • Gibt es Formulierungen, die der andere womöglich negativ aufnehmen könnte?
  • Schreiben Sie so positiv und freundlich wie möglich, denn negativer wird die E-Mail von allein – in den Augen des Empfängers.

Zeit sparen – ja gerne! Investieren Sie lieber ein paar Minuten mehr, und profitieren Sie danach von einer immensen Zeitersparnis, weil Sie Stress, Ärger und Konflikte vermeiden.

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4 Gedanken zu „Zeitsparen beim Mail-Schreiben? Achtung Falle!

  1. Danke, freut mich, dass sogar die Wissenschaft diesen meinen persönlichen Eindruck untermauert. Hatte gerade eine komplizierte Verwicklung mit einer Freundin über eine unglücklich angekommene WhatsApp-Nachricht…da geht es fast noch schneller schief…
    Traue mich trotzdem, zu schreiben und: Über Cordula Nussbaums Mails freue ich mich immer!
    Kleine Anregung: Ich freue mich über Deine Erfolge- aber wir kennen Dein Buch inzwischen… Schönen Faschingssonntag, heotere Grüße aus Berlin Felicitas

    • Hi Felicitas,
      ja, WhatsApp ist noch fieser – vorallem die Autokorrektur, die manchen Satz komplett verhunzt 🙂
      Viele Grüsse
      Cordula

  2. Darin übe ich mich schon seit einigen Monaten. Jedoch habe ich die Erfahrung gemacht, das achtsames Schreiben ebenfalls Zeit kostet, um die richtige Formulierung zu finden, damit es positiv ankommt. Und dann kommt es auf die Person an, die angeschrieben wird. Sowohl im privaten als auch im beruflichem Geschehen kann manches als „geht gar nicht“ aufgefasst werden. So kommen wir wieder zum geht ja doch, aber Zeitersparnis? Sicher über die Dauer und die Übung verändert sich auch das Schreibverhalten, doch wenn die Zeit auch auf die Dauer knapp ist…
    Liebe Cordula, ich würde mich über einen Input von dir sehr freuen.
    Beste Grüße -Anne
    P.S. besten Dank für diese Möglichkeit, deine Newsletter sind eine Bereicherung.

    • Hallo Anne,
      damit das auch unter Zeitdruck gut klappt, empfehle ich in meinen Seminaren immer, bestimmte Dinge mit den Adressaten abzustimmen. Z.B. also auszumachen, dass bei internen Mails unter Kollegen tIPpfehler nicht so tragisch sind, während externe Mails natürlich korrekt sein müssen.
      Ist so etwas abgesprochen, dann bekommt es auch keiner in den falschen Hals.
      Oder auch die Frage, wie machen wir es mit Anreden und Grußformel?
      Ich persönlich finde das sehr wichtig, wenn mich aber ein Kollege fragt, ob er bei mir darauf verzichten kann, dann könnte ich das gut akzeptieren.
      Herzlichen Gruss
      Cordula

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