Zeitsparen beim Mail-Schreiben? Achtung Falle!

6. Februar 2016

Zeitsparen – ja gerne! Ganz leicht geht das per Mail. Jetzt noch schnell eine Nachricht an den Kollegen abschicken – „Tu mir doch einen Gefallen und mach noch schnell die Präsentation für morgen fertig.“ Und dann ab in den Feierabend. Hurra! Wenn die Zeit knapp ist, sind E-Mails das perfekte Kommunikationsmittel. Aber Achtung! Gerade unter Zeitdruck lauern viele Gefahren…

Kennen Sie das? So froh waren Sie kurz vor Feierabend noch etwas anzuschieben – aber am nächsten Morgen finden Sie anstatt der Präsentation eine bissige Mail von Ihrem ansonsten so netten Kollegen in Ihrem Posteingang. Das könnte man ja wohl auch anders sagen. Und überhaupt: ihn so zu überrumpeln… Komisch, denken Sie sich. Es war ja gar nicht ruppig von Ihnen gemeint und schließlich haben Sie ihm schon früher kurzfristig Aufgaben übertragen.

Zeitsparen: wenn wir schnell Zeit sparen wollen kann uns das viel Zeit kosten

Die gute E-Mail hat einen genialen Vorteil dem Brief oder auch dem Telefon gegenüber: Sie ist ein unglaublich schnelles Kommunikationsmittel – und das ist auch ihr größter Nachteil. Per E-Mail ein paar Aufgaben verteilen benötigt entschieden weniger Zeit als per Telefon oder auch im persönlichen Gespräch. Denn dort kommen wir so schnell vom Hundertsten ins Tausendste und schon haben wir uns verquatscht. Mit der flotten E-Mail kann uns das nicht passieren und wir stellen von vorn herein die Weichen auf „Zeitsparen“. Allerdings bleibt neben Rechtschreibung und Grammatik auch oft die Höflichkeit auf der Strecke – und das ist nicht mal so beabsichtigt. Denn in einer E-Mail können wir wichtige Kommunikationsebenen wie Mimik, Gestik und Stimmfall nicht übermitteln.

Kein Wunder also, dass E-Mail-Missverständnisse in der Geschäftswelt zum Alltag gehören. Eine Studie der University of Chicago belegt, so Mail-Expertin Martina Dressel, dass die Hälfte der Empfänger einer E-Mail den Inhalt falsch interpretieren. Allerdings führt das in den seltensten Fällen zu klärenden, wenn auch zeitaufwendigen Rückfragen. Denn 90% der Empfänger sind sich sicher, den Inhalt richtig verstanden zu haben. Und so nimmt das Chaos seinen Lauf…

Mail-Botschaften werden generell negativer aufgefasst

Damit Sie Ihren Mitarbeitern, Kollegen oder Geschäftspartner nicht ungewollt auf die Füße treten, sollten Sie insbesondere eine Tatsache beachten: E-Mail-Botschaften werden vom Empfänger generell negativer aufgefasst als es der Absender beabsichtigt. Dies hat eine Studie von Kristin Byron der Syracuse University (USA) gezeigt. Das bedeutet, positive Aussagen werden eher neutral interpretiert und negative Aussagen werden noch negativer interpretiert, als es vom Sender beabsichtigt ist.

Denken Sie an diese Verzerrung, wenn Sie „schnell noch“ eine E-Mail absenden. Besser, Sie lesen nochmal drüber, bevor Sie einen Mitarbeiter oder Kunden unbeabsichtigt verprellen.

  • Stellen Sie sich beim Lesen vor, Sie wären der Empfänger.
  • Wie kommt die E-Mail bei Ihnen an?
  • Hinterlässt sie einen positiven Eindruck?
  • Gibt es Formulierungen, die der andere womöglich negativ aufnehmen könnte?
  • Schreiben Sie so positiv und freundlich wie möglich, denn negativer wird die E-Mail von allein – in den Augen des Empfängers.

Zeit sparen – ja gerne! Investieren Sie lieber ein paar Minuten mehr, und profitieren Sie danach von einer immensen Zeitersparnis, weil Sie Stress, Ärger und Konflikte vermeiden.

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